Η σύντομη απάντηση
Η EUDR υποχρεώνει τους συμμετέχοντες στην αγορά και τους εμπόρους να διατηρούν τα υποστηρικτικά έγγραφα μιας δήλωσης επαληθείας πέντε χρόνια. Το σημείο όπου συχνά παρουσιάζεται πρόβλημα δεν είναι η διάρκεια αλλά το σημείο έναρξης: πολλά ΜΜΕ υπολογίζουν από την ημερομηνία εισαγωγής, αγοράς ή πώλησης του φορτίου. Η Κανονισμός, ωστόσο, συνδέει την περίοδο με την ημερομηνία που η δήλωση επαληθείας υποβλήθηκε στο ευρωπαϊκό σύστημα πληροφοριών, όχι με ημερομηνία συναλλαγής.
Αυτή η διαφορά μπορεί να κάνει διαφορά εβδομάδων ή μηνών, και σε εποχιακά φορτία μερικές φορές ακόμα περισσότερα. Όσοι χρησιμοποιούν την εσφαλμένη ημερομηνία ως σημείο αναφοράς, διατρέχουν τον κίνδυνο να απορρίψουν έγγραφα πολύ νωρίς ή να τα κρατήσουν περισσότερο από το απαραίτητο. Για τη ακριβή διατύπωση, σας παραπέμπουμε στο επίσημο κείμενο του EUR-Lex ή σε έναν νομικό σύμβουλο. Παρακάτω διαβάστε πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη.
Γιατί το σημείο υποβολής έχει σημασία και όχι η ημερομηνία συναλλαγής
Μια δήλωση επαληθείας σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο φορτίο ή αποστολή που θέτετε στην αγορά ή διακινείτε. Η δήλωση υποβάλλεται τη στιγμή που το φορτίο περνά από το ευρωπαϊκό σύστημα πληροφοριών, και αυτή η στιγμή καταγράφεται με χρονοσήμανση. Η υποχρέωση διατήρησης συνδέεται με αυτό το καταγεγραμμένο σημείο, επειδή η δήλωση και τα υποστηρικτικά δεδομένα είναι αχώριστα συνδεδεμένα.
Για έναν έμπορο που επεξεργάζεται συνεχώς μικρά φορτία καφέ ή κακάο, αυτό σημαίνει ότι κάθε δήλωση έχει τη δική της μέτρηση. Ένα δοσιέ που υποβάλλετε τον Ιανουάριο έχει διαφορετική ημερομηνία λήξης από ένα δοσιέ του ίδιου προϊόντος που υποβάλλετε τον Οκτώβριο. Όσοι παρακολουθούν αυτό ανά ροή προϊόντος αντί ανά ημερολογιακό έτος, αποφεύγουν ότι τα έγγραφα εξαφανίζονται πολύ νωρίς από τη διοικητική τεκμηρίωση.
Τι ακριβώς καλύπτει η υποχρέωση διατήρησης
Η υποχρέωση διατήρησης δεν αφορά μόνο την ίδια την υποβληθείσα δήλωση. Περιλαμβάνει επίσης τα δεδομένα γεωγραφικής θέσης των αγρών, τις πληροφορίες σχετικά με τη χώρα προέλευσης και την ταξινόμηση κινδύνου που σχετίζεται με αυτή, την επικοινωνία με προμηθευτές σχετικά με την προέλευση, και τη στήριξη της αξιολόγησης κινδύνου που αποτελεί τη βάση της δήλωσης. Με άλλα λόγια: όλα όσα χρειάζονται για να μπορέσετε αργότερα να ανακατασκευάσετε πώς δημιουργήθηκε η δήλωση.
Για επιχειρήσεις που εργάζονται με πολλές πρώτες ύλες, όπως ένας εισαγωγέας που διακινεί τόσο ξύλο όσο και καουτσούκ, αυτό γρήγορα χωρίζεται σε ξεχωριστά δοσιέ με καθένα τη δική του περίοδο διατήρησης. τη βάση γνώσης με εξηγήσεις ανά πρώτη ύλη και κατάσταση εμβαθύνει σχετικά με τα έγγραφα που είναι σχετικά ανά προϊόν.
Τι σημαίνει αυτό εάν υποβάλλετε πολλές δηλώσεις ανά έτος
Για επιχειρήσεις που εισάγουν συνεχώς, γρήγορα προκύπτει συσσώρευση περιόδων: κάθε αποστολή με δική της ημερομηνία υποβολής και επομένως δική της ημερομηνία λήξης για την υποχρέωση διατήρησης. Χωρίς συστηματική καταχώριση είναι δύσκολο να ανακαλύψετε αργότερα ποιο δοσιέ αντιστοιχεί σε ποια δήλωση και πότε λήγει πραγματικά η περίοδος διατήρησης.
Στην πράξη, είναι επομένως καλύτερο να συνδέσετε την περίοδο διατήρησης με τη ροή προϊόντος και την ημερομηνία υποβολής της αντίστοιχης δήλωσης, αντί να την συνδέσετε με ένα σταθερό σημείο του έτους. Έτσι αποφεύγετε να διαγράψετε έγγραφα από ένα φορτίο πολύ νωρίς επειδή βασιστήκατε στην ημερομηνία ενός άλλου φορτίου.
Πώς να οργανώσετε αυτό χωρίς να γίνει ένα έργο από μόνο του
Για ένα ΜΜΕ χωρίς δική του αρμοδιότητα συμμόρφωσης, η διατήρηση ξεχωριστών περιόδων ανά αποστολή είναι εύκολα επιρρεπή σε σφάλματα εάν γίνεται σε υπολογιστικά φύλλα ή γραμματοκιβώτια. Μια ρύθμιση όπου κάθε δοσιέ είναι αυτόματα συνδεδεμένο με την ημερομηνία υποβολής, εξοικονομεί χειροκίνητο υπολογισμό και αποτρέπει το περάσιμα μιας περιόδου χωρίς να το προσέξετε.
Είτε το θέσετε αυτό οι ίδιοι είτε το ανατρέψετε, η υποχρέωση διατήρησης παραμένει ευθύνη του συμμετέχοντα στην αγορά ή του εμπόρου ο ίδιος. Πώς καταγράφουμε και ασφαλίζουμε τα υποκείμενα δεδομένα κατά τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης, διαβάστε στο τη σελίδα για την ασφάλεια δεδομένωνΌποιος θέλει πρώτα να γνωρίζει ποιος ρόλος και ποια υποχρέωση ισχύουν για τη δική του επιχείρηση πριν η περίοδος διατήρησης γίνει σχετική, συνήθως ξεκινάει στο τον έλεγχο ρόλου που δείχνει σε μερικές ερωτήσεις τη θέση σας στην αλυσίδα.
Τέλος
Η διάρκεια πέντε ετών δεν είναι δύσκολο στοιχείο από μόνη της. αυτής της υποχρέωσης. το σημείο εκκίνησης είναι, ειδικά για τις επιχειρήσεις που επεξεργάζονται πολλαπλά μέρη ανά έτος. Όποιος εισάγει δομή ανά ροή προϊόντος και ανά ημερομηνία υποβολής, αποφεύγει την περισσότερη σύγχυση.
Θέλετε να γνωρίζετε ποια έγγραφα υπόκεινται ειδικά στην υποχρέωση διατήρησης στην κατάστασή σας και πώς θα το οργανώσετε ανά ροή προϊόντος; Κάνετε τον δωρεάν έλεγχο ρόλων ή δείτε τι κοστίζει ένα δοσιέ ανά ροή προϊόντος στο εμάς για να δείτε τι σημαίνει το δομημένο, επικυρωμένο και παραγόμενο για την επιχείρησή σας.