Lühike vastus
EUDR-määrus kohustab marktosaliste ja kaubandusettevõtteid säilitama ettenähtud avaldusega seotud alusdokumente viis aastat. Punkt, kus asi sageli valesti käib, ei ole kestus, vaid alguspunkt: paljud väikeettevõtted arvutavad tähtaega import, ostmine või müük kuupäevast. Määrus seob aga säilitamistähtaja momendiga, mil ettenähtud avaldus on Euroopa Liidu teabesüsteemis esitatud, mitte kandetehingu kuupäevaga.
See erinevus võib teha erinevust nädalate või kuudega, ning hooajalistel kaubaksegidel soms veelgi rohkem. Kes võtab alguspunktiks vale kuupäeva, riskib, et viskab dokumente liiga vara ära või hoiab neid alusetult kaua alles. Täpse sõnastuse osas viitame EUR-Lexi ametlikule tekstile või õigusnõustajale; allpool näete, kuidas see praktikas välja näeb.
Miks loeb esitamise hetk, mitte kandetehingu kuupäev
Ettenähtud avaldus käib konkreetse kaubaksegi või saadetisega, mida te turule viite või kaupate. Avaldus ise esitatakse Euroopa Liidu teabesüsteemis selle hetkel, mil see kaubakerg süsteemi siseneb, ja see hetk on registreeritud ajatempli abil. Säilitamiskohustus seondub selle registreeritud hetkega, sest avaldus ja alusolevad andmed on sellega lahutamatult seotud.
Kautsjaele, kes pidevalt väikseid kohvi- või kakaopartisid töötleb, tähendab see, et igal avaldusal on oma loendur. Dossee, mille esitasite jaanuaris, omab teist lõppkuupäeva kui samal kuu samal määral produktist oktoobris esitatud dossee. Kes seda tootstroomi kaupa jälgib, mitte kalendriaasta kaupa, hoiab ära, et dokumendid administratsioonist liiga vara kaoksid.
Mis täpselt säilitamiskohustuse alla kuulub
Säilitamiskohustus ei puuduta ainult esitatud avaldust endale. See hõlmab ka maatükkide asukoha andmeid, teabe päritolu riigi kohta ja sellega seotud ohuklassi, suhtlust tarnijatega päritolu kohta ning ohuhinnangu põhjendusi, mis avalduse aluseks on. Lühidalt: kõik, mis on vaja, et hiljem saaks rekonstrueerida, kuidas avalduseni jõuti.
Ettevõtetele, kes töötavad mitme toorainega, näiteks importer, kes kaupleb nii puidu kui kumiga, muutub see kiiresti erinevate dosseede kogumiks, kus igal on oma säilitamistähtaeg. teadmusbaas, milles selgitatakse iga toorainet ja olukorda käsitleb sügavamalt, millised dokumendid toote kohta asjakohased on.
Mida see tähendab, kui esitate aastas mitut avaldust
Ettevõtetele, kes pidevalt imporrivad, tekib kiiresti tähtaegade kuhjumine: igal saadetisil oma esitamiskuupäev ja seega oma säilitamiskohustuse aegumiskuupäev. Ilma süstemaatilise registreerimiseta on hiljem raske ära teada, milline dossee mis avaldusega seondub ja millal säilitamistähtaeg tegelikult ära saab.
Praktikas on seega parem seostada säilitamistähtaeg toorainega ja vastava avalduse esitamiskuupäevaga, mitte aasta fikseeritud ajaga. Nii takistate ühest partiist dokumentide liiga varajast kustutamist, sest tuginete teise partii kuupäevale.
Kuidas seda korraldada ilma, et see oleks omaette projekt
Väikeettevõtte jaoks ilma oma nõuetele vastavuse osakonnata on erinevate tähtaegade haldamine saadetise kaupa juba niigi veatalumis, kui seda tehakse arvutustabelites või postkastides. Selline seadistus, kus iga dossee on automaatselt seotud esitamise kuupäevaga, säästab käsitöö arvutusi ja ennetab, et tähtaeg märkamatult ületada saaks.
Olenemata sellest, kas seadistate selle ise või lasate toel, jääb säilitamiskohustus turujaoturi või kaubandusettevõtte enda vastutuseks. Kuidas me alusandmeid säilitamistähtaja jooksul registreerime ja kaitseture, leiate andmekaitse lehelKes soovib esmalt teada, milline roll ja milline kohustus tema ettevõttele kehtib, enne kui säilitamiskohustus asjakohaseks muutub, alustab tavaliselt rollide kontrollimisega, mis näitab paari küsimusega teie positsiooni ahelas.
Lõpuks
Viie aasta pikkus ei ole selle kohustuse raskeim osa; alguspunkt on see, eriti ettevõtete puhul, kes töötlevad aastas mitut poolt. Kes toob struktuuri produktivoo kaupa ja esitamiskuupäeva kaupa, väldib enamikel juhtumitest segadust.
Kas soovite teada, millised dokumendid teie olukorras täpselt säilitamiskohustuse alla kuuluvad ja kuidas seda tootevoo kohta korraldada? Tehke tasuta rollide kontroll või vaadake mida maksab dossee tootevoo kohta meile et näha, mida teie ettevõtte jaoks võib tähendada struktureerimine, valideerimine ja genereerimine.