A resposta resumida
A EUDR obriga os operadores do mercado e os comerciantes a conservarem os documentos subjacentes de uma declaração de diligência devida durante cinco anos. O ponto onde muitas vezes há falha não é a duração, mas o ponto de partida: muitas pequenas e médias empresas contam a partir da data de importação, compra ou venda do lote. No entanto, a regulação vincula o prazo ao momento em que a declaração de diligência devida é apresentada no sistema de informação da UE, não a uma data de transação.
Esta diferença pode representar semanas ou meses, e em alguns lotes sazonais ainda mais. Quem tomar a data errada como ponto de partida corre o risco de eliminar documentos demasiado cedo ou de os manter desnecessariamente durante muito tempo. Para a formulação exata, remetemos para o texto oficial no EUR-Lex ou para um jurista; abaixo pode ler como isso funciona na prática.
Por que é importante a data de apresentação e não a data de transação
Uma declaração de diligência devida pertence a um lote ou envio específico que coloca no mercado ou comercializa. A própria declaração é apresentada no momento em que esse lote passa pelo sistema de informação da UE, e esse momento fica registado com um carimbo de data/hora. A obrigação de conservação está vinculada a esse momento registado, porque a declaração e os dados subjacentes estão assim inextricavelmente ligados.
Para um comerciante que processa continuamente pequenos lotes de café ou cacau, isto significa que cada declaração tem o seu próprio relógio. Um dossier que apresenta em janeiro tem uma data de termo diferente de um dossier do mesmo produto que apresenta em outubro. Quem o acompanha por fluxo de produto em vez de por ano civil evita que os documentos desapareçam prematuramente dos registos.
O que exatamente está abrangido pela obrigação de conservação
A obrigação de conservação não se refere apenas à declaração apresentada em si. Também abrange os dados de geolocalização das parcelas, a informação sobre o país de origem e a classificação de risco correspondente, a comunicação com os fornecedores sobre a origem, e a fundamentação da avaliação de risco em que se baseia a declaração. Resumindo: tudo o que é necessário para poder reconstruir posteriormente como a declaração foi elaborada.
Para empresas que trabalham com múltiplas matérias-primas, como um importador que comercializa tanto madeira como borracha, isto rapidamente se divide em dossiers separados, cada um com o seu próprio prazo de conservação. o banco de conhecimentos com explicações por matéria-prima e situação aprofunda quais são os documentos relevantes por produto.
O que isto significa se apresenta múltiplas declarações por ano
Para empresas que importam continuamente, surge rapidamente um acúmulo de prazos: cada envio com a sua própria data de apresentação, e portanto a sua própria data de expiração da obrigação de conservação. Sem um registo sistemático é difícil descobrir posteriormente qual dossier corresponde a qual declaração e quando o prazo de conservação expira efetivamente.
Na prática, portanto, é melhor vincular o prazo de conservação ao fluxo de produto e à data de apresentação da declaração correspondente, em vez de a um momento fixo do ano. Assim evita que elimine documentos de um lote demasiado cedo porque partiu da data de outro lote.
Como organizar isto sem que se torne um projeto em si
Para uma pequena ou média empresa sem departamento de compliance dedicado, manter prazos separados por envio já é fácil de cometer erros quando feito em folhas de cálculo ou caixas de correio. Uma estrutura em que cada dossier está automaticamente vinculado à data de apresentação poupa trabalho manual de cálculo e evita que um prazo expire despercebido.
Quer você configure isso você mesmo ou obtenha apoio, a obrigação de conservação permanece uma responsabilidade do participante do mercado ou comerciante. Como registramos e protegemos os dados subjacentes durante esse período de retenção, você lê em a página sobre segurança de dados. Quem primeiro deseja saber qual é o seu papel e qual obrigação se aplica ao seu próprio negócio antes que o período de conservação se torne relevante geralmente começa com a verificação de funções que em algumas questões lhe mostra a sua posição na cadeia.
Por fim
A duração de cinco anos não é por si só a parte difícil dessa obrigação; o ponto de partida é, especialmente para empresas que processam múltiplos lotes por ano. Quem estrutura por fluxo de produto e por data de apresentação evita a maioria das confusões.
Quer saber quais documentos em sua situação especificamente se enquadram na obrigação de conservação e como você organiza isso por fluxo de produto? Faça a verificação gratuita de funções ou consulte qual é o custo de um dossier por fluxo de produto para nós para ver o que estruturar, validar e gerar pode significar para sua empresa.