Răspunsul scurt
EUDR obligă operatorii de piață și comercianții să păstreze documentele care stau la baza unei declarații de diligență cuvântă timp de cinci ani. Punctul în care lucrurile se greșesc adesea nu este durata, ci punctul de plecare: mulți operatori din sectorul mic și mijlociu calculează de la data importului, achiziției sau vânzării partiei. Ordonanța, totuși, leagă perioada de momentul în care declarația de diligență cuvântă a fost înmișată sistemului de informații UE, nu de o dată de tranzacție.
Această diferență poate însemna săptămâni sau luni, iar în cazul partidelor cu caracter sezonier uneori și mai mult. Dacă alegeti greșit data de pornire, riscați să aruncați documentele prea devreme sau dimpotrivă să le păstrați mai mult decât este necesar. Pentru formularea exactă vă trimitem la textul oficial de pe EUR-Lex sau la un jurist; mai jos veți citi cum funcționează aceasta în practică.
De ce momentul înmișării contează și nu data tranzacției
O declarație de diligență cuvântă aparține unei anumite partii sau încărcături pe care o aduceți pe piață sau o comercializați. Declarația în sine este înmișată în momentul în care acea parte trece prin sistemul de informații UE, iar momentul acesta este înregistrat cu un marcaj temporal. Obligația de păstrare se leagă de acel moment înregistrat, deoarece declarația și datele care o susțin sunt indisolubil legate.
Pentru un comerciant care prelucrează continuu partii mici de cafea sau cacao, aceasta înseamnă că fiecare declarație are propriul cronometru. Un dosar pe care îl înmișați în ianuarie are o dată de expirare diferită de un dosar cu același produs înmișat în octombrie. Dacă țineți evidența pe fiecare flux de produse în loc de pe fiecare an calendaristic, evitați ca documentele să dispară prea devreme din administrație.
Ce cade exact sub obligația de păstrare
Obligația de păstrare nu se referă doar la declarația în sine. Ea include de asemenea datele de geolocație ale parcelelor, informațiile despre țara de origine și clasificarea riscului asociată, comunicarea cu furnizorii despre proveniență, și baza evaluării riscului care stă la baza declarației. Pe scurt: tot ceea ce este necesar pentru a putea reconstitui ulterior cum s-a elaborat declarația.
Pentru companiile care lucrează cu mai multe materii prime, cum ar fi un importator care comercializează atât lemn, cât și cauciuc, aceasta se dezagregă rapid în dosare separate cu fiecare având propria perioadă de păstrare. banca de cunoștințe cu explicații pe fiecare materie primă și situație detaliază ce documente sunt relevante pentru fiecare produs.
Ce înseamnă aceasta dacă înmișați mai multe declarații pe an
Pentru companiile care importă continuu, se formează rapid o acumulare de termene: fiecare încărcătură cu propria dată de înmișare și deci propria dată de expirare pentru obligația de păstrare. Fără o înregistrare sistematică este dificil să vă amintiti mai târziu ce dosar aparține ce declarație și când expiră obligația de păstrare.
În practică, este deci mai bine să leați perioada de păstrare la fluxul de produse și la data de înmișare a declarației corespunzătoare, mai degrabă decât la un moment fix în an. Astfel evitați să ștergeți documente de la o parte prea devreme pentru că ați mers după data unei alte părți.
Cum organizați aceasta fără ca aceasta să devină un proiect în sine
Pentru o companie din sectorul mic și mijlociu fără departament dedicat de conformitate, menținerea unor termene separate pe fiecare încărcătură este ușor predispusă la erori dacă se face în foi de calcul sau cutii poștale. O configurație în care fiecare dosar este automat legat de data de înmișare vă economisește munca manuală și evită ca o termen să expire neobservat.
Indiferent dacă configurați acest lucru singuri sau cu sprijin, obligația de păstrare rămâne o responsabilitate a operatorului sau comerciantului însuși. Cum înregistrăm și protejăm datele subiacente pe parcursul acestei perioade de păstrare, puteți citi pe pagina despre protecția datelor. Cine dorește mai întâi să afle ce rol și ce obligații se aplică propriei afaceri înainte ca perioada de păstrare să devină relevantă, de obicei începe cu verificarea rolului care în câteva întrebări arată poziția dvs. în lanț.
În concluzie
Durata de cinci ani nu este în sine partea dificilă a acestei obligații; punctul de plecare este aceea, mai ales pentru întreprinderile care procesează mai mulți furnizori pe an. Cine aduce structură pe flux de produs și pe dată de depunere, evită cea mai mare parte a confuziei.
Doriți să aflați care documente se încadrează specific sub obligația de păstrare în situația dvs. și cum configurați aceasta pe flux de produs? Efectuați verificarea gratuită a rolurilor sau consultați costul unui dosar pe flux de produs la noi pentru a vedea ce poate însemna structurare, validare și generare pentru afacerea dvs.