La risposta breve
Il regolamento EUDR obbliga gli operatori del mercato e i commercianti a conservare i documenti sottostanti di una dichiarazione di dovuta diligenza per cinque anni. Il punto in cui spesso si sbaglia non è la durata ma il punto di partenza: molte piccole e medie imprese calcolano a partire dalla data di importazione, acquisto o vendita del lotto. Tuttavia, il regolamento collega il periodo alla data in cui la dichiarazione di dovuta diligenza è stata presentata al sistema informativo dell'UE, non a una data di transazione.
Questa differenza può equivalere a settimane o mesi, e nel caso di partite stagionali talvolta ancora di più. Chi sceglie la data sbagliata come punto di partenza corre il rischio di gettare via i documenti troppo presto o di conservarli inutilmente a lungo. Per la formulazione esatta vi rinviamo al testo ufficiale su EUR-Lex o a un consulente legale; qui di seguito trovate come funziona nella pratica.
Perché conta il momento della presentazione e non la data della transazione
Una dichiarazione di dovuta diligenza riguarda un lotto o una spedizione specifica che immettete o commercializzate sul mercato. La dichiarazione stessa viene presentata nel momento in cui quel lotto transita nel sistema informativo dell'UE, e tale momento è registrato con un timestamp. L'obbligo di conservazione si riferisce a quel momento registrato, perché la dichiarazione e i dati sottostanti sono indissolubilmente legati.
Per un commerciante che elabora continuamente piccoli lotti di caffè o cacao, ciò significa che ogni dichiarazione ha il suo proprio conteggio. Un fascicolo presentato a gennaio ha una data di scadenza diversa da un fascicolo dello stesso prodotto presentato a ottobre. Chi tiene traccia di questo per flusso di prodotto invece che per anno solare evita che i documenti scompaiano prematuramente dall'amministrazione.
Cosa rientra esattamente nell'obbligo di conservazione
L'obbligo di conservazione non riguarda solo la dichiarazione presentata stessa. Comprende anche i dati di geolocalizzazione dei terreni, le informazioni sul paese di origine e la classificazione del rischio a essa associata, la comunicazione con i fornitori sulla provenienza, e la documentazione della valutazione del rischio su cui si basa la dichiarazione. In breve: tutto ciò che è necessario per ricostruire successivamente come sia stata formulata la dichiarazione.
Per le aziende che operano con più materie prime, come un importatore che commercializza sia legname che gomma, questo si divide rapidamente in fascicoli separati, ognuno con il proprio periodo di conservazione. la knowledge base con spiegazioni per materia prima e situazione approfondisce quali documenti per prodotto siano rilevanti.
Cosa significa se presentate più dichiarazioni all'anno
Per le aziende che importano continuamente, si crea rapidamente un accumulo di scadenze: ogni spedizione con una propria data di presentazione, e quindi una propria data di scadenza per l'obbligo di conservazione. Senza una registrazione sistematica è difficile tracciare in seguito quale fascicolo appartenga a quale dichiarazione e quando l'obbligo di conservazione scada effettivamente.
Nella pratica funziona quindi meglio collegare il periodo di conservazione al flusso di prodotto e alla data di presentazione della dichiarazione corrispondente, piuttosto che a un momento fisso dell'anno. In questo modo evitate di eliminare prematuramente i documenti di un lotto perché avete usato la data di un altro lotto.
Come organizzare il tutto senza che diventi un progetto in sé
Per una piccola o media impresa senza un proprio dipartimento compliance, mantenere scadenze separate per ogni spedizione è facilmente soggetto a errori se fatto in fogli di calcolo o caselle di posta. Un sistema in cui ogni fascicolo sia automaticamente collegato alla data di presentazione riduce il lavoro manuale e impedisce che una scadenza passi inosservata.
Sia che lei lo configuri direttamente o che ricorra a un supporto esterno, l'obbligo di conservazione rimane una responsabilità del soggetto obbligato o dell'operatore stesso. Come registriamo e proteggiamo i dati sottostanti durante tale periodo di conservazione può leggere su la pagina sulla protezione dei datiChi prima vuol sapere quale ruolo e quale obbligo valgono per la propria azienda prima che il periodo di conservazione diventi rilevante, generalmente inizia con il test dei ruoli che in poche domande vi mostra la vostra posizione nella catena.
Infine
La durata di cinque anni non è in sé la parte difficile di questo obbligo; il punto di partenza lo è, soprattutto per le aziende che elaborano più partite all'anno. Chi introduce una struttura per flusso di prodotto e per data di presentazione evita la maggior parte della confusione.
Desidera sapere quali documenti nella sua situazione rientrano specificamente nell'obbligo di conservazione e come organizzarlo per flusso di prodotto? Effettui il controllo gratuito dei ruoli o consulti quanto costa un dossier per flusso di prodotto presso di noi per vedere cosa strutturare, convalidare e generare può significare per la sua azienda.