Няма фиксирана цена, но има ясни фактори на разходите
Самият Регламент (EU) 2023/1115 не определя сума за съхранението на документи. Това, което регламентът предписва, е да съхранявате документацията, която е в основата на вашата декларация за надлежна проверка, в течение на пет години и да я предоставите по поръчка на компетентния орган. Разходите, които с това са свързани, не произтичат от закона, а от начина, по който го организирате: колко документи са, как ги съхранявате и колко бързо можете да ги намерите.
За търговец с един поток продукти и преглеждаем списък на доставчици това е различна ситуация от тази на вносител, който получава какао, кафе и дърво от множество страни. Броят на потоците продукти, броят на доставчиците на поток и степента, в която геолокационни данни и документи вече пристигат в цифров вид, заедно определят колко време и каква система ви е необходима.
Какво точно трябва да се съхранява
Обхватът на досието се различава по суровина и по верига. При дърво често е въпрос за разрешения за сеч и транспортни документи, при какао – за данни на кооперациите и парцелите, при продукти от говеда – за данни за животни и информация от заклана. Който точно не знае кои документи са уместни за своя поток продукти, рискува дossiers да е неполна или дублирана, което допълнително увеличава разходите. изяснени на грам кои документи са необходими предоставя отправна точка за това, макар че окончателният избор кои документи включвате остава ваш и, ако е необходимо, на вашия адвокат.
Вътрешно съхранилище срещу система, която структурира за вас
Част от разходите са в инфраструктурата: архив, който издържа пет години, е търсим и свързва документи със правилните парцели и доставчици. Компаниите, които изграждат това вътрешно, похарчват време за настройка и поддържане на такава система, както и за ръчно свързване на документи със правилния поток продукти. Платформа, която структурира дossiers на поток продукти и централно съхранява свързаните документи, измества този труд от вашия екип към фиксирана, предвидима разходна позиция. Какво конкретно означава това и какво включва, е показано на преглед на абонаментите и какво включват те.
Достъпност като скрит разход
Съхранението само не е достатъчно: документацията трябва да бъде предоставена бързо и проследимо по поръчка на надзорен орган. Документи, които са разпръснати в пощенски кутии, общи дискове и отделни папки при различни колеги, коствтаж много повече време в момента, когато е важно, отколкото документи, които са структурирани съхранени от началото. Това време за търсене е реална разходна позиция, макар че не стоят като такава на фактура.
Добавя се, че задължението не започва в един и същи момент за всяка компания. Кои документи трябва да съхранявате от кога, зависи от вашата роля в веригата и от продукта, който търгувате. Който все още не е точен в това, може в пет въпроса видете където стоите да го провери, така че планирането на дossier да съответства на датата, която важи за вас.
Какво ограничава разходите в практиката
Три избора имат най-голям ефект върху цената на съхранението на документация. Първо: колко рано начинаете с структуриране, вместо да изграждате архив впоследствие, когато документите вече са разпръснати. Второ: дали документите и геолокационните данни са свързани към фиксиран дossier на поток продукти или остават отделни. Трето: дали системата, която използвате, автоматично проследява кои документи принадлежат на коя декларация, или това трябва да се случи ръчно при всяка проверка.
Който иска да види как се изгражда такъв структуриран дossier и откъде идва основната информация, го намира на вижте откъде идва информацията. Окончателната правна оценка на риска и избора кои документи предоставят достатъчно обоснованост остават на пазарния субект; системата може да организира и съхранява, но не може да поеме тази оценка.
Искате ли първо да разберете каква е вашата задължение спрямо вашата роля и продукт, преди да начислите разходи за съхранение? Безплатната проверка на роли дава първа насока на няколко въпроса, без да имате нужда от акаунт.