Žádná pevná cena, ale jasné nákladové faktory
Samotné nařízení EUDR neurčuje žádnou konkrétní sumu na uchovávku dokumentů. To, co nařízení skutečně stanovuje, je, že musíte dokumentaci související s vaší prohlášením o náležité péči uchovávat po dobu pěti let a na vyžádání ji poskytnout příslušnému úřadu. Náklady s tím spojené tedy nevznikají ze samotného zákona, ale ze způsobu, jakým jej organizujete: kolik dokumentů je, jak je skladujete a jak rychle je můžete najít.
Pro obchodníka s jednou produktovou linkou a přehledným seznamem dodavatelů je to jiný případ než pro dovozce, který si obstává kakao, kávu a dřevo z více zemí. Počet produktových linek, počet dodavatelů na linku a rozsah, v jakém již digitálně přicházejí geoprostorové údaje a dokumenty, společně určují, kolik času a jaký systém potřebujete.
Co přesně se musí uchovávat
Rozsah spisu se liší podle suroviny a podle řetězce. U dřeva jde často o povolení těžby a přepravní dokumenty, u kakaa o údaje ze zemědělských družstev a pozemků, u produktů z hovězího masa o údaje o zvířatech a informace z jatk. Kdo přesně neví, které dokumenty jsou pro jeho vlastní produktovou linku relevantní, riskuje, že spisy postaví neúplně nebo zdvojí, což náklady dále zvyšuje. pro každou surovinu zjištěné, které dokumenty jsou potřebné poskytuje pro to výchozí bod, i když konečná volba, které materiály zahrnete, zůstává na vás a případně na vašem právníkovi.
Interní úložiště versus systém, který vám strukturu vytvoří
Část nákladů spočívá v infrastruktuře: v archivu, který vydrží pět let, je prohledávatelný a propojuje dokumenty se správnými pozemky a dodavateli. Podniky, které si to staví interně, vynakládají čas na nastavení a údržbu takového systému a na ruční propojování dokumentů se správnou produktovou linkou. Platforma, která strukturuje spisy podle produktové linky a uchovává související dokumenty centrálně, přesouvá toto úsilí z vašeho týmu na pevný, předvídatelný nákladový prvek. Co to konkrétně znamená a co to zahrnuje, najdete na přehledu předplatných a jejich obsahu.
Dostupnost jako skrytý nákladový faktor
Jen uchovávání nestačí: dokumentace musí být na vyžádání dozorujícího úřadu také poskytována rychle a s možností dohledání. Dokumenty rozptýlené v poštovních schránkách, sdílených discích a volných složkách u různých kolegů stojí v okamžiku, kdy je to důležité, mnohem více času než dokumenty, které jsou od začátku strukturovaně uloženy. Ten čas strávený hledáním je skutečná nákladová položka, i když se jako taková neobjevuje na faktury.
K tomu se přidává, že povinnost nezačíná pro každý podnik ve stejný čas. Které dokumenty musíte uchovávat od kdy, závisí na vaší roli v řetězci a na produktu, který obchodujete. Pokud vám to ještě není jasné, můžete si to v pěti otázkách si ujasní svou pozici nechat ujasnit, aby plánování vašeho spisu navazovalo na datum, které se vás týká.
Co v praxi držíí náklady na uchovávání v mezích
Tři volby mají největší vliv na to, jaké náklady vám nakonec uchovávání dokumentace stojí. Zaprvé: jak brzy začnete strukturovat, místo abyste až později stavěli archiv, když jsou dokumenty již rozptýleny. Zadruhé: zda jsou dokumenty a geoprostorové údaje propojeny v pevný spis na produktovou linku, nebo zda zůstávají odděleny. Zatřetí: zda systém, který používáte, automaticky sleduje, které dokumenty patří k jakému prohlášení, nebo zda se to musí dělat ručně při každé kontrole.
Kdo chce vidět, jak takový strukturovaný spis vzniká a kde pochází základní informace, najde to na vidět, odkud informace pochází. Konečné právní posouzení rizika a rozhodnutí o tom, které dokumenty poskytují dostatečnou oporu, zůstávají na samotném účastníkovi na trhu; systém může strukturovat a uchovávat, ale nemůže toto posouzení převzít.
Chcete nejdříve vědět, jaká povinnost pro vaši roli a produkt platí, než začnete odhadovat náklady na uchovávání? Bezplatný nástroj pro kontrolu rolí vám v několika otázkách dá první směr, aniž byste na to potřebovali účet.