Stručná odpověď
Nařízení EUDR zavazuje účastníky trhu a obchodníky uchovávat podkladové dokumenty prohlášení o péči po dobu pěti let. Místo, kde často dochází k chybě, není doba trvání, ale počáteční okamžik: mnoho malých a středních podniků počítá od data dovozu, nákupu nebo prodeje zásilky. Nařízení však váže lhůtu na okamžik, kdy bylo prohlášení o péči podáno do informačního systému Unie, nikoli na datum transakce.
Tento rozdíl může činit týdny až měsíce, a u sezónních zásilek někdy i více. Kdo si vezme za výchozí bod chybné datum, riskuje, že zbavení se dokumentů příliš brzy nebo je zbytečně dlouho uchovává. Přesnou formulaci najdete v oficiálním textu na webu EUR-Lex nebo u právníka; níže se dozvíte, jak se to v praxi uplatňuje.
Proč záleží na datu podání a ne na datu transakce
Prohlášení o péči se vztahuje na konkrétní zásilku nebo partii, kterou uvádíte na trh nebo obchodujete. Samotné prohlášení se podává v okamžiku, kdy tato zásilka projde informačním systémem Unie, a tento okamžik je zaznamenán s časovým razítkem. Povinnost uchovávání se napojuje na tento zaznamenáný okamžik, protože je prohlášení a podkladová data s ním nerozlučně spojena.
Pro obchodníka, který nepřetržitě zpracovává malé zásilky kávy nebo kakaa, to znamená, že každé prohlášení má svůj vlastní odpočet. Dossier, které podáte v lednu, má jiné konečné datum než dossier stejného produktu, které podáte v říjnu. Kdo to sleduje podle proudu produktu místo podle kalendářního roku, zabrání tomu, aby dokumenty zmizely z dokumentace příliš brzy.
Co přesně podléhá povinnosti uchovávání
Povinnost uchovávání se netýká pouze samotného podaného prohlášení. Zahrnuje také geolokační údaje o parcelách, informace o zemi původu a související klasifikaci rizika, komunikaci se suppliery o původu a zdůvodnění posouzení rizika, na kterém je prohlášení založeno. Stručně řečeno: vše, co je potřebné k tomu, abyste později mohli rekonstruovat, jak vzniklo prohlášení.
U podniků pracujících s více surovinami, jako je importér obchodující s dřevem i kaučukem, se to rychle roztříští do samostatných dossiérů s každým svou lhůtou uchovávání. znalostní banka s vysvětlením pro jednotlivé suroviny a situace se zabývá detailněji tím, které dokumenty jsou pro jednotlivé produkty relevantní.
Co to znamená, pokud podáváte několik prohlášení za rok
U podniků, které nepřetržitě importují, se rychle hromadí množství lhůt: každá zásilka s vlastním datem podání a tedy vlastním datem vypršení povinnosti uchovávání. Bez systematické evidence je později obtížné zjistit, které dossier patří k jakému prohlášení a kdy povinnost uchovávání skutečně skončí.
V praxi se proto lépe osvědčuje vázat lhůtu uchovávání na proud produktu a datum podání souvisejícího prohlášení, místo na pevný okamžik v roce. Tak se vyhnete vynětí dokumentů z jedné zásilky příliš brzy, protože jste vycházeli z data jiné zásilky.
Jak to zorganizovat bez toho, aby se z toho stal samostatný projekt
Pro malý nebo střední podnik bez vlastního oddělení compliance je udržování samostatných lhůt na zásilku v tabulkách nebo poštovních schránkách náchylné k chybám. Systém, kde je každé dossier automaticky propojeno s datem podání, šetří manuální výpočty a zabraňuje tomu, aby lhůta uplynula bez povšimnutí.
Bez ohledu na to, zda si to nastavíte sami nebo nechte podporu, povinnost uchovávání zůstává odpovědností samotného účastníka trhu nebo obchodníka. Jak zachycujeme a chráníme podkladová data během tohoto období uchovávání, si přečtěte na stránce o ochraně údajůKdo chce nejdříve vědět, která role a která povinnost se vztahují na vlastní podnik, než bude doba uchovávání relevantní, obvykle začíná na kontrolou rolí, která v několika otázkách ukazuje vaši pozici v řetězci.
Závěrem
Doba pěti let není sama o sobě komplikovanou součástí této povinnosti; je to jeho počáteční bod, zejména pro podniky, které zpracovávají více stran za rok. Kdo zavede strukturu podle toku produktů a podle data podání, vyhnul by se většině zmatků.
Chcete vědět, které dokumenty se v situaci konkrétně vztahují na povinnost uchovávání a jak si to nastavíte podle jednotlivých toků produktů? Absolvujte bezplatnou kontrolu rolí nebo se podívejte na jaké náklady na dossier podle produktového toku máme abyste viděli, co strukturování, ověřování a generování může znamenat pro váš podnik.