Trumpas atsakymas
EUDR įpareigoja rinkos dalyvius ir prekiautojus penkis metus saugoti dokumentus, kurie yra patikrinimo ataskaitos pagrindas. Vieta, kurioje dažnai klystamiausias, nėra trukmė, bet pradžios taškas: daugelis mažų ir vidutinių įmonių pradeda skaičiuoti nuo partijos importo, pirkimo arba pardavimo datos. Tačiau reglamentas saugojimo laikotarpį susieja ne su sandorio data, o su momentu, kai patikrinimo ataskaita pateikiama į ES informacinę sistemą.
Šis skirtumas gali reikšti kelias savaites ar mėnesius, o sezoniniams šuntams kartais dar daugiau. Jeigu pasirinksite klaidingą pradžios datą, rizikuojate per anksti išmesti dokumentus arba jų nereikalingai ilgai laikyti. Dėl tikslios formuluotės kreipiamės į oficialų tekstą EUR-Lex svetainėje ar į teisininkę; žemiau rasite, kaip tai veikia praktikoje.
Kodėl svarbu pateikimo momentas, o ne sandorio data
Patikrinimo ataskaita priklauso konkrečiai partijai arba siuntiniui, kurią jūs tiekiate į rinką arba prekiaujate. Ataskaita pateikiama į ES informacinę sistemą tuo momentu, kai ta partija ją pasiekia, ir tas momentas yra registruojamas su laiko žyma. Saugojimo pareiga yra susieta su tuo registruotu momentu, nes ataskaita ir pagrindiniai duomenys yra neatsiejamai susieti.
Prekiaujančiam asmeniui, kuris nuolat apdoroja mažus kavos ar kakao šuntus, tai reiškia, kad kiekviena ataskaita turi savo skaitiklį. Dossier, kurį jūs pateikiate sausio mėnesį, turi kitą pabaigos datą nei to paties produkto dossier, pateiktas spaliausio mėnesį. Jeigu tai sekate pagal produktų srautus, o ne pagal kalendorinius metus, išvengsite, kad dokumentai per anksti išnyktų iš administracijos.
Ką tiksliai apima saugojimo pareiga
Saugojimo pareiga paliečia ne tik pačią pateiktą ataskaitą. Ji apima ir parcelos geolokacinius duomenis, informaciją apie šalį, kurioje yra kilmė, ir susijusią rizikos klasifikaciją, komunikaciją su tiekėjais dėl kilmės, ir rizikos vertinimo, kuris yra ataskaitos pagrindas, įrodymą. Trumpai tariant: viską, ko reikia, norint vėliau atkurti, kaip ataskaitą buvo parengta.
Įmonėms, kurios dirba su keliomis žaliavomis, pavyzdžiui, importuotojui, kuris prekiauja ir mediena, ir kaučiuku, tai greitai išsibarsčius į atskirais dossierais, kurių kiekvienas turi savo saugojimo laikotarpį. žinių bazė su paaiškinimais pagal žaliavą ir situaciją nagrinėja, kurie dokumentai kiekvienam produktui yra svarbūs.
Ką tai reiškia, jei per metus pateikiate kelias ataskaitas
Įmonėms, kurios nuolat importuoja, greitai susidaro terminų kaupimasis: kiekvienam siuntiniui po savo pateikimo datą, ir todėl po savo saugojimo pareigos pabaigos datą. Be sisteminės registracijos sunku vėliau nustatyti, kuris dossier priklauso kuriai ataskaitai ir kada iš tikrųjų baigiasi saugojimo laikotarpis.
Praktikoje geriau saugojimo laikotarpį susieti su produktų srautu ir susijusios ataskaitos pateikimo data, o ne su fiksuotu metų momentu. Taip jūs nesuklysite, neištrindami to paties produkto dokumentus per anksti, nes vadovavotės kitos partijos data.
Kaip tai suorganizuoti nepradedant atskiro projekto
Mažai ar vidutinei įmonei be savo atitikties skyriaus atskirų terminų per siuntinį palaikymas greitai klysta, jei tai daroma skaičiuoklėse ar pašto dėžutėse. Sistema, kurioje kiekvienas dossier automatiškai susietas su pateikimo data, sutaupo rankinį skaičiavimą ir apsaugo nuo to, kad terminas nepermatytai baigtųsi.
Nesvarbu, ar tai keriate sami, ar prašote pagalbos, saugojimo pareiga išlieka jūsų, kaip rinkos dalyvio ar pardavėjo, atsakomybe. Kaip mes fiksuojame ir apsaugome pagrindinius duomenis per šį saugojimo laikotarpį, skaitykite duomenų apsaugos puslapyjeJei pirmiausia norite sužinoti, kokia jūsų vaidmuo ir kokia pareiga taikoma jūsų įmonei prieš pradedant saugojimo laikotarpiui būti aktualiam, paprastai pradėkite nuo vaidmens patikrinimo, kuris keliais klausimais parodo jūsų padėtį grandinėje.
Galiausiai
Pats penkių metų laikotarpis nėra sudėtinga šios pareigos dalis; pradžios taškas yra sudėtingas, ypač įmonėms, kurios per metus apdoroja kelis šaltinius. Jei per kiekvieną produktų srautą ir pagal kiekvienos paduoties datą įvedžiate tvarką, išvengsite daugiausia painiavos.
Norite žinoti, kurie dokumentai jūsų situacijoje konkrečiai patenka į saugojimo pareigą ir kaip tai sutvarkyti pagal kiekvieną produktų srautą? Atlikite nemokamą vaidmens patikrą arba žiūrėkite kiek mums kainuoja dossier pagal produktų srautą kad pamatytumėte, ką jūsų įmonei gali reikšti struktūrizavimas, validavimas ir generavimas.