Όχι σταθερή τιμή, αλλά σαφείς παράγοντες κόστους
Ο κανονισμός EUDR δεν αναφέρει κάποιο ποσό για τη φύλαξη εγγράφων. Αυτό που προβλέπει ο κανονισμός είναι ότι φυλάσσετε την τεκμηρίωση που υποκείται στη δήλωση επιμέλειάς σας για πέντε χρόνια και την καθιστάνετε διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος στην αρμόδια αρχή. Τα κόστη που συνδέονται με αυτό δεν προέρχονται από το νόμο, αλλά από τον τρόπο με τον οποίο το οργανώνετε: πόσα έγγραφα υπάρχουν, πώς τα αποθηκεύετε και πόσο γρήγορα μπορείτε να τα ανακτήσετε.
Για έναν εμπόρο με ένα ρεύμα προϊόντων και μια ευκρινή λίστα προμηθευτών, η κατάσταση είναι διαφορετική από αυτή ενός εισαγωγέα που εισάγει κακάο, καφέ και ξύλο από πολλές χώρες. Ο αριθμός των ρευμάτων προϊόντων, ο αριθμός των προμηθευτών ανά ρεύμα και το βαθμό στον οποίο τα γεωγραφικά δεδομένα και τα έγγραφα λαμβάνονται ήδη σε ψηφιακή μορφή, καθορίζουν από κοινού πόσο χρόνο και ποιο σύστημα χρειάζεστε.
Τι ακριβώς πρέπει να φυλάσσεται
Το εύρος του φακέλου διαφέρει ανά πρώτη ύλη και ανά αλυσίδα. Για το ξύλο, συχνά περιλαμβάνει άδειες υλοτομίας και έγγραφα μεταφοράς, για κακάο τα δεδομένα συνεταιρισμών και οικοπέδων, για προϊόντα από βοοειδή τα στοιχεία ζώων και πληροφορίες σφαγείων. Όποιος δεν γνωρίζει με ακρίβεια ποια έγγραφα είναι σχετικά για το δικό του ρεύμα προϊόντων, διατρέχει τον κίνδυνο να δημιουργήσει φακέλους που είναι ελλιπείς ή διπλοί, γεγονός που αυξάνει περαιτέρω τα κόστη. ανά πρώτη ύλη διευκρινίστηκε ποια έγγραφα είναι απαραίτητα παρέχει ένα σημείο αναφοράς για αυτό, αν και η τελική επιλογή σχετικά με ποια έγγραφα περιλαμβάνετε εξαρτάται από σας και, ενδεχομένως, από τον δικηγόρο σας.
Εσωτερική αποθήκευση έναντι ενός συστήματος που το κάνει για σας
Ένα μέρος του κόστους βρίσκεται στην υποδομή: ένα αρχείο που διαρκεί πέντε χρόνια, είναι αναζητήσιμο και συνδέει έγγραφα με τα σωστά οικοπέδα και προμηθευτές. Οι επιχειρήσεις που το δημιουργούν εσωτερικά δαπανούν χρόνο για τη δημιουργία και συντήρησή του, και για τη χειροκίνητη σύνδεση εγγράφων με το σωστό ρεύμα προϊόντων. Μια πλατφόρμα που δομεί φακέλους ανά ρεύμα προϊόντων και αποθηκεύει κεντρικά τα σχετικά έγγραφα, μετατοπίζει αυτή την προσπάθεια από τη δική σας ομάδα σε έναν σταθερό, προβλέψιμο κοστολόγιο. Αυτό που συγκεκριμένα περιλαμβάνει και τι ακριβώς ισχύει, παρουσιάζεται στο επισκόπηση των συνδρομών και τι περιλαμβάνουν.
Η προσβασιμότητα ως κρυμμένος παράγοντας κόστους
Η απλή φύλαξη δεν είναι αρκετή: η τεκμηρίωση πρέπει να μπορεί να παραδοθεί γρήγορα και με ιχνηλασιμότητα κατόπιν αιτήματος μιας ρυθμιστικής αρχής. Έγγραφα που είναι διασκορπισμένα σε γραμματοκιβώτια, κοινόχρηστες μονάδες και χαλαρούς φακέλους σε διαφορετικούς συναδέλφους, κοστίζουν πολύ περισσότερο χρόνο στο κρίσιμο στάδιο από έγγραφα που έχουν δομηθεί δομημένα από την αρχή. Αυτός ο χρόνος αναζήτησης είναι ένας πραγματικός κοστολόγιος, ακόμη και αν δεν εμφανίζεται ως τέτοιος σε ένα τιμολόγιο.
Επιπλέον, η υποχρέωση δεν αρχίζει ταυτόχρονα για κάθε επιχείρηση. Ποια έγγραφα πρέπει να φυλάσσετε και από πότε, εξαρτάται από τον ρόλο σας στην αλυσίδα και από το προϊόν που διαπραγματεύεστε. Όποιος δεν το έχει κατανοήσει ακόμη με σαφήνεια, μπορεί να το σε πέντε ερωτήσεις δείτε πού στέκεστε διευκρινίστε, ώστε η σχεδίασή του φακέλου να συμφωνεί με την ημερομηνία που ισχύει για σας.
Τι κρατά τα κόστη υπό έλεγχο στην πράξη
Τρεις επιλογές έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στο τι κοστίζει τελικά η φύλαξη της τεκμηρίωσης. Πρώτον: πόσο νωρίς ξεκινάτε με τη δόμηση, αντί να χτίσετε αργότερα ένα αρχείο όταν τα έγγραφα έχουν ήδη διασκορπιστεί. Δεύτερον: εάν τα έγγραφα και τα γεωγραφικά δεδομένα συνδέονται με έναν σταθερό φάκελο ανά ρεύμα προϊόντων, ή παραμένουν ξεχωριστά. Τρίτον: εάν το σύστημα που χρησιμοποιείτε ενημερώνει αυτόματα ποια έγγραφα σχετίζονται με ποια δήλωση, ή αν αυτό πρέπει να γίνει χειροκίνητα σε κάθε έλεγχο.
Όποιος θέλει να δει πώς δημιουργείται ένας τέτοιος δομημένος φάκελος και από πού προέρχονται τα υποκείμενα δεδομένα, το βρίσκει στο δείτε από πού προέρχονται τα δεδομένα. Η τελική νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου και η επιλογή ποιων εγγράφων παρέχουν επαρκή τεκμηρίωση παραμένουν στον ίδιο τον οικονομικό φορέα· ένα σύστημα μπορεί να δομήσει και να διατηρήσει, αλλά όχι να αναλάβει αυτή την αξιολόγηση.
Θέλετε πρώτα να μάθετε ποια υποχρέωση ισχύει για τον ρόλο σας και το προϊόν σας προτού να εκτιμήσετε τα κόστη διατήρησης; Ο δωρεάν έλεγχος ρόλων παρέχει μια πρώτη κατεύθυνση σε μερικές ερωτήσεις, χωρίς να χρειάζεστε αμέσως ένα λογαριασμό.