Pas de prix fixe, mais des facteurs de coûts clairs
Le règlement EUDR lui-même ne mentionne aucun montant pour la conservation des documents. Ce que le règlement prescrit toutefois, c'est que vous conserviez la documentation qui sous-tend votre déclaration de diligence raisonnable pendant cinq ans et que vous la mettiez à la disposition de l'autorité compétente sur demande. Les coûts associés ne découlent donc pas de la loi, mais de la manière dont vous organisez cette conservation : le nombre de documents, la façon dont vous les stockez et la rapidité avec laquelle vous pouvez les retrouver.
Pour un opérateur du commerce avec un seul flux de produits et une liste de fournisseurs claire, la situation est différente de celle d'un importateur qui s'approvisionne en cacao, café et bois auprès de plusieurs pays. Le nombre de flux de produits, le nombre de fournisseurs par flux et le degré auquel les données géolocalisées et les documents arrivent déjà sous forme numérique déterminent ensemble le temps et le système dont vous avez besoin.
Ce qui doit exactement être conservé
L'ampleur du dossier varie selon la matière première et selon la chaîne. Pour le bois, il s'agit souvent de permis d'exploitation et de documents de transport, pour le cacao de données coopératives et de parcelles, pour les produits à base de bétail de données animales et d'informations sur les abattoirs. Ceux qui ne savent pas exactement quels documents sont pertinents pour leur propre flux de produits courent le risque de constituer des dossiers incomplets ou en double, ce qui augmente encore les coûts. par matière première, quels documents sont nécessaires constitue un point de référence, même si le choix final des documents que vous incluez vous appartient et, le cas échéant, à votre juriste.
Stockage interne par rapport à un système qui l'organise pour vous
Une partie des coûts réside dans l'infrastructure : une archive qui tient cinq ans, qui est consultable et qui associe les documents aux bonnes parcelles et fournisseurs. Les entreprises qui construisent cela en interne consacrent du temps à la mise en place et à la maintenance d'un tel système, ainsi qu'à l'association manuelle des documents au bon flux de produits. Une plateforme qui structure les dossiers par flux de produits et conserve les documents associés au même endroit déplace cet effort de votre propre équipe vers un poste de coût fixe et prévisible. Ce que cela signifie concrètement et ce qu'il contient figure dans l'aperçu des abonnements et de ce qu'ils contiennent.
L'accessibilité en tant que facteur de coût caché
La conservation seule ne suffit pas : la documentation doit également pouvoir être fournie rapidement et traçabilité sur demande d'une autorité de surveillance. Les documents dispersés dans des boîtes de réception, des lecteurs partagés et des dossiers distincts chez différents collègues coûtent beaucoup plus de temps au moment critique que les documents structurés dès le départ. Ce temps de recherche est une véritable ligne de coûts, même s'il n'apparaît pas comme tel sur une facture.
En outre, l'obligation ne commence pas au même moment pour chaque entreprise. Les documents que vous devez conserver à partir de quand dépendent de votre rôle dans la chaîne et du produit que vous commercialisez. Si ce n'est pas encore clair, découvrir où vous en êtes en cinq questions faire clarifier, afin que la planification de votre dossier correspond à la date qui s'applique à vous.
Ce qui maintient les coûts dans la pratique
Trois choix ont l'effet le plus important sur ce que la conservation de la documentation vous coûte finalement. Premièrement : à quel stade vous commencez à structurer, au lieu de construire une archive après coup lorsque les documents sont déjà dispersés. Deuxièmement : si les documents et les données géolocalisées sont associés à un dossier fixe par flux de produits, ou s'ils restent séparés. Troisièmement : si le système que vous utilisez enregistre automatiquement quels documents appartiennent à quelle déclaration, ou si cela doit être fait manuellement à chaque contrôle.
Celui qui veut voir comment un tel dossier structuré est constitué et d'où provient l'information sous-jacente le trouve dans voir d'où vient l'information. L'évaluation finale des risques prévue par la loi et le choix des documents fournissant une justification suffisante restent de la responsabilité de l'assujetti lui-même; un système peut structurer et conserver, mais ne peut pas assumer cette évaluation.
Voulez-vous d'abord savoir quelle obligation s'applique à votre rôle et à votre produit avant d'estimer les coûts de conservation? Le contrôle de rôle gratuit vous donne une première orientation en quelques questions, sans que vous ayez besoin de créer un compte immédiatement.