A rövid válasz
Az EUDR kötelezi a piacra kerülő operátorákat és kereskedőket arra, hogy a megfelelési nyilatkozat alapjául szolgáló dokumentumokat öt évig megőrizzenek. Az a pont, ahol gyakran hiba csúszik be, nem az időtartam, hanem a kezdőpont: sok kkv úgy számol, hogy az importálás, az beszerzés vagy az értékesítés dátumából indítja az időszámítást. A rendelet azonban az időszakot ahhoz a pillanathoz köti, amikor a megfelelési nyilatkozatot benyújtják az EU-s információs rendszerbe, nem pedig egy tranzakciós dátumhoz.
Ez az eltérés heteket, hónapokat, vagy szezonális tételek esetén még többet jelenthet. Aki rossz dátumot választ kiindulópontként, kockáztatja, hogy túl korán megsemmisíti a dokumentumokat, vagy szükségtelenül hosszú ideig őrzi azokat. A pontos szövegezéshez az EUR-Lex weboldalon megtalálható hivatalos szöveghez vagy egy jogászhoz fordulunk; lentebb látható, hogyan működik ez a gyakorlatban.
Miért az benyújtási pillanat számít, és nem a tranzakciós dátum
A megfelelési nyilatkozat egy meghatározott tételhez vagy szállítmányhoz tartozik, amelyet a piacra bocsát vagy kereskednek. A nyilatkozatot abban a pillanatban nyújtják be, amikor az tételhez az EU-s információs rendszer hozzáfér, és ezt a pillanatot időbélyegzéssel rögzítik. A megőrzési kötelezettség ehhez az időbélyegzett pillanathoz csatlakozik, mivel a nyilatkozat és az alapjául szolgáló adatok ezzel összefonódnak.
Egy kereskedő számára, aki folyamatosan kis kávé- vagy kakaótételeket dolgoz fel, ez azt jelenti, hogy minden nyilatkozatnak saját időmérője van. Egy dossziéhoz, amelyet januárban nyújt be, más a végső dátuma, mint egy ugyanabból a termékből októberben bejelentett dossziénak. Ha ezt termékvonalonként vezetik, az év helyett, akkor elkerülhető, hogy a dokumentumok túl korán eltűnjenek az adminisztrációból.
Mi tartozik pontosan a megőrzési kötelezettség alá
A megőrzési kötelezettség nem csak a bejelentett nyilatkozatra vonatkozik. Ez magában foglalja a parcellák geohelyzetét, az ország származásáról szóló információkat és a hozzá tartozó kockázatbesorolást, a beszállítóval való kommunikációt a származásról, és a nyilatkozat alapjául szolgáló megfelelési felmérés alátámasztását. Röviden: mindaz, ami szükséges ahhoz, hogy később rekonstruálható legyen, hogyan jött létre a nyilatkozat.
Az olyan vállalatok számára, amelyek több alapanyaggal dolgoznak, például egy importőr, amely fát és gumit is kereskedik, az autonóm dossziékban gond szaporodhat, mindegyiknek saját megőrzési időszakával. az ismeretbázis, amely alapanyagonként és helyzet szerint nyújt magyarázatot mélyebbre megy abban, hogy mely dokumentumok relevánsak termékenként.
Mit jelent ez, ha évente több nyilatkozatot nyújt be
Azok a vállalatok számára, amelyek folyamatosan importálnak, gyorsan felhalmazódnak az időszakok: minden szállítmánynak saját benyújtási dátuma, és így saját lejárati dátuma a megőrzési kötelezettségre. Szisztematikus nyilvántartás nélkül később nehéz felidézni, hogy melyik dossziéhoz melyik nyilatkozat tartozik, és mikorra jár le a megőrzési időszak.
A gyakorlatban ezért jobb a megőrzési időszakot a termékvonalhoz és a kapcsolódó nyilatkozat benyújtási dátumához kötni, nem pedig egy év meghatározott pillanatához. Így elkerülhető, hogy az egyik tétel dokumentumait túl korán kitörölje azért, mert egy másik tétel dátumából indult ki.
Hogyan szervezheti ezt meg anélkül, hogy önmagában egy projekt lenne
Egy kkv számára, amely nem rendelkezik saját compliance-osztállyal, az elkülönült időszakok számonkérése szállítmányonként már magában véve hibalehetőség, ha azt táblázatokban vagy postafiókban kezelik. Egy olyan felépítés, ahol az egyes dossziék automatikusan a benyújtási dátumhoz kötődnek, megtakarít kézi számítást és megakadályozza, hogy egy időszak észrevétlenül eltelljen.
Függetlenül attól, hogy ezt saját magának állítja be, vagy támogatást kér, a megőrzési kötelezettség a piaci szereplő vagy kereskedő saját feladata marad. A mögöttes adatok rögzítésének és védelme módjáról a megőrzési időszak során a az adatbiztonságra vonatkozó oldalonA saját vállalkozására vonatkozó szerepet és kötelezettséget először megismerni akaró személyek, mielőtt a megőrzési kötelezettség aktuálissá válna, általában a a rollencheck segítségével néhány kérdésben megmutathatod, hogy a lánc melyik pozícióban helyezkedsz el.
Végezetül
Az öt év időtartama önmagában nem az ebben a kötelezettségben rejlő nehéz rész; a kezdete az, különösen azok számára a vállalkozások, amelyek évente több felek dolgoznak fel. Aki szerkezetet hoz létre termékenként és bejelentési dátumonként, elkerüli a legtöbb zűrzavart.
Szeretné tudni, mely dokumentumok az Ön helyzetében konkrétan a megőrzési kötelezettség hatálya alá tartoznak, és hogyan szervezik ezt termékenként? Végezze el az ingyenes szerepellenőrzést, vagy tekintse meg a mennyibe kerül egy termékenként összeállított dossz nálunk hogy megtudja, mit jelenthet az Ön vállalkozása számára az strukturálás, az érvényesítés és a generálás.