Nav fiksētas cenas, bet ir skaidri izmaksu faktori
Pati EUDR regula nepieņem nevienu konkrētu maksu dokumentu glabāšanai. Taču regulā ir prasīts, ka jūs divus gadus glabājat dokumentāciju, kas pamatā atrodas jūsu atbilstības verifikācijas paziņojumam, un pēc pieprasījuma to nodrošināt kompetentajai iestādei. Izmaksas, kas ar to saistītas, tāpēc neizbilst no likuma, bet no tā, kā jūs to organizējat: cik dokumentu ir, kā jūs tos glabājat un cik ātri tos varat atrast.
Tirdzniekam ar vienu produktu straumi un skaidru piegādātāju sarakstu tas ir viena lieta, bet importētājam, kurš kakaо, kafiju un koku masīvu iegūst no vairākām valstīm, tas ir cits stāvoklis. Produktu straumes skaits, piegādātāju skaits katrai straumei un tas, cik lielā mērā ģeogrāfiskie dati un dokumenti jau digitāli tiek saņemti, kopā nosaka, cik daudz laika un kādu sistēmu jums ir nepieciešams.
Kas jāglabā precīzi
Dossijas apjoms atšķiras atkarībā no izejvielas un piegādes ķēdes. Koksnei tas bieži nozīmē izcirtības atļaujas un transporta dokumentus, kakaо — kooperatīvo un zemes gabalu datus, liellopu produktiem — dzīvnieku datus un pārstrādes informāciju. Tie, kuri precīzi nē, kādi dokumenti ir svarīgi viņu paša produktu straumei, riskē veidot nepilnīgus vai dubultos dosijas, kas vēl vairāk paaugstina izmaksas. izstrādāts katrai izejvilai nepieciešamie dokumenti ir derīgs atskaites punkts, taču galīgā izvēle par to, kurus dokumentus jūs iekļaujat, ir atkarīga no jums un, ja nepieciešams, no jūsu juridiskā konsultanta.
Iekšējā glabāšana pret sistēmu, kas to strukturē jūsu vietā
Daļa no izmaksām ir saistīta ar infrastruktūru: arhīvs, kas ilgst piecus gadus, ir meklējams un saista dokumentus ar pareizajiem gabaliem un piegādātājiem. Uzņēmumi, kuri to konstruē iekšēji, velta laiku šādas sistēmas izveides un uzturēšanai, kā arī dokumentu manuālai sasaistei ar pareizo produktu straumi. Platforma, kas strukturē dosijas pēc produktu straumes un glabā saistītos dokumentus centralizēti, šo pūli pārbīda no jūsu paša komandas uz fiksētu, paredzamu izmaksu pozīciju. Kas to konkrēti nozīmē un kas tajā ietilpst, ir redzams abonementu pārskats un kas tajā ietilpst.
Pieejamība kā slēpta izmaksu faktors
Glabāšana vien nav pietiekama: dokumentācija pēc uzraudzības iestādes pieprasījuma arī jāvar ātri un izsekojami iesniegta. Dokumenti, kas sadalīti e-pasta kastēs, delftos diskiem un atsevišķas mapes dažādu kolēģu pie, maksā daudz vairāk laika brīdī, kad tas ir svarīgi, nekā dokumenti, kuri no paša sākuma ir strukturēti. Šis meklēšanas laiks ir reāla izmaksu pozīcija, pat ja tas uz rēķina neparādās.
Turklāt pienākums sākas ne visiem uzņēmumiem vienlaikus. Kādus dokumentus un no kura brīža jums jāglabā, ir atkarīgs no jūsu lomas ķēdē un no produkta, kuru jūs tirgojat. Tas, kas vēl nav skaidrs, piecus jautājumus, lai redzētu, kur jūs stāvat varētu būt noteikts, lai dossijas plānošana sakristu ar datumu, kas piemērojams jums.
Kas praktiski ierobežo izmaksas
Trīs lēmumi visvairāk ietekmē to, cik dokumentu glabāšana jūs galu galā maksā. Pirmkārt: cik agri sākat strukturēt, nevis tikai vēlāk uzbūvējat arhīvu, kad dokumenti jau ir izkliedēti. Otrkārt: vai dokumenti un ģeogrāfiskie dati ir saistīti ar fiksētu dosieru katrai produktu straumei, vai arī paliek atsevišķi. Treškārt: vai sistēma, ko jūs izmantojat, automātiski seko tam, kādi dokumenti pieder pie kāda paziņojuma, vai tas jāveic manuāli katras pārbaudes laikā.
Kas vēlas redzēt, kā šāda strukturēta dosija tiek veidota un no kurienes nāk pamatinformācija, redzēt, no kurienes nāk informācija. Gala juridiskā riska novērtējuma un dokumentu atlases, kas sniedz pietiekamu pamatojumu, paliek pašam tirgus dalībniekam; sistēma var strukturēt un glabāt, bet nevar pārņemt šo novērtējumu.
Vai vēlaties vispirms uzzināt, kāda saistība attiecas uz jūsu lomu un produktu, pirms sākat novērtēt dokumentu glabāšanas izmaksas? Bezmaksas lomu pārbaude sniedz atbildi uz šo jautājumu dažos jautājumos, un jums nav nepieciešams nekavējoties reģistrēt kontu.