Lyhyt vastaus
EUDR velvoittaa markkinaosapuolia ja kauppiaita säilyttämään huolellisuusselvityksen taustalla olevat asiakirjat viiden vuoden ajan. Paikka, jossa usein menee vikaan, ei ole kesto vaan aloituspiste: monet pk-yritykset laskevat ajasta tuonnin, oston tai myyntierän päivämäärästä. Asetus kuitenkin sitoo määräajan siihen hetkeen, jolloin huolellisuusselvitys on toimitettu EU:n tietotusjärjestelmään, ei transaktiopäivämäärään.
Tuo ero voi merkitä viikkojen tai kuukausien eroa, ja kausiluontoisilla erillä joskus vieläkin enemmän. Jos käytät väärää päivämäärää lähtökohtana, riskeeraat heittää asiakirjat pois liian aikaisin tai pitää niitä turhaan liian pitkään. Tarkkaa sanamuotoa varten viittaamme viralliseen tekstiin EUR-Lex-palvelussa tai oikeusmieheen; alla luet, miten tämä toimii käytännössä.
Miksi toimittamispäivä on relevantti, ei transaktiopäivä
Huolellisuusselvitys liittyy tiettyyn erään tai lähetykseen, jonka tuotte markkinoille tai johdatte kauppaa. Selvitys itsessään toimitetaan siihen hetkeen, kun se kulkee EU:n tietojärjestelmän läpi, ja hetki on rekisteröity aikaleiman kanssa. Säilytyspakko liittyy tähän rekisteröityyn hetkeen, koska selvitys ja sen taustalla olevat tiedot ovat siten erottamattomasti yhteydessä.
Kauppiaalle, joka käsittelee jatkuvasti pieniä kahvi- tai kaakaoerier, tämä tarkoittaa, että jokaisella selvityksellä on oma kellonsa. Tammikuussa jättämäsi kansio on eri päättymispäivämäärä kuin saman tuotteen lokakuussa jättämäsi kansio. Joille tämä tuote- tai tuotantovirran mukaan sen sijaan että kalenterivuoden mukaan pitävät kirjaa, vältytään asiakirjojen poistamisen vahingossa liian aikaisin.
Mitä tarkalleen säilytyspakko kattaa
Säilytyspakko ei rajoitu vain toimitettuun selvitykseen itseensä. Se kattaa myös peltojen geopaikkatiedot, herkomaamaasta saadun tiedon ja siihen liittyvän riskiarvioinnin, toimittajien kanssa käydyn viestinnän alkuperästä, ja riskinarvioinnin perustelun, joka muodostaa selvityksen perustan. Lyhyesti: kaikki, mitä tarvitaan selvityksen jälkikäteen rekonstruoimiseksi.
Yrityksille, jotka työskentelevät useiden raaka-aineiden kanssa, kuten tuontiyritys, joka käy kauppaa sekä puulla että kumilla, tämä hajoaa nopeasti erillisiksi kansioiksi, joilla on kullakin omat säilytyskaudet. tietokanta selityksillä raaka-ainetta ja tilannetta kohti käsittelee syvemmin, mitkä asiakirjat tuotetta kohti ovat relevantteja.
Mitä tämä tarkoittaa, jos toimitat useita selvityksiä vuodessa
Yrityksille, jotka tuovat jatkuvasti, syntyy nopeasti päällekkäisyyttä: jokainen lähetys omalla toimittamispäivällä, ja siten oma päättymispäivä säilytysvelvoitteelle. Ilman järjestelmällistä dokumentointia on vaikea myöhemmin selvittää, mihin selvitykseen mikä kansio kuuluu ja milloin säilytyspakko todella päättyy.
Käytännössä on siksi parempi sitoa säilytysaika tuotevirtaan ja vastaavan selvityksen toimittamispäivään sen sijaan että sitoisit sen vuoden kiinteään hetkeen. Näin vältyt poistamasta yhden erän asiakirjoja liian aikaisin, koska perustuu toisen erän päivämäärään.
Kuinka organisoit tämän ilman, että siitä tulee oma projekti
Pk-yritykselle ilman omaa compliance-osastoa erillisten määräaikojen ylläpito per lähetys käy nopeasti virhealttiiksi, jos sitä pidetään taulukkolaskentaohjelmissa tai postilaatikoissa. Järjestelmä, jossa jokainen kansio on automaattisesti linkitetty toimittamisen päivämäärään, säästää manuaalisen laskemisen ja estää määräaikakauden menen huomaamatta ohi.
Riippumatta siitä, perustatko tämän itse vai käytät ulkopuolista apua, säilyttämisvelvoite on silti aineiston toimittajan tai kauppiaan itsensä vastuulla. Miten säilytämme taustalla olevia tietoja ja suojaamme niitä tämän säilytysajan kuluessa, luet osoitteesta tietoturvaa käsittelevältä sivulta. Jotakin yrityksen omaa roolia ja velvoitetta haluavat tietää ennen kuin säilytysaika tulee ajankohtaiseksi, aloittavat yleensä kohdassa roolien tarkistuksella, joka muutamassa kysymyksessä näyttää sinun asemasi ketjussa.
Lopuksi
Viiden vuoden kesto ei sinänsä ole tämän velvoitteen vaikea osa; alkamisajankohta on sitä vastoin vaikea, erityisesti yrityksille, jotka käsittelevät useita eriä vuodessa. Joka tuottavuolle rakentaa rakennetta ja joka ilmoituspäivän osalta, välttää useimmat sekaannukset.
Haluatko tietää, mitkä asiakirjat sinun tilanteessasi kuuluvat säilyttämisvelvoitteen piiriin ja miten järjestät sen kunkin tuottavuoden osalta? Suorita ilmainen roolitarkastus tai tarkastele mitä dossier tuottavuotta kohti maksaa meillä nähdäksesi, mitä rakentaminen, validointi ja luominen voivat merkitä yrityksellesi.