La réponse courte
Le RDUE oblige les opérateurs du marché et les négociants à conserver les documents sous-jacents d'une déclaration de diligence raisonnable pendant cinq ans. Le point où cela s'éternise souvent, ce n'est pas la durée mais le point de départ : de nombreuses petites et moyennes entreprises comptent à partir de la date d'importation, d'achat ou de vente du lot. Le règlement lie toutefois le délai au moment où la déclaration de diligence raisonnable a été soumise au système d'information de l'UE, et non à une date de transaction.
Cette différence peut représenter des semaines ou des mois, et parfois bien davantage pour les lots saisonniers. Qui se trompe de date de départ risque de jeter des documents trop tôt ou de les conserver inutilement trop longtemps. Pour la formulation exacte, nous vous renvoyons au texte officiel sur EUR-Lex ou à un conseil juridique ; vous trouverez ci-dessous comment cela fonctionne en pratique.
Pourquoi la date de soumission compte et non la date de transaction
Une déclaration de diligence raisonnable se rapporte à un lot ou un envoi spécifique que vous mettez sur le marché ou commercialisez. La déclaration elle-même est soumise au moment où ce lot passe par le système d'information de l'UE, et ce moment est enregistré avec un horodatage. L'obligation de conservation s'aligne sur ce moment enregistré, car la déclaration et les données sous-jacentes y sont inextricablement liées.
Pour un négociant qui traite en permanence de petits lots de café ou de cacao, cela signifie que chaque déclaration a son propre compteur. Un dossier que vous soumettez en janvier a une date d'expiration différente d'un dossier du même produit que vous soumettez en octobre. Celui qui suit ceci par filière de produits plutôt que par année civile évite que les documents ne disparaissent prématurément de l'administration.
Ce qui relève exactement de l'obligation de conservation
L'obligation de conservation ne s'applique pas uniquement à la déclaration soumise elle-même. Elle couvre aussi les données de géolocalisation des parcelles, les informations sur le pays d'origine et la classification des risques qui y est associée, la communication avec les fournisseurs concernant l'origine, et la justification de l'évaluation des risques qui sous-tend la déclaration. En un mot : tout ce qui est nécessaire pour reconstituer ultérieurement comment la déclaration a été établie.
Pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs matières premières, comme un importateur qui négocie à la fois du bois et du caoutchouc, cela se divise rapidement en dossiers séparés avec chacun leur propre délai de conservation. la base de connaissances avec des explications par matière première et par situation approfondit les documents pertinents par produit.
Ce que cela signifie si vous soumettez plusieurs déclarations par an
Pour les entreprises qui importent en permanence, une accumulation rapide de délais se produit : chaque envoi avec sa propre date de soumission, et donc sa propre date d'échéance pour l'obligation de conservation. Sans enregistrement systématique, il est difficile de déterminer ultérieurement quel dossier correspond à quelle déclaration et quand le délai de conservation expire réellement.
En pratique, il est donc préférable de lier le délai de conservation à la filière de produits et à la date de soumission de la déclaration correspondante, plutôt qu'à un moment fixe de l'année. Ainsi, vous évitez de supprimer des documents d'un lot trop tôt parce que vous aviez retenu la date d'un autre lot.
Comment vous organiser sans que cela devienne un projet en soi
Pour une petite ou moyenne entreprise sans département de conformité propre, le maintien de délais séparés par envoi devient vite source d'erreurs s'il se fait dans des feuilles de calcul ou des boîtes aux lettres. Un système dans lequel chaque dossier est automatiquement lié à la date de soumission économise le calcul manuel et évite qu'un délai s'écoule inaperçu.
Que vous le mettiez en place vous-même ou que vous vous fassiez assister, l'obligation de conservation reste une responsabilité de l'opérateur ou du négociant lui-même. Découvrez comment nous enregistrons et sécurisons les données sous-jacentes pendant cette période de conservation sur la page sur la sécurité des données. Avant de vouloir connaître le rôle et l'obligation qui s'appliquent à votre propre entreprise avant que la période de conservation ne devienne pertinente, vous commencerez généralement par le contrôle des rôles qui montre votre position dans la chaîne en quelques questions.
Enfin
La durée de cinq ans n'est pas en soi la partie difficile de cette obligation ; le point de départ l'est, surtout pour les entreprises qui traitent plusieurs lots par an. Celui qui impose une structure par flux de produits et par date de soumission évite la plupart des confusions.
Souhaitez-vous savoir quels documents sont spécifiquement soumis à l'obligation de conservation dans votre situation et comment vous l'organisez par flux de produits ? Effectuez le test de rôles gratuit ou consultez ce qu'un dossier par flux de produits coûte chez nous pour voir ce que la structuration, la validation et la génération peuvent signifier pour votre entreprise.