¿Ha cambiado este año la obligación de conservación de cinco años según la EUDR?
La respuesta breve: la obligación en sí, de conservar la documentación subyacente de su declaración de diligencia debida durante cinco años, figura en la Reglamentación y no ha sido modificada este año. Lo que sí se ha modificado son las fechas de aplicación de la Reglamentación en su conjunto, y estas fechas determinan a su vez cuándo comienza ese período de cinco años para usted como operador económico o comerciante.
Esta distinción es importante, porque mucha confusión en el mercado gira precisamente en torno a este punto. Las personas oyen que la EUDR se ha pospuesto y concluyen de ello que también el plazo de conservación en sí se ha ajustado. No es lo que sucede: el contenido de la obligación sigue siendo el mismo, solo el momento en que comienza a contar para usted depende de cuándo la Reglamentación sea aplicable a su función y su producto.
Lo que dice la Reglamentación sobre el plazo de conservación
La Reglamentación establece que los operadores económicos y los comerciantes deben mantener disponible la documentación que sustenta su declaración de diligencia debida durante un período de cinco años. Se trata de los documentos subyacentes: datos de proveedores, ubicación geográfica de las parcelas, información sobre el país de origen y la evaluación de riesgos en la que se basa. Este núcleo de la obligación es invariable y está separado del debate sobre la prórroga.
Qué documentos concretos se incluyen en la práctica varía según la materia prima y según la cadena de suministro. Un resumen de las obligaciones por tema, incluyendo la ubicación en el texto oficial, lo encontrará en el resumen con explicaciones por tema.
Lo que sí ha cambiado este año
Lo que sí se ha ajustado en este período son las fechas de aplicación de la Reglamentación. Estas fechas están fijadas en la legislación misma y difieren según el tamaño de la empresa y su función en la cadena. Puesto que el plazo de conservación solo comienza a contar desde el momento en que usted presenta efectivamente una declaración o pone un producto en el mercado, con una fecha de aplicación modificada también cambia el punto de partida de esos cinco años. La duración del plazo en sí no varía; solo el momento en que comienza para usted puede desplazarse.
Dado que esta es precisamente la combinación de función, producto y fecha donde surge mucha confusión, le recomendamos que no intente reconstruirlo de oído, sino que verifique usted mismo qué le corresponde en su situación. Esto se puede hacer en pocas preguntas a través de la verificación de función gratuita que mapea su situación.
Lo que no cambia respecto al contenido de la obligación
Aparte del momento en que comienza el plazo, no hay indicación de que la naturaleza de lo que debe conservar haya cambiado este año. Los documentos que necesita para respaldar una declaración de diligencia debida, la forma en que se registran los datos de ubicación geográfica, y la obligación de poder mostrar esos datos a solicitud de una autoridad competente, permanecen inalterados respecto al texto tal como se ha establecido. Esto no significa que nunca habrá cambios: la Comisión Europea puede publicar disposiciones de ejecución u orientaciones que precisen la aplicación práctica, sin que la Reglamentación en sí sea modificada.
Cómo verificar esto para su propia situación
Dado que la información sobre la EUDR a menudo es superficial, es prudente en caso de duda volver al texto oficial, o a una fuente que se refiera a él en lugar de hacer su propia interpretación. Cómo mantenemos la información en eudri.com y de dónde proviene, lo puede leer en la página sobre nuestro procedimiento. Para su propia empresa sigue siendo válido que la evaluación de riesgos final y la interpretación de las normas para su situación específica recae en usted o en su asesor jurídico; nosotros estructuramos e identificamos, pero no hacemos ninguna declaración sobre si un producto es libre de deforestación o cumple con la EUDR.
Manténgase informado sin tener que seguir todo usted mismo
Para quien no desee consultar cada mes las fuentes oficiales, existe una forma de recibir notificaciones automáticas tan pronto como algo cambie realmente para su función y producto, incluidas las consecuencias para su período de conservación. Esto forma parte de las modalidades de suscripción que ofrecemos, junto con el desarrollo de cada obligación y las plantillas para mantener su expediente en orden.
¿Desea saber primero dónde se encuentra exactamente para su propia función y producto, sin obligaciones? Realice la comprobación gratuita de funciones, o lea otros temas en nuestra base de conocimientos para obtener una imagen completa antes de seguir desarrollando su expediente.