Krótka odpowiedź
Rozporządzenie EUDR zobowiązuje uczestników rynku i handlowców do przechowywania dokumentów leżących u podstaw oświadczenia o należytej staranności przez pięć lat. Punkt, w którym często dochodzi do błędu, to nie okres, ale punkt początkowy: wiele małych i średnich przedsiębiorstw liczy od daty importu, zakupu lub sprzedaży partii. Jednak rozporządzenie wiąże okres ze momentem złożenia oświadczenia o należytej staranności w systemie informacyjnym UE, a nie z datą transakcji.
Ta różnica może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy, a w przypadku partii sezonowych czasami jeszcze więcej. Jeśli jako punkt wyjścia weźmiesz niewłaściwą datę, ryzykujesz, że wyrzucisz dokumenty zbyt wcześnie lub niepotrzebnie je przechowujesz. Aby uzyskać dokładne sformułowanie, odsyłamy Cię do oficjalnego tekstu na stronie EUR-Lex lub do prawnika; poniżej przeczytasz, jak to działa w praktyce.
Dlaczego liczy się moment złożenia, a nie data transakcji
Oświadczenie o należytej staranności dotyczy określonej partii lub przesyłki, którą wprowadzasz na rynek lub handlujesz nią. Samo oświadczenie jest składane w momencie, gdy ta partia przechodzi przez system informacyjny UE, i moment ten jest rejestrowany ze znacznikiem czasowym. Obowiązek przechowywania jest powiązany z tym zarejestrowanym momentem, ponieważ oświadczenie i dane bazowe są w ten sposób nierozerwalnie powiązane.
Dla handlowca, który na bieżąco przetwarza małe partie kawy lub kakao, oznacza to, że każde oświadczenie ma własny licznik. Dossier złożone w styczniu ma inną datę końcową niż dossier tego samego produktu złożone w październiku. Jeśli będziesz to śledzić dla każdego strumienia produktu zamiast dla każdego roku kalendarzowego, unikniesz, że dokumenty będą zbyt wcześnie usunięte z dokumentacji.
Co dokładnie obejmuje obowiązek przechowywania
Obowiązek przechowywania nie dotyczy tylko samego złożonego oświadczenia. Obejmuje on również dane geolocacyjne poszczególnych działek, informacje o kraju pochodzenia i związaną z nim klasyfikację ryzyka, komunikację z dostawcami dotyczącą pochodzenia oraz uzasadnienie oceny ryzyka, która stanowi podstawę oświadczenia. Krótko mówiąc: wszystko, co jest potrzebne do późniejszej rekonstrukcji sposobu, w jaki powstało oświadczenie.
Dla przedsiębiorstw pracujących z wieloma surowcami, na przykład importera handlującego zarówno drewnem, jak i kauczukiem, szybko rozpada się to na oddzielne dossiers, każde z własnym okresem przechowywania. bazę wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego surowca i sytuacji zawiera więcej informacji na temat dokumentów istotnych dla każdego produktu.
Co to oznacza, jeśli składasz wiele oświadczeń rocznie
Dla przedsiębiorstw prowadzących ciągły import szybko dochodzi do nakładania się terminów: każda przesyłka z własną datą złożenia, a zatem z własną datą wygaśnięcia obowiązku przechowywania. Bez systematycznego rejestrowania trudno jest później ustalić, które dossier należy do którego oświadczenia i kiedy okres przechowywania faktycznie wygasa.
W praktyce lepiej zatem powiązać okres przechowywania ze strumieniem produktu i datą złożenia powiązanego oświadczenia, zamiast z ustalonym momentem w roku. W ten sposób unikasz usuwania dokumentów z jednej partii zbyt wcześnie, ponieważ wziąłeś za podstawę datę innej partii.
Jak to zorganizować, aby nie stało się to osobnym projektem
Dla małego i średniego przedsiębiorstwa bez własnego działu zgodności, utrzymywanie oddzielnych terminów dla każdej przesyłki szybko staje się podatne na błędy, jeśli odbywa się to w arkuszach kalkulacyjnych lub skrzynkach pocztowych. System, w którym każde dossier jest automatycznie powiązane z datą złożenia, zaoszczędza ręczne obliczenia i zapobiega niezauważonemu upływowi terminu.
Niezależnie od tego, czy skonfiguruje to Pani/Pan osobiście, czy zleci wsparcie, obowiązek przechowywania pozostaje odpowiedzialnością uczestnika rynku lub handlowca. Jak rejestrujemy i zabezpieczamy dane podstawowe podczas tego okresu przechowywania, można przeczytać na stronie dotyczącej bezpieczeństwa danychKto najpierw chce wiedzieć, jaką rolę i jakie obowiązki dotyczą własnej firmy, zanim okres przechowywania stanie się istotny, zwykle zaczyna od sprawdzenia roli, które w kilku pytaniach pokazuje Państwa pozycję w łańcuchu dostaw.
Wreszcie
Czas trwania pięciu lat nie jest sam w sobie trudną częścią tego obowiązku; problemem jest punkt początkowy, zwłaszcza dla firm przetwarzających wiele partii rocznie. Kto wprowadzi strukturę dla każdego strumienia produktów i daty złożenia, unika większości zamieszania.
Chce Pani/Pan wiedzieć, które dokumenty w Pani/Pana sytuacji podlegają obowiązkowi przechowywania i jak to skonfigurować dla każdego strumienia produktów? Przeprowadź bezpłatną kontrolę roli lub zobacz jaki koszt dossier dla każdego strumienia produktów w naszym przypadku aby zobaczyć, co strukturyzacja, walidacja i generowanie mogą oznaczać dla Pani/Pana firmy.