Czy obowiązek przechowywania dokumentów na podstawie EUDR zmienił się w tym roku?
Krótka odpowiedź: sam obowiązek przechowywania dokumentacji stanowiącej podstawę Pani/Pana oświadczenia w sprawie należytej staranności przez okres pięciu lat jest zawarty w rozporządzeniu i w tym roku nie został w nim zmieniony. To, co uległo przesunięciu, to daty wejścia w życie rozporządzenia jako całości, a daty te z kolei określają, kiedy ten pięcioletni okres faktycznie zacznie się liczać dla Pani/Pana jako uczestnika rynku lub przedsiębiorcy.
To rozróżnienie jest ważne, ponieważ wiele zamieszania na rynku dotyczy dokładnie tego punktu. Ludzie słyszą, że rozporządzenie zostało opóźnione i wnioskują z tego, że również sam termin przechowywania został zmieniony. To nie jest to, co się dzieje: zawartość obowiązku pozostaje taka sama, tylko moment, w którym zegar dla Pani/Pana zaczyna się odbijać, zależy od tego, kiedy rozporządzenie staje się stosowalne do Pani/Pana roli i produktu.
Co samo rozporządzenie mówi o terminie przechowywania
Rozporządzenie stanowi, że uczestnicy rynku i przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentację stanowiącą podstawę ich oświadczenia w sprawie należytej staranności przez okres pięciu lat. Chodzi tu o dokumenty źródłowe: dane dostawców, geolocalizacja działek, informacje o kraju pochodzenia i ocena ryzyka, na której się ona opiera. To jądro obowiązku pozostaje niezmienione i jest niezależne od dyskusji na temat opóźnienia.
Które dokumenty w praktyce dokładnie na to się składają, różni się w zależności od surowca i strumienia produktów. Przegląd obowiązków dla każdego tematu, łącznie z lokalizacją w oficjalnym tekście, znajduje się w przeglądzie z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Co w tym roku faktycznie się zmieniło
To, co zostało dostosowane w ostatnim okresie, to daty wejścia w życie rozporządzenia. Daty te są określone w samym ustawodawstwie i różnią się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i roli w łańcuchu dostaw. Ponieważ okres przechowywania zaczyna się dopiero od momentu, gdy rzeczywiście złożą Pani/Pan oświadczenie lub wprowadzą Pani/Pan produkt na rynek, dostosowana data wejścia w życie zmienia również punkt wyjścia tego pięcioletnia okresu. Długość samego terminu się nie zmienia; zmienia się tylko moment, w którym dla Pani/Pana rozpoczyna się.
Ponieważ ta dokładna kombinacja roli, produktu i daty to dokładnie to, gdzie powstaje wiele zamieszania, radzimy nie odtwarzać tego ze słyszenia, ale samodzielnie sprawdzić, co dotyczy Pani/Pana sytuacji. Można to zrobić w kilku pytaniach za pomocą bezpłatnego sprawdzenia ról, które mapuje Pani/Pana sytuację.
Co nie zmienia się w treści obowiązku
Poza momentem rozpoczęcia okresu nie ma żadnego wskazania, że charakter tego, co musi Pani/Pan przechowywać, zmienił się w tym roku. Dokumenty, których Pani/Pan potrzebuje, aby uzasadnić oświadczenie w sprawie należytej staranności, sposób, w jaki dane geolokalizacyjne są rejestrowane, oraz obowiązek wykazania tych danych na żądanie właściwego organu pozostają niezmienione w stosunku do tekstu, który został przyjęty. To nie znaczy, że nigdy się nic nie zmieni: Komisja Europejska może publikować przepisy wykonawcze lub wytyczne, które precyzują praktyczne wdrażanie bez zmiany samego rozporządzenia.
Jak to sprawdzić dla Pani/Pana sytuacji
Ponieważ komunikaty dotyczące rozporządzenia o produktach pozbawnionych wylesiania są często uproszczone, rozsądnie jest w przypadku wątpliwości powrócić do oficjalnego tekstu lub do źródła, które się do niego odwołuje, zamiast samodzielnie go interpretować. Jak utrzymujemy informacje na eudri.com i skąd pochodzą, przeczytają Pani/Pan na strona o naszej metodologii. W przypadku Pani/Pana przedsiębiorstwa ostateczna ocena ryzyka i interpretacja zasad dla Pani/Pana konkretnej sytuacji pozostają Pani/Pana odpowiedzialnością lub Pani/Pana doradcy prawnego; strukturyzujemy i sygnalizujemy, ale nie wydajemy oświadczeń dotyczących tego, czy produkt jest pozbawiony wylesiania lub zgodny z rozporządzeniem.
Bądź na bieżąco bez konieczności samodzielnego śledzenia wszystkiego
Dla tych, którzy nie chcą co miesiąc przeglądać oficjalnych źródeł, istnieje sposób na otrzymywanie automatycznych powiadomień za każdym razem, gdy coś rzeczywiście zmieni się w stosunku do Twojej roli i produktu, wraz z konsekwencjami dla Twojego okresu przechowywania. To wchodzi w skład form abonamentu, które oferujemy, poza opracowaniem dla każdego obowiązku i szablonami do utrzymania porządku w Twoim dossier.
Czy chcesz najpierw wiedzieć tylko, gdzie dokładnie stoisz w stosunku do Twojej roli i produktu, bez zobowiązań? Wykonaj darmową kontrolę roli, lub przeczytaj inne tematy w naszej bazie wiedzy, aby uzyskać pełny obraz przed dalszą pracą nad swoim dossier.