Īsa atbilde
Verordina nosaka, ka dalībnieki tirgū un pārdevēji ir pienākumā glabāt dokumentus, kas atbalsta atbilstības paziņojumu, piecu gadu laikā. Vieta, kur bieži notiek kļūda, nav ilgums, bet sākuma punkts: daudzi vidējie uzņēmumi skaita no importa, iegādes vai piegādes partijas datuma. Tomēr verordina saista termiņu nevis ar transakcijas datumu, bet ar mirkli, kad atbilstības paziņojums ir iesniegts ES informācijas sistēmā.
Šī atšķirība var nozīmēt starpību no nedēļām līdz mēnešiem, un sezonālajām piegādēm dažreiz vēl vairāk. Ja par aprēķina punktu ņemat nepareizu datumu, riskējat pārāk agri izmest dokumentus vai pamatojuma neparedzams laikus glabāt tos. Precīzam formulējumam ieteicam skatīties uz EUR-Lex oficiālo tekstu vai konsultēties ar jurista; tālāk redziet, kā tas darbojas praksē.
Kāpēc iesniegšanas moments ir nozīmīgs, nevis transakcijas datums
Atbilstības paziņojums attiecas uz konkrētu piegādi vai sūtījumu, kuru jūs ievietojat tirgū vai pārdodat. Paziņojums tiek iesniegts brīdī, kad šī piegāde nonāk ES informācijas sistēmā, un šo brīdi reģistrē ar laika zīmogu. Glabāšanas pienākums sasaistās ar šo reģistrēto brīdi, jo paziņojums un tā pamatdati ir nesaraujami savienoti.
Pārdevējam, kurš nepārtraukti apstrādā mazas kafijas vai kakao piegādes, tas nozīmē, ka katram paziņojumam ir savs skaitītājs. Dosseja, ko jūs iesniedz janvārī, beigsies citā datumā nekā tā pati dosseja par tādu pašu produktu, iesniegta oktobrī. Ja šo informāciju apkopojat pa produktu plūsmai, nevis pa kalendārajiem gadiem, novērsiet, ka dokumenti pāragri pazūd no administratīvajiem ierakstiem.
Kas tieši ietilpst glabāšanas pienākumā
Glabāšanas pienākums skar ne tikai pašu iesniegto paziņojumu. Tas ietver arī lauku ģeolokalicēšanas datus, informāciju par izcelsmes valsti un ar to saistīto riska klasifikāciju, komunikāciju ar piegādātājiem par izcelsmi un riska novērtējuma pamatojumu, kas ir paziņojuma pamatā. Īsumā: viss, kas nepieciešams, lai vēlāk varētu rekonstruēt, kā paziņojums tika sagatavots.
Uzņēmumiem, kas strādā ar vairākiem izejvielmaterialiem, piemēram, importētājam, kas trgaivo gan koksni, gan kaučuku, tas ātri sāk sadalīties atsevišķos dosijēs, kuriem katram ir savs glabāšanas termiņš. zināšanu bāze ar paskaidrojumiem par katru izejvielu un situāciju sniedzas dziļāk par to, kuri dokumenti katram produktam ir būtiski.
Ko tas nozīmē, ja jūs gadā iesniegzat vairākus paziņojumus
Uzņēmumiem, kas nepārtraukti importē, ātri veidojas termiņu uzkrāšanās: katrai sūtījumam ir savs iesniegšanas datums un tādējādi savs glabāšanas pienākuma derīguma beigu datums. Bez sistemātiskas reģistrēšanas ir grūti vēlāk noskaidrot, kurš dossier atbilst kuram paziņojumam un kad glabāšanas termiņš faktiski beidzas.
Praksē tāpēc labāk darbojas glabāšanas termiņa saistīšana ar produktu plūsmu un attiecīgā paziņojuma iesniegšanas datumu, nevis ar fiksētu gada brīdi. Tādējādi jūs nepieļausit, ka vienas partijas dokumentus dzēšat pārātrāk, jo esat paļāvušies uz citas partijas datumu.
Kā to organizēt, bez tā, ka tas pats par sevi kļūtu par projektu
Mazā vai vidējā uzņēmuma darbiniekam bez pašas atbilstības nodaļas atsevišķu termiņu uzturēšana par katru sūtījumu ātri kļūst pakļauta kļūdām, ja tas notiek izklājlapās vai pastkastēs. Sistēma, kurā katrs dossier automātiski ir saistīts ar iesniegšanas datumu, taupa manuālos aprēķinus un novērš, ka termiņš nepamanīti izietu.
Neatkarīgi no tā, vai jūs to pats izveidojat vai paļaujaties uz atbalstu, glabāšanas pienākums paliek pašas tirgus dalībnieka vai tirdzniecības uzņēmuma atbildība. Kā mēs pamatdatus fiksējam un aizsargājam šajā glabāšanas periodā, varat izlasīt vietnē datu drošības lapāKurš vēlas vispirms uzzināt, kāda loma un kāds pienākums piemērojams viņa pašu uzņēmumam, pirms glabāšanas pienākums kļūst aktuāls, parasti sāk ar lomu pārbaudi, kas uz dažiem jautājumiem pamatos parāda jūsu vietu ķēdē.
Noslēgumā
Piecus gadus ilgais termiņš pats par sevi nav sarežģītākais šī pienākuma aspekts; svarīgs ir tā sākumpunkts, jo īpaši uzņēmumiem, kas gadā apstrādā vairākus sūtījumus. Kurš katrai produkcijas plūsmai un katrai iesniegšanas datumam ievieš struktūru, novērš lielāko daļu neskaidrību.
Vai vēlaties uzzināt, kuri dokumenti jūsu situācijā konkrēti pakļauti glabāšanas pienākumam un kā to organizēt katrai produkcijas plūsmai? Veiciet bezmaksas lomu pārbaudi vai skatiet kāds ir dossijas izmaksas mums par katru produkcijas plūsmu lai redzētu, ko strukturēšana, validācija un ģenerēšana var nozīmēt jūsu uzņēmumam.