Ei kiinteää hintaa, vaan selkeät kustannustekijät
EUDR-asetus itsessään ei määritä summaa asiakirjojen säilyttämiselle. Mitä asetus kuitenkin määrää, on se, että säilytät due-diligence-ilmoituksesi perusteella olevan asiakirjat viiden vuoden ajan ja toimit ne viranomaisen pyynnöstä sen saataville. Näistä aiheutuvat kustannukset eivät siis tule laista, vaan siitä, miten järjestät sen: kuinka monta asiakirjaa on, miten ne varastoit ja kuinka nopeasti ne löydät.
Kauppiaalle, jolla on yksi tuotevirta ja selkeä toimittajaluettelo, tilanne on erilainen kuin maahantuojalle, joka hankkii kaakaota, kahvia ja puuta useista maista. Tuotteiden virtausten lukumäärä, toimittajien lukumäärä virtausta kohti ja se, missä määrin geopaikannus- ja asiakirjatiedot tulevat jo digitaalisti, määrittävät yhdessä, kuinka paljon aikaa ja mitä järjestelmää tarvitset.
Mitä tarkalleen ottaen on säilytettävä
Tiedoston laajuus vaihtelee raaka-aineen ja ketjun mukaan. Puun osalta se usein sisältää hakkaluvat ja kuljetusasiakirjat, kaakaon osalta osuuskunta- ja lohkotiedot, naudanlihatuotteiden osalta eläintiedot ja teurastamotiedot. Jos et tiedä tarkalleen, mitkä asiakirjat ovat merkityksellisiä omassa tuotevirrassa, riskinä on, että rakennat tiedostot epätäydellisiksi tai kaksinkertaisiksi, mikä lisää kustannuksia. tutkittu raaka-ainetta kohti, mitä asiakirjoja tarvitaan antaa lähtökohtaa, vaikka lopullinen valinta siitä, mitkä asiakirjat otat mukaan, jää sinulle ja tarvittaessa asianajajallesi.
Sisäinen varastointi verrattuna järjestelmään, joka järjestää sen puolestasi
Osa kustannuksista liittyy infrastruktuuriin: arkistoon, joka kestää viisi vuotta, on haettavissa ja yhdistää asiakirjat oikeiden lohkojen ja toimittajien kanssa. Yritykset, jotka rakentavat tämän sisäisesti, käyttävät aikaa tällaisen järjestelmän perustamiseen ja ylläpitoon sekä asiakirjojen manuaaliseen yhdistämiseen oikean tuotevirran kanssa. Alusta, joka strukturoi tiedostot tuotevirroittain ja säilyttää niihin liittyviä asiakirjoja keskitetysti, siirtää tämän työpanoksen omalta tiimiltäsi kiinteäksi, ennustettavaksi kustannuslaskelmaksi. Mitä se concreto tarkoittaa ja mitä se sisältää, näkyy abonnementin yleiskatsaus ja mitä siinä on.
Saavutettavuus piilotettu kustannustekijä
Pelkkä säilyttäminen ei riitä: asiakirjat on myös pyynnöstä valvontaviranomaisen toimesta pystyttävä toimittamaan nopeasti ja jäljitettävästi. Asiakirjat, jotka ovat hajallaan sähköpostilaatikoissa, jaetuilla asemilla ja irtonaisissa kansioissa eri kollegoiden luona, maksavat paljon enemmän aikaa kuin asiakirjat, jotka on strukturoitu säilytetty alusta alkaen. Tämä hakuaika on todellinen kustannustekijä, vaikka se ei näkykasvona laskulla.
Lisäksi velvollisuus ei ala jokaisessa yrityksessä samaan aikaan. Mitkä asiakirjat sinun on säilytettävä mistä lähtien, riippuu roolistasi ketjussa ja tuotteesta, jolla käyt kauppaa. Jos et ole vielä selvittänyt sitä selvästi, viidessä kysymyksessä nähtävissä omaa asemaansa voit saada selvyyden, jotta tiedoston suunnittelu sopii sinulle soveltuvaan päivämäärään.
Mitä pitää kustannukset käytännössä kurissa
Kolmella valinnalla on suurin vaikutus siihen, kuinka paljon asiakirjojen säilyttäminen lopulta maksaa sinulle. Ensimmäinen: kuinka aikaisin aloitat strukturoinnin pelkän arkiston perustamisen sijaan, kun asiakirjat ovat jo hajallaan. Toinen: yhdistetäänkö asiakirjat ja geopaikannus kiinteään tiedostoon tuotevirroittain vai jäävätkö ne erillään toisistaan. Kolmas: seurataanko automaattisesti, mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin ilmoituksiin, vai tapahtuuko tämä manuaalisesti joka tarkastuksella.
Joka haluaa nähdä, miten tällainen strukturoitu tiedosto syntyy ja mistä taustalla oleva tieto tulee, löytää sen katso mistä tieto tulee. Lopullinen laillinen riskiarvio ja päätös siitä, mitkä asiakirjat muodostavat riittävän perustan, säilyvät markkinaosapuolen itsensä vastuulla; järjestelmä voi jäsentää ja säilyttää tietoja, mutta ei voi ottaa vastuulleen kyseistä arviota.
Haluaisitko ensin tietää, mikä velvollisuus koskee omaa rooliasi ja tuotettasi ennen kuin arvioit asiakirjojen säilyttämisen kustannuksia? Ilmainen roolikysely antaa muutamassa kysymyksessä alustavan suuntaa-antavuuden ilman, että tarvitset heti käyttäjätiliä.