Nėra fiksuotos kainos, tačiau yra aiškūs kaštų veiksniai
EUDR reglamentas pats nenustatyto jokios sumos dokumentams saugoti. Reglamentas tačiau reikalauja, kad dokumentus, kurie yra jūsų patikrinimo paskyra, saugotumėte penkis metus ir prašymu juos pateiktumėte atitinkamai valdžios institucijai. Su tuo susijusios išlaidos nekyla iš įstatymo, o iš to, kaip jūs tai organizuojate: kiek dokumentų, kaip juos saugojate ir kaip greitai juos galite rasti.
Prekybininkui su viena produktų linija ir aiškia tiekėjų sąrašu tai yra kitokia situacija nei importuotojui, kuris kakavą, kavą ir medieną paima iš kelių šalių. Produktų linijų skaičius, tiekėjų skaičius vienai linijai ir tai, kiek geoduomenų ir dokumentų jau gaunama skaitmeninėje formoje, kartu nulemia, kiek laiko ir kokios sistemos jums reikia.
Ką tiksliai reikia saugoti
Bylos apimtis skiriasi priklausomai nuo žaliavos ir grandinės. Medienoje dažniausiai reikalingos kirtimo leidimai ir transporto dokumentai, kakavoje – kooperatyvo ir žemės sklypo duomenys, gyvulių produktuose – gyvulių duomenys ir skerdyklos informacija. Kas nežino tiksliai, kurie dokumentai reikalingi jų pačių produktų linijai, rizikuoja sudaryti nepilnus arba dvigubas bylas, kas dar labiau padidina išlaidas. žemei žemei ištirti, kurie dokumentai reikalingi suteikia tam pradžią, nors galutinis pasirinkimas, kuriuos dalykus įtraukti, lieka jums ir, jei reikia, jūsų teisininkui.
Vidinė saugykla arba sistema, kuri tai daro už jus
Dalis išlaidų kyla iš infrastruktūros: archyvas, kuris trunka penkis metus, kuriame galima ieškoti ir kuris dokumentus susieja su tinkamais sklypais bei tiekėjais. Bendrovės, kurios tai kuria viduje, eia laiką tokios sistemos užmezgimui ir priežiūrai, taip pat dokumentų rankiniam susiejimui su tinkama produktų linija. Platforma, kuri bylas struktūrizuoja pagal produktų liniją ir susijusius dokumentus saugo centralizuotai, tą pastangą perkelia iš jūsų komandos į nuolatinę, numatytiną išlaidų poziciją. Ką tai konkrečiai reiškia ir ką joje yra, rasite prenumeratos peržvalgoje ir ką joje yra.
Prieinamumas kaip paslėpta kaštų veiksnys
Saugojimas vienas pats nepakanka: dokumentai prašymu turi būti greitai ir atsekamai pateikti kontroliavimo institucijai. Dokumentai, išsibarstę per pašto dėžutes, bendrintas naudojamas diskus ir atsiskirus aplankus skirtinguose kolegų kompiuteriuose, iš tikrųjų kainuoja daug daugiau laiko nei dokumentai, kurie nuo pradžios buvo struktūrizuotai saugoti. Tas paieškos laikas yra tikra kaštų pozicija, nors jis nėra išvardytas atskirai sąskaitoje.
Be to, įpareigojimas pradedamas ne visiems bendrovėms vienu metu. Kuriuos dokumentus nuo kada turite saugoti, priklauso nuo jūsų vaidmens grandinėje ir nuo produkto, kurį parduodate. Kas dar nėra aiškus šiuo klausimu, gali penkiais klausimais pamatyti, kur stovite leisti tai patvirtinti, kad bylų planavimas sutaptų su data, kuri galioja jums.
Kas praktikoje riboja išlaidas
Trys pasirinkimai turi didžiausią poveikį tam, kiek jums iš tikrųjų kainuoja dokumentų saugojimas. Pirma: kaip anksti pradedami struktūrizuoti, o ne vėliau sudaryti archyvą, kai dokumentai jau yra išsibarstę. Antra: ar dokumentai ir geoduomenys yra susieti su fiksuota byla pagal produktų liniją, ar lieka atskirai. Trečia: ar sistema, kurią naudojate, automatiškai stebi, kurie dokumentai priklauso kuriai paskyrai, ar tai turi būti daroma rankiniu būdu esant kiekviena patikrai.
Kas nori pamatyti, kaip tokia struktūrizuota byla susidaro ir iš kur kyla pagrindinė informacija, randa tai čia pamatyti, iš kur kyla informacija. Galutinis teisinės rizikos įvertinimas ir sprendimas, kurie dokumentai suteikia pakankamai pagrindo, lieka pačiam rinkos dalyviui; sistema gali struktūrizuoti ir saugoti, tačiau negali perimti to įvertinimo.
Ar norėtumėte pirmiausia sužinoti, kokios pareigos taikomos jūsų vaidmeniui ir produktui, prieš pradedami įvertinti saugojimo išlaidas? Nemokama vaidmens patikra keliais klausimais suteikia pirmą orientaciją, nereikalaujant iš karto turėti paskyros.