Krátka odpoveď
Nariadenie EUDR zaväzuje účastníkov trhu a obchodníkov uchovávať základné dokumenty deklarácie starostlivosti päť rokov. Miesto, kde sa často stane chyba, nie je trvanie, ale začiatočný bod: mnohé malé a stredné podniky počítajú od dátumu dovozu, nákupu alebo predaja partie. Nariadenie však váže lehotu na moment, keď bola deklarácia starostlivosti podaná do systému informácií EÚ, nie na dátum transakcie.
Tento rozdiel môže znamenať rozdiel týždňov až mesiacov, a v prípade sezónnych partií niekedy ešte viac. Kto si vezme za vychádzací bod nesprávny dátum, riskuje, že dokumenty vyradí príliš skoro alebo ich naopak zbytočne dlho uchováva. Pre presnú formuláciu vás odkazujeme na oficiálny text na EUR-Lex alebo na právnika; nižšie nájdete, ako to funguje v praxi.
Prečo sa počíta moment podania a nie dátum transakcie
Deklarácia starostlivosti patrí konkrétnej partie alebo zásielke, ktorú uvádzate na trh alebo obchodujete. Samotná deklarácia sa podáva v momente, keď tá partie prejde systémom informácií EÚ, a ten moment je registrovaný s časovou pečiatkou. Povinnosť uchovania sa naväzuje na ten registrovaný moment, pretože deklarácia a základné údaje sú s ním neoddeliteľne spojené.
Pre obchodníka, ktorý priebežne spracúva malé partie kávy alebo kakaa, to znamená, že každá deklarácia má svoju vlastnú počítadlo. Dossier, ktoré podá v januári, má iný dátum vypršania ako dossier toho istého produktu, ktoré podá v októbri. Kto to sleduje podľa produktového toku namiesto podľa kalendárneho roka, zabráni tomu, aby dokumenty predčasne zmizli z administratívy.
Čo presne spadá pod povinnosť uchovania
Povinnosť uchovania sa netýka len samotnej podanej deklarácie. Zahŕňa aj geolokaačné údaje parciel, informácie o krajine pôvodu a s ňou súvisiacu klasifikáciu rizika, komunikáciu so závislosťami o pôvode a zdôvodnenie posúdenia rizika, ktoré je základom deklarácie. Skrátka: všetko, čo je potrebné na to, aby ste neskôr mohli zrekonštruovať, ako deklarácia vznikla.
Pre podniky pracujúce s viacerými surovinama, ako je napríklad dovozca, ktorý obchoduje s drevom aj kaučukom, sa to rýchlo rozdelí na samostatné dossiers, každý s vlastnou lehotou uchovania. poznaňovej banky s vysvetlením podľa suroviny a situácie ide hlbšie do toho, ktoré dokumenty sú relevantné pre jednotlivé produkty.
Čo to znamená, ak podávate viacero deklarácií ročne
Pre podniky, ktoré priebežne dovážajú, sa rýchlo hromadia lehoty: každá zásielka s vlastným dátumom podania a teda vlastným termínom vypršania povinnosti uchovania. Bez systematickej evidencie je ťažké zistiť neskôr, ktoré dossier patrí ktorej deklarácii a kedy sa povinnosť uchovania skutočne skončí.
V praxi je preto lepšie viazať lehotu uchovania na produktový tok a dátum podania príslušnej deklarácie, namiesto toho, aby ste ju viazali na pevný moment v roku. Takto zabránite tomu, aby ste dokumenty z jednej partie predčasne vyradili, pretože ste sa orientovali podľa dátumu inej partie.
Ako to organizovať bez toho, aby sa to stalo projektom
Pre malý alebo stredný podnik bez vlastného oddelenia compliance je udržiavanie samostatných termínov na zásielku ľahko náchylné na chyby, ak sa to robí v tabuľkách alebo poštových schránkach. Usporiadanie, v ktorom je každé dossier automaticky spojené s dátumom podania, šetrí ručné výpočty a zabráni tomu, aby lehota nevšimnutá uplynula.
Či to nastavujete sami alebo si nechajte pomôcť, povinnosť uchovávať dokumenty zostáva zodpovednosťou samotného účastníka trhu alebo obchodného partnera. Ako fixujeme a zabezpečujeme podkladové údaje počas tejto doby uchovávania, si prečítate na stránka o ochrane údajov. Kto chce najskôr vedieť, ktorá úloha a ktorá povinnosť platia pre vlastný podnik skôr, ako sa stane povinnosť uchovávať relevantnou, zvyčajne začína pri kontrolou rolí, ktorá v niekoľkých otázkach ukáže vašu pozíciu v reťazci.
Nakoniec
Trvanie piatich rokov nie je samo osebe náročnou súčasťou tejto povinnosti; problémom je her začiatok, najmä pre podniky spracúvajúce viaceré zásielky za rok. Kto prináša štruktúru na jednotlivý produktový tok a dátum podania, vyhýba sa väčšine zmätku.
Chcete vedieť, ktoré dokumenty vo vašej situácii konkrétne podliehajú povinnosti uchovávať a ako to nastavujete na jednotlivý produktový tok? Urobte bezplatnú kontrolu rolí alebo pozrite si koľko stojí dossier na jednotlivý produktový tok u nás aby ste videli, čo môže štruktúrovanie, validácia a generovanie znamenať pre váš podnik.