Nessun prezzo fisso, ma fattori di costo chiari
Il Regolamento sulla deforestazione stesso non specifica alcun importo per la conservazione dei documenti. Quello che il Regolamento prescrive è che conserviate la documentazione sottostante alla vostra dichiarazione di diligenza dovuta per cinque anni e la mettiate a disposizione su richiesta dell'autorità competente. I costi associati non derivano quindi dalla legge, ma dal modo in cui organizzate tutto ciò: quanti documenti sono, come li archiviate e quanto velocemente potete recuperarli.
Per un operatore commerciale con un'unica corrente di prodotto e un elenco di fornitori gestibile è una storia diversa rispetto a un importatore che acquista cacao, caffè e legno da più paesi. Il numero di correnti di prodotto, il numero di fornitori per corrente e il grado in cui i dati geografici e i documenti arrivano già in formato digitale, determinano insieme quanto tempo e quale sistema vi serve.
Cosa esattamente deve essere conservato
L'ampiezza del fascicolo varia a seconda della materia prima e della catena di approvvigionamento. Nel caso del legno si tratta spesso di autorizzazioni di taglio e documenti di trasporto, nel cacao di dati su cooperative e parcelle, nei prodotti bovini di dati sugli animali e informazioni sul macello. Chi non sa esattamente quali documenti sono rilevanti per la propria corrente di prodotto rischia di costruire fascicoli incompleti o duplicati, aumentando ulteriormente i costi. per materia prima identificato quali documenti sono necessari fornisce un punto di partenza, sebbene la scelta finale su quali documenti includere rimanga a voi e, se necessario, al vostro consulente legale.
Archiviazione interna rispetto a un sistema che lo struttura per voi
Parte dei costi risiede nell'infrastruttura: un archivio che duri cinque anni, sia ricercabile e colleghi i documenti alle parcelle e ai fornitori corretti. Le aziende che costruiscono questo internamente dedicano tempo alla configurazione e alla manutenzione di tale sistema e al collegamento manuale dei documenti alla corrente di prodotto corretta. Una piattaforma che struttura i fascicoli per corrente di prodotto e conserva centralmente i documenti associati sposta tale impegno dal vostro team interno a una voce di costo fissa e prevedibile. Cosa comporta concretamente e cosa include, è descritto in la panoramica degli abbonamenti e di cosa includono.
L'accessibilità come fattore di costo nascosto
La semplice conservazione non è sufficiente: la documentazione deve poter essere fornita rapidamente e in modo tracciabile su richiesta di un'autorità di controllo. I documenti dispersi tra caselle di posta, unità condivise e cartelle sciolte presso diversi colleghi richiedono molto più tempo nel momento che conta rispetto ai documenti archiviati strutturati sin dall'inizio. Quel tempo di ricerca è una voce di costo reale, anche se non compare come tale su una fattura.
Inoltre, l'obbligo non inizia nello stesso momento per ogni azienda. Quali documenti dovete conservare e da quando dipende dal vostro ruolo nella catena e dal prodotto che commercializzate. Se non lo avete ancora ben chiaro, potete scoprire in cinque domande dove vi trovate farvelo determinare, in modo che la pianificazione del fascicolo sia coerente con la data che vale per voi.
Cosa tiene bassi i costi nella pratica
Tre scelte hanno l'effetto maggiore su quanto vi costerà alla fine la conservazione della documentazione. In primo luogo: quanto presto iniziate a strutturare, invece di costruire un archivio in seguito quando i documenti sono già dispersi. In secondo luogo: se i documenti e i dati geografici sono collegati a un fascicolo fisso per corrente di prodotto, o rimangono separati. In terzo luogo: se il sistema che usate tiene traccia automaticamente di quali documenti appartengono a quale dichiarazione, oppure se deve essere fatto manualmente ad ogni controllo.
Chi vuole vedere come viene costruito un fascicolo strutturato e da dove provengono le informazioni sottostanti, lo trova in vedere da dove provengono le informazioni. La valutazione del rischio legale definitiva e la scelta di quali documenti forniscano una documentazione sufficiente rimangono in capo all'operatore stesso; un sistema può strutturare e conservare, ma non può assumere quella valutazione.
Desiderate prima sapere quale obbligo si applica al vostro ruolo e al vostro prodotto prima di stimare i costi di conservazione? La verifica gratuita dei ruoli risponde in poche domande a questa domanda iniziale, senza che dobbiate creare immediatamente un account.