Die kurze Antwort
Die Verordnung über entwaldungsfreie Produkte verpflichtet Marktakteure und Händler, die der Sorgfaltsprüfungserklärung zugrundeliegenden Dokumente fünf Jahre lang aufzubewahren. Der Punkt, an dem es oft schiefgeht, ist nicht die Dauer, sondern der Ausgangspunkt: Viele KMU-Unternehmen rechnen vom Datum des Imports, des Kaufs oder des Verkaufs der Partie ab. Die Verordnung knüpft die Frist jedoch an den Zeitpunkt, in dem die Sorgfaltsprüfungserklärung beim EU-Informationssystem eingereicht wird, nicht an ein Transaktionsdatum.
Dieser Unterschied kann Wochen bis Monate ausmachen und bei saisonalen Partien manchmal noch mehr. Wer das falsche Datum als Ausgangspunkt wählt, läuft Gefahr, Dokumente zu früh wegzuwerfen oder unnötig lange aufzubewahren. Für die genaue Formulierung verweisen wir auf den offiziellen Text auf EUR-Lex oder auf einen Anwalt; nachfolgend lesen Sie, wie dies in der Praxis funktioniert.
Warum der Einreichungszeitpunkt zählt und nicht das Transaktionsdatum
Eine Sorgfaltsprüfungserklärung gehört zu einer bestimmten Partie oder Sendung, die Sie auf den Markt bringen oder handeln. Die Erklärung selbst wird zu dem Zeitpunkt eingereicht, in dem diese Partie das EU-Informationssystem durchläuft, und dieser Zeitpunkt ist mit einem Zeitstempel registriert. Die Aufbewahrungspflicht knüpft an diesen registrierten Zeitpunkt an, da die Erklärung und die zugrundeliegenden Daten damit untrennbar verbunden sind.
Für einen Händler, der laufend kleine Mengen Kaffee oder Kakao verarbeitet, bedeutet dies, dass jede Erklärung ihre eigene Frist hat. Ein Dossier, das Sie im Januar einreichen, hat ein anderes Enddatum als ein Dossier desselben Produkts, das Sie im Oktober einreichen. Wer dies pro Rohstoffstrom statt pro Kalenderjahr dokumentiert, verhindert, dass Dokumente zu früh aus der Verwaltung verschwinden.
Was genau unter die Aufbewahrungspflicht fällt
Die Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur die eingereichte Erklärung selbst. Sie umfasst auch die Geolocating-Daten der Parzellen, die Informationen über das Herkunftsland und die damit verbundene Risikoeinstufung, die Kommunikation mit Lieferanten über die Herkunft und die Begründung der Risikobewertung, die der Erklärung zugrunde liegt. Kurz gesagt: alles, was notwendig ist, um später nachvollziehen zu können, wie die Erklärung zustande gekommen ist.
Für Unternehmen, die mit mehreren Rohstoffen arbeiten, etwa ein Importeur, der sowohl Holz als auch Kautschuk handelt, führt dies schnell zu separaten Dossiers mit jeweils eigenen Aufbewahrungsfristen. die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Rohstoff und Situation geht detaillierter darauf ein, welche Dokumente pro Produkt relevant sind.
Was dies bedeutet, wenn Sie mehrere Erklärungen pro Jahr einreichen
Für Unternehmen mit fortlaufenden Importen entstehen schnell sich überlappende Fristen: jede Sendung mit eigenem Einreichungsdatum und somit eigenem Ablaufdatum der Aufbewahrungspflicht. Ohne systematische Dokumentation ist es später schwierig, nachzuvollziehen, welches Dossier zu welcher Erklärung gehört und wann die Aufbewahrungsfrist tatsächlich abläuft.
In der Praxis funktioniert es daher besser, die Aufbewahrungsfrist an den Rohstoffstrom und das Einreichungsdatum der entsprechenden Erklärung zu knüpfen, anstatt an einen festen Zeitpunkt im Jahr. So vermeiden Sie, dass Sie Dokumente einer Partie zu früh löschen, weil Sie vom Datum einer anderen Partie ausgegangen sind.
Wie Sie dies organisieren, ohne dass es zum Projekt wird
Für ein KMU-Unternehmen ohne eigene Compliance-Abteilung ist die Verwaltung separater Fristen pro Sendung anfällig für Fehler, wenn dies in Tabellen oder Postfächern geschieht. Ein System, in dem jedes Dossier automatisch an das Einreichungsdatum gekoppelt ist, spart manuelle Berechnungen und verhindert, dass eine Frist unbemerkt verstreicht.
Unabhängig davon, ob Sie dies selbst einrichten oder unterstützen lassen, bleibt die Aufbewahrungspflicht eine Verantwortung des Marktakteurs oder Händlers selbst. Wie wir die zugrunde liegenden Daten während dieser Aufbewahrungsfrist erfassen und sichern, lesen Sie auf der Seite zum Datenschutz. Wer zunächst wissen möchte, welche Rolle und welche Verpflichtung für das eigene Unternehmen gelten, bevor die Aufbewahrungsfrist relevant wird, beginnt üblicherweise bei der Rollencheck, die in ein paar Fragen Ihre Position in der Lieferkette zeigt.
Abschließend
Die Dauer von fünf Jahren ist an sich nicht der schwierige Teil dieser Verpflichtung; der Startpunkt ist es jedoch, besonders für Unternehmen, die mehrere Parteien pro Jahr verarbeiten. Wer Struktur pro Produktstrom und pro Einreichungsdatum schafft, vermeidet die meiste Verwirrung.
Möchten Sie wissen, welche Dokumente in Ihrer Situation konkret unter die Aufbewahrungspflicht fallen und wie Sie dies pro Produktstrom einrichten? Machen Sie die kostenlose Rollenprüfung oder schauen Sie sich an, was ein Dossier pro Produktstrom bei uns kostet um zu sehen, was Strukturieren, Validieren und Generieren für Ihr Unternehmen bedeuten können.