Fără preț fix, dar cu factori de cost clari
Regulamentul EUDR în sine nu menționează o sumă pentru păstrarea documentelor. Ceea ce prescrie regulamentul este că documentația aferentă declarației de diligență cuvenită o păstrați timp de cinci ani și o puneți la dispoziție autorității competente la cerere. Costurile implicate nu provin din lege, ci din modul în care organizați aceasta: câte documente sunt, cum le stocați și cât de rapid le puteți recupera.
Pentru un comerciant cu un singur flux de produse și o listă de furnizori ordonată, situația este alta decât pentru un importator care se aprovizionează cu cacao, cafea și lemn din mai multe țări. Numărul fluxurilor de produse, numărul de furnizori per flux și măsura în care geodatele și documentele vin deja în format digital determină împreună cât timp și ce sistem aveți nevoie.
Ce trebuie păstrat exact
Volumul dosarului diferă în funcție de materia primă și de lanț. Pentru lemn, se referă adesea la permise de tăiere și documente de transport, pentru cacao la date de cooperativă și de parcelă, pentru produse din carne de bovine la date de animale și informații din abator. Cine nu știe exact ce documente sunt relevante pentru propriul flux de produse, risică să construiască dosare incomplete sau duplicate, ceea ce crește și mai mult costurile. determină per materie primă ce documente sunt necesare oferă un punct de referință, deși alegerea finală a documentelor pe care le includeți rămâne a voastră și, dacă este necesar, a consilierului dvs. juridic.
Depozitarea internă versus un sistem care o structurează pentru dvs.
O parte din costuri se află în infrastructură: un arhiv care rezistă cinci ani, este căutabil și leagă documentele de parcelele și furnizorii corespunzători. Întreprinderile care construiesc aceasta intern cheltuiesc timp la configurarea și menținerea unui sistem, și la legarea manuală a documentelor la fluxul de produse corect. O platformă care structurează dosare per flux de produse și păstrează centralizado documentele aferente, deplasează această muncă de la echipa dvs. la o cheltuială fixă și previzibilă. Ce presupune aceasta concret și ce cuprinde, se află la prezentarea abonamentelor și a conținutului acestora.
Accesibilitatea ca factor de cost ascuns
Păstrarea doar nu este suficientă: documentația trebuie furnizată rapid și cu trasabilitate pe baza cererii unui inspector. Documentele care sunt dispersate în căsuțe poștale, unități de stocare în cloud și foldere izolate la diferiți colegi, consumă mult mai mult timp în momentul care contează decât documentele care au fost structurate din capul locului. Acest timp de căutare este o cheltuială reală, chiar dacă nu apare ca atare pe o factură.
La aceasta se adaugă faptul că obligația nu începe în același moment pentru fiecare întreprindere. Ce documente trebuie să păstrați și de când depinde de rolul dvs. în lanț și de produsul pe care îl comercializați. Cine nu a stabilit aceasta clar încă, poate văd în cinci întrebări unde vă poziționați lăsa aceasta determinate, astfel încât planificarea dosarului să fie în concordanță cu data care se aplică pentru dvs.
Ce ține costurile în limitele practice
Trei alegeri au cel mai mare efect asupra a ceea ce vă costă în final păstrarea documentației. În primul rând: cât de devreme începeți să structurați, în loc să construiți un arhiv ulterior când documentele s-au deja împrăștiat. În al doilea rând: dacă documentele și geodatele sunt legate de un dosar fix per flux de produse, sau rămân separate. În al treilea rând: dacă sistemul pe care îl utilizați urmărește automat ce documente aparțin la ce declarație, sau dacă aceasta trebuie făcut manual la fiecare inspecție.
Cine dorește să vadă cum se alcătuiește un dosar structurat și de unde provin informațiile subiacente, găsește aceasta la vedeți de unde provin informațiile. Evaluarea finală a riscului din punct de vedere legislativ și alegerea documentelor care oferă o fundamentare suficientă rămân în responsabilitatea operatorului; un sistem poate structura și păstra, dar nu poate prelua această evaluare.
Doriți să aflați mai întâi ce obligație se aplică pentru rolul și produsul dumneavoastră înainte de a estima costurile pentru păstrare? Verificarea gratuită a rolului oferă în câteva întrebări o primă orientare în această privință, fără a avea nevoie imediat de un cont.