La respuesta corta
La EUDR obliga a los operadores de mercado y a los comerciantes a conservar los documentos subyacentes de una declaración de diligencia debida durante cinco años. El punto donde a menudo surge el problema no es la duración, sino el punto de partida: muchas pequeñas y medianas empresas calculan a partir de la fecha de importación, compra o venta del lote. Sin embargo, el Reglamento vincula el período al momento en que la declaración de diligencia debida se presenta en el sistema de información de la UE, no a una fecha de transacción.
Esa diferencia puede suponer semanas o meses, e incluso más en el caso de lotes de temporada. Quien toma la fecha equivocada como punto de partida corre el riesgo de desechar documentos demasiado pronto o, por el contrario, retenerlos innecesariamente durante demasiado tiempo. Para la formulación exacta, le remitimos al texto oficial en EUR-Lex o a un asesor legal; a continuación le explicamos cómo funciona esto en la práctica.
Por qué cuenta el momento de la presentación y no la fecha de la transacción
Una declaración de diligencia debida corresponde a un lote o envío específico que coloca en el mercado o comercia. La declaración se presenta en el momento en que ese lote pasa por el sistema de información de la UE, y ese momento se registra con una marca de tiempo. La obligación de conservación se vincula a ese momento registrado porque la declaración y los datos subyacentes están indisolublemente unidos.
Para un comerciante que procesa continuamente lotes pequeños de café o cacao, esto significa que cada declaración tiene su propio contador. Un dossier que presenta en enero tiene una fecha de vencimiento diferente a la de un dossier del mismo producto que presenta en octubre. Quien esto lo registra por corriente de productos en lugar de por año calendario, evita que los documentos desaparezcan prematuramente del archivo.
Qué se incluye exactamente en la obligación de conservación
La obligación de conservación no afecta solo a la declaración presentada en sí. También abarca los datos de geolocalización de las parcelas, la información sobre el país de origen y la clasificación de riesgo correspondiente, la comunicación con los proveedores sobre el origen, y la justificación de la evaluación de riesgo que fundamenta la declaración. En resumen: todo lo necesario para poder reconstruir posteriormente cómo se llegó a la declaración.
Para las empresas que trabajan con múltiples materias primas, como un importador que comercializa tanto madera como caucho, esto se ramifica rápidamente en dossiers separados, cada uno con su propio período de conservación. la base de conocimientos con explicaciones por materia prima y situación profundiza en qué documentos son relevantes por producto.
Qué significa esto si presenta múltiples declaraciones al año
Para las empresas que importan continuamente, surge rápidamente una acumulación de plazos: cada envío con su propia fecha de presentación y, por tanto, su propia fecha de vencimiento de la obligación de conservación. Sin un registro sistemático, es difícil determinar posteriormente qué dossier corresponde a qué declaración y cuándo vence realmente el plazo de conservación.
En la práctica, es mejor vincular el período de conservación a la corriente de productos y a la fecha de presentación de la declaración correspondiente, en lugar de a un momento fijo del año. De este modo evita desechar documentos de un lote demasiado pronto porque partió de la fecha de otro lote.
Cómo organizar esto sin que se convierta en un proyecto en sí mismo
Para una pequeña o mediana empresa sin su propio departamento de cumplimiento, el mantenimiento de plazos separados por envío es rápidamente propenso a errores si se realiza en hojas de cálculo o buzones. Una estructura en la que cada dossier se vincula automáticamente a la fecha de presentación ahorra trabajo manual y evita que un plazo transcurra inadvertidamente.
Independientemente de si usted lo establece directamente o se deja apoyar, la obligación de conservación sigue siendo responsabilidad del operador de mercado o comerciante. Cómo registramos y protegemos los datos subyacentes durante ese período de conservación, puede leerlo en la página sobre protección de datos. Quien primero desee saber qué función y qué obligación se aplican a su propia empresa antes de que el período de conservación sea relevante, generalmente comienza con la verificación de roles que en un par de preguntas muestra su posición en la cadena.
Por último
La duración de cinco años no es en sí misma la parte difícil de esta obligación; el punto de partida sí lo es, especialmente para empresas que procesan múltiples lotes por año. Quien aporte estructura por flujo de producto y por fecha de presentación, evita la mayor parte de la confusión.
¿Desea saber qué documentos en su situación específica están sujetos a la obligación de conservación y cómo organizarlo por flujo de producto? Realice la verificación de funciones gratuita o consulte lo que un expediente por flujo de producto cuesta en nuestro caso para ver qué puede significar estructurar, validar y generar para su empresa.