Brak stałej ceny, ale jasne czynniki kosztowe
Rozporządzenie EUDR nie określa kwoty na przechowywanie dokumentów. Natomiast rozporządzenie wymaga, aby dokumentacja stanowiąca podstawę deklaracji należytej staranności była przechowywana przez pięć lat i udostępniana na żądanie właściwym organom. Koszty związane z tym nie wynikają z ustawy, lecz ze sposobu, w jaki to organizujesz: ile jest dokumentów, jak je przechowujesz i jak szybko możesz je odszukać.
Dla handlowca z jednym strumieniem produktu i przejrzystą listą dostawców historia jest inna niż dla importera pobierającego kakao, kawę i drewno z kilku krajów. Liczba strumieni produktów, liczba dostawców na strumień oraz stopień, w jakim dane geoprzestrzenne i dokumenty napływają już w formacie cyfrowym, wspólnie określają, ile czasu i jaki system będą Ci potrzebne.
Co dokładnie musi być przechowywane
Zakres dossier różni się w zależności od surowca i łańcucha dostaw. W przypadku drewna chodzi często o zezwolenia na wycinę i dokumenty transportowe, w przypadku kakao — dane spółdzielni i parceli, w przypadku produktów mięsa wołowego — dane o zwierzętach i informacje z ubojni. Kto nie wie dokładnie, które dokumenty są istotne dla jego własnego strumienia produktu, ryzykuje, że dossier będzie niekompletne lub duplikowane, co dodatkowo zwiększa koszty. dla każdego surowca ustalono, które dokumenty są wymagane stanowi wskazówkę, chociaż ostateczna decyzja dotycząca tego, które dokumenty zawierzeć, pozostaje w Twoim zakresie i, w razie potrzeby, w zakresie Twojego doradcy prawnego.
Przechowywanie wewnętrzne versus system, który to strukturalizuje za Ciebie
Część kosztów wynika z infrastruktury: archiwum, które przetrwa pięć lat, jest przeszukiwalne i łączy dokumenty z odpowiednimi parcelami i dostawcami. Firmy, które budują to wewnętrznie, poświęcają czas na wdrażanie i utrzymanie takiego systemu oraz na ręczne łączenie dokumentów z właściwym strumieniem produktu. Platforma, która strukturalizuje dossier dla każdego strumienia produktu i centralnie przechowuje powiązane dokumenty, przesuwa ten wysiłek z Twojego zespołu na stałą, przewidywalną pozycję kosztową. Szczegółowe informacje i zawartość znajduje się na przeglądzie abonamentów i ich zawartości.
Dostępność jako ukryty czynnik kosztowy
Samo przechowywanie nie wystarczy: dokumentacja musi być również szybko i możliwą do wyśledzenia dostarczona na żądanie nadzoru. Dokumenty rozproszone między skrzynkami pocztowymi, dyskami współdzielonymi i luźnymi folderami u różnych kolegów pochłaniają znacznie więcej czasu w momencie, gdy się liczy, niż dokumenty przechowywane w strukturalny sposób od samego początku. Ten czas wyszukiwania stanowi rzeczywistą pozycję kosztową, nawet jeśli nie pojawia się jako taka na fakturze.
Dodatkowo obowiązek nie rozpoczyna się dla każdej firmy w tym samym momencie. Które dokumenty muszą być przechowywane od kiedy, zależy od Twojej roli w łańcuchu dostaw i od produktu, którym handlujesz. Jeśli nie masz tego jeszcze jasnego, możesz to w pięciu pytaniach zobaczysz, gdzie się znajdujesz sprawdzić, aby planowanie dossier było zsynchronizowane z datą, która ma zastosowanie do Ciebie.
Co ogranicza koszty w praktyce
Trzy decyzje mają największy wpływ na to, ile ostatecznie kosztuje Cię przechowywanie dokumentacji. Po pierwsze: jak wcześnie zaczniesz strukturalizować, zamiast budować archiwum po fakcie, gdy dokumenty już się rozproszyły. Po drugie: czy dokumenty i dane geoprzestrzenne są łączone ze stałym dossier dla każdego strumienia produktu, czy pozostają oddzielnie. Po trzecie: czy system, z którego korzystasz, automatycznie śledzi, które dokumenty odpowiadają której deklaracji, czy też musi się to odbywać ręcznie przy każdej kontroli.
Kto chce zobaczyć, jak powstaje takie strukturalne dossier i skąd pochodzą podstawowe informacje, znajduje to na zobaczyć, skąd pochodzą informacje. Ostateczna ustawowa ocena ryzyka i wybór, które dokumenty stanowią wystarczające uzasadnienie, pozostają w rękach samego uczestnika rynku; system może strukturyzować i przechowywać, ale nie może przejąć tej oceny.
Czy chciałbyś najpierw wiedzieć, jaki obowiązek dotyczy Twojej roli i produktu, zanim zaczniesz szacować koszty przechowywania? Bezpłatne sprawdzenie roli daje w kilku pytaniach pierwsze wskazówki, bez konieczności zakładania konta.