Кратката отговор
Наредбата EUDR задължава участниците на пазара и търговците да съхранят основните документи на декларация за надлежна проверка пет години. Мястото, където често идват неправилностите, не е продължителността, а началната точка: много малки и средни предприятия броят от датата на вноса, закупуването или продажбата на партидата. Наредбата обаче свързва периода с момента, в който декларацията за надлежна проверка е подадена в информационната система на ЕС, не с дата на транзакция.
Тази разлика може да направи разлика в седмици или месеци, а при сезонни партиди понякога дори повече. Ако вземете погрешната дата като отправна точка, рискувате да хвърлите документи твърде рано или, напротив, да ги задържите ненужно дълго. За точната формулировка препращаме към официалния текст на EUR-Lex или към юрист; по-долу ще прочетете как работи в практиката.
Защо момента на подаване е важен и не датата на транзакция
Декларация за надлежна проверка е свързана с конкретна партида или зависимост, която внасяте или търгувате на пазара. Самата декларация се подава в момента, в който тази партида преминава през информационната система на ЕС, и този момент е регистриран с временна мара. Периода на съхранение е свързан с този регистриран момент, тъй като декларацията и основните данни са неразривно свързани.
За търговец, който непрекъснато обработва малки партиди кофе или какао, това означава, че всяка декларация има свой собствен брачач. Досие, което подадете през януари, има различна крайна дата от досие със същия продукт, което подадете през октомври. Ако правите това по производствен поток, а не по календарна година, избягвате документите да изчезнат твърде рано от администрирането.
Какво точно е обхвачено от периода на съхранение
Периода на съхранение засяга не само самата подадена декларация. Той включва и геолокационните данни на парцелите, информацията за държавата на произход и свързаната с нея класификация на риска, общуването с доставчици относно произхода, и обосновката на оценката на риска, която е в основата на декларацията. Накратко: всичко необходимо, за да можете по-късно да преконструирате как е възникнала декларацията.
За предприятия, работещи с множество суровини, като вносител, търгуващ както с дърво, така и със каучук, това бързо се разпределя в отделни досиета, всяко с поне свой период на съхранение. знанията с обяснение по суровина и ситуация отива по-дълбоко в това кои документи по продукт са релевантни.
Какво означава това, ако подадете множество декларации годишно
За предприятия, които непрекъснато внасят, бързо възниква натрупване на периодите: всяка зависимост със своя дата на подаване и, следователно, своя крайна дата на съхранение. Без систематично записване е трудно по-късно да се установи кое досие към коя декларация принадлежи и кога действително изтича периода на съхранение.
В практиката е по-добре периода на съхранение да е свързан с производственния поток и датата на подаване на свързаната декларация, вместо с фиксиран момент в годината. По този начин избягвате документите на една партида да бъдат изтрити твърде рано, защото сте се съсредоточили на датата на друга партида.
Как да организирате това без да се превърне в проект сам по себе си
За малко и средно предприятие без собствено отделение за съответствие, поддържането на отделни периоди на подаване е бързо податливо на грешки, ако това се извършва в електронни таблици или пощенски кутии. Настройка, при която всяко досие е автоматично свързано с датата на подаване, спестява ръчни изчисления и предотвратява периода да изтече незабелязано.
Независимо дали организирате това сами или с външна подкрепа, задължението за съхранение остава отговорност на самия икономически оператор или търговец. Как ние регистрираме и защитаваме основните данни през периода на съхранение, можете да прочетете на страницата за защита на данни. Ако искате да знаете първо каква е вашата роля и какви задължения важат за вашата компания, преди периодът на съхранение да стане релевантен, обикновено започвате с проверката на роли, която в няколко въпроса показва вашето положение в веригата.
Накрая
Петгодишният период сам по себе си не е трудната част на това задължение; началната дата е това, което е трудно, особено за компании, които обработват множество партиди годишно. Ако наведете ред по производствена линия и по дата на подаване, избягвате повечето объркване.
Искате ли да знаете кои документи в вашата ситуация конкретно попадат под задължението за съхранение и как организирате това по производствена линия? Направете безплатната проверка на роли или вижте какво струва един дossier по производствена линия при нас за да видите какво структуриране, валидиране и генериране могат да означават за вашата компания.