Is de EUDR-bewaarplicht van vijf jaar dit jaar veranderd?
Het korte antwoord: de verplichting zelf, om onderliggende documentatie van uw due-diligenceverklaring vijf jaar te bewaren, staat in de verordening en is daar dit jaar niet in gewijzigd. Wat wel is verschoven, zijn de toepassingsdata van de verordening als geheel, en die data bepalen op hun beurt wanneer die vijf jaar voor u als marktdeelnemer of handelaar daadwerkelijk begint te lopen.
Dat onderscheid is belangrijk, want veel verwarring in de markt gaat over precies dit punt. Mensen horen dat de EUDR is uitgesteld en concluderen daaruit dat ook de bewaartermijn zelf is aangepast. Dat is niet wat er gebeurt: de inhoud van de verplichting blijft hetzelfde, alleen het moment waarop de klok voor u gaat lopen, hangt af van wanneer de verordening voor uw rol en uw product van toepassing wordt.
Wat de verordening zelf zegt over de bewaartermijn
De verordening legt vast dat marktdeelnemers en handelaren de documentatie die ten grondslag ligt aan hun due-diligenceverklaring, gedurende een periode van vijf jaar beschikbaar moeten houden. Het gaat daarbij om de onderliggende stukken: leveranciersgegevens, geolocatie van percelen, informatie over het herkomstland en de risicobeoordeling die daarop is gebaseerd. Die kern van de verplichting is ongewijzigd en staat los van de discussie over uitstel.
Welke documenten daar in de praktijk precies onder vallen, verschilt per grondstof en per productstroom. Een overzicht van de verplichtingen per onderwerp, inclusief de vindplaats in de officiële tekst, vindt u in het overzicht met uitleg per onderwerp.
Wat er dit jaar wél is veranderd
Wat de afgelopen periode wel is aangepast, zijn de toepassingsdata van de verordening. Die data liggen vast in de wetgeving zelf en verschillen per bedrijfsgrootte en per rol in de keten. Omdat de bewaartermijn pas gaat lopen vanaf het moment dat u daadwerkelijk een verklaring indient of een product op de markt brengt, verschuift met een aangepaste toepassingsdatum ook het startpunt van die vijf jaar. De duur van de termijn zelf verandert daarmee niet; alleen het moment waarop hij voor u begint, kan verschuiven.
Omdat dit precies de combinatie van rol, product en datum is waar veel verwarring ontstaat, raden wij aan om dat niet uit horen zeggen te reconstrueren, maar zelf na te gaan wat voor uw situatie geldt. Dat kan in een paar vragen via de gratis rollencheck die uw situatie in kaart brengt.
Wat er niet verandert aan de inhoud van de verplichting
Buiten het moment waarop de termijn start, is er geen aanwijzing dat de aard van wat u moet bewaren dit jaar is gewijzigd. De documenten die u nodig heeft om een due-diligenceverklaring te onderbouwen, de manier waarop geolocatiegegevens worden vastgelegd, en de verplichting om die gegevens op verzoek van een bevoegde autoriteit te kunnen tonen, blijven ongewijzigd ten opzichte van de tekst zoals die is vastgesteld. Dat betekent niet dat er nooit iets zal veranderen: de Europese Commissie kan uitvoeringsbepalingen of richtsnoeren publiceren die de praktische invulling preciseren, zonder dat de verordening zelf wordt aangepast.
Hoe u dit voor uw eigen situatie nagaat
Omdat berichtgeving over de EUDR vaak kort door de bocht gaat, is het verstandig om bij twijfel terug te gaan naar de officiële tekst, of naar een bron die daarnaar verwijst in plaats van er zelf een interpretatie van maakt. Hoe wij de informatie op eudri.com bijhouden en waar die vandaan komt, leest u op de pagina over onze werkwijze. Voor uw eigen onderneming blijft gelden dat de uiteindelijke risicobeoordeling en de interpretatie van de regels voor uw specifieke situatie bij uzelf of uw juridisch adviseur ligt; wij structureren en signaleren, maar wij doen geen uitspraak over of een product ontbossingsvrij of EUDR-proof is.
Op de hoogte blijven zonder zelf alles te volgen
Voor wie niet elke maand de officiële bronnen wil nalopen, is er een manier om automatisch bericht te krijgen zodra er voor uw rol en product daadwerkelijk iets verandert, inclusief de gevolgen voor uw bewaartermijn. Dat hoort bij de abonnementsvormen die wij aanbieden, naast de uitwerking per verplichting en de sjablonen om uw dossier op orde te houden.
Wilt u eerst alleen weten waar u voor uw eigen rol en product precies staat, zonder verplichtingen? Doe de gratis rollencheck, of lees de andere onderwerpen in onze kennisbank om het volledige beeld te krijgen voordat u verder bouwt aan uw dossier.