Wat gebeurt er als ik mijn EUDR-documenten niet vijf jaar bewaar?
De ontbossingsverordening verplicht marktdeelnemers en handelaren om de documenten die aan een due-diligenceverklaring ten grondslag liggen, gedurende vijf jaar beschikbaar te houden. Dat betreft onder meer geolocatiegegevens van percelen, informatie over leveranciers, en de risicobeoordeling die bij een productstroom hoort. Ontbreken die stukken op het moment dat een bevoegde autoriteit ernaar vraagt, dan kan die autoriteit niet vaststellen of de verklaring op deugdelijke gronden is opgesteld.
Wat dat concreet betekent voor een individueel bedrijf, hangt af van de omstandigheden en is aan de bevoegde toezichthouder om te beoordelen. Dit artikel beschrijft de plicht zoals die in de verordening staat, niet hoe streng of coulant een toezichthouder daarmee omgaat. Voor de eigen situatie is een jurist of de bevoegde autoriteit de aangewezen partij.
Waarom die bewaartermijn er is
Een due-diligenceverklaring is geen eenmalige formaliteit. De verordening gaat ervan uit dat een marktdeelnemer op elk moment binnen de bewaartermijn kan aantonen waar een grondstof vandaan kwam en op basis van welke gegevens die als ontbossingsvrij is beoordeeld. De documenten zijn dus niet alleen bedoeld voor het moment van indienen, maar vormen het bewijs waarop een autoriteit achteraf kan terugvallen.
Dat maakt de bewaarplicht in de praktijk net zo belangrijk als het indienen zelf. Een verklaring die op het juiste moment is ingediend, maar waarvan de onderbouwing later niet meer compleet is terug te vinden, laat een gat achter in het dossier. Wie nog moet uitzoeken welke rol en welke verplichting bij het eigen bedrijf horen, vindt daarvoor een eerste indicatie via in vijf vragen zien waar u staat.
Wat er in de praktijk vaak ontbreekt
Documenten raken zelden in één keer kwijt. Het gebeurt geleidelijk: een leverancier stuurt een bijgewerkte perceelslocatie per e-mail, en de oude versie wordt niet apart bewaard. Een risicobeoordeling wordt herzien na een wijziging in de landenindeling, maar de eerdere versie verdwijnt uit de gedeelde map. Een medewerker die het dossier beheerde, verlaat het bedrijf en neemt kennis over waar bepaalde stukken staan met zich mee.
Op zichzelf lijkt elk van die situaties klein. Bij elkaar opgeteld ontstaat een dossier waarin de samenhang tussen verklaring, herkomstgegevens en onderbouwing niet meer eenduidig is terug te vinden. Dat is een ander probleem dan een boete of een sanctie: het gaat om de vraag of een bedrijf zelf nog kan aantonen wat de basis was voor een eerder ingediende verklaring.
Versiebeheer is het onderschatte deel van de bewaarplicht
Bewaren betekent niet alleen dat een bestand ergens staat, maar ook dat duidelijk is welke versie bij welke verklaring hoort en wanneer die is gewijzigd. Zonder dat overzicht is een dossier wel aanwezig, maar niet bruikbaar op het moment dat het nodig is.
Hoe een dossier per productstroom daarbij helpt
Wie leveranciers, herkomstlanden, percelen en documenten per productstroom vastlegt in plaats van los per verzending, houdt vanzelf een structuur aan die aansluit bij de bewaarplicht. Wijzigingen in de tijd blijven dan zichtbaar, en de onderbouwing van een verklaring is niet afhankelijk van het geheugen van één medewerker of van een losse map op een gedeelde schijf.
Eudri.com structureert die dossiers en genereert daaruit de due-diligenceverklaring of de vereenvoudigde verklaring, met de documenten die daarbij horen overzichtelijk bewaard. Hoe die gegevens worden vastgelegd en beveiligd, staat beschreven op de pagina over gegevensbeveiliging. Wij verklaren daarbij nooit zelf dat een product ontbossingsvrij is; de wettelijke risicobeoordeling blijft bij de marktdeelnemer, ook als het dossier bij ons is opgebouwd.
Wat u zelf kunt nagaan
Voor wie wil weten of het eigen dossier aansluit bij wat de verordening vraagt, is het zinvol om te controleren of elke ingediende verklaring is terug te herleiden naar de onderliggende geolocatiegegevens, leveranciersinformatie en risicobeoordeling, en of dat overzicht ook na een personeelswisseling of systeemwijziging bruikbaar blijft. Een compleet overzicht van de onderwerpen rond de bewaarplicht en de andere verplichtingen staat in de kennisbank per onderwerp uitgezocht.
Heeft u vragen over hoe dit precies voor uw producten en leveranciers uitpakt, dan vindt u de meest gestelde vragen op de pagina met veelgestelde vragen. Voor een eerste, gratis indruk van uw rol en de datum die voor u geldt, is de rollencheck het logische startpunt.