Nincs rögzített ár, de jól definiálható költségtényezők
Az EUDR-rendelet maga nem említenek összeget a dokumentumok megőrzésére. A rendelet viszont előírja, hogy a szorgalmi ellátás-nyilatkozat hatálya alá tartozó dokumentációt öt évig megőrizze és az illetékes hatóság kérésére rendelkezésre bocsássa. Az ebből adódó költségek nem a jogszabályból, hanem abból erednek, hogyan szervezed ezt meg: hány dokumentumról van szó, hogyan tárold őket, és milyen gyorsan tudod őket megkeresni.
Egy olyan kereskedő számára, akinek egyetlen termékvonala van és áttekinthető szállítólista, ez más helyzetet jelent, mint egy olyan importőr számára, aki több országból szerez be kakaót, kávét és fát. A termékvonalak száma, szállítók száma vonalaként, valamint az a mértékben, hogy a geodata és dokumentumok már digitálisan érkeznek, együttesen azt határozza meg, mennyi időre és milyen rendszerre van szüksége.
Mit kell pontosan megőrizni
A dokumentáció terjedelmét a nyersanyag és az ellátási lánc típusa határozza meg. Fa esetén gyakran erdészeti engedélyekről és szállítási dokumentumokról van szó, kakaó esetén szövetkezeti és parcelaadatokról, szarvasmarha-termékek esetén állati adatokról és vágóhíd-információkról. Aki nem tudja pontosan, mely dokumentumok relevánsak a saját termékvonalához, azzal a kockázattal néz szembe, hogy a dokumentációja hiányos vagy ismétlődő lesz, ami tovább növeli a költségeket. nyersanyagonként kidolgozni, mely dokumentumok szükségesek erre támpont adható, de végül az Ön választása, mely dokumentumokat veszi fel, és ahol szükséges, a jogász tanácsára van szüksége.
Belső tárolás vagy egy olyan rendszer, amely ezt strukturálja az Ön helyett
A költségek egy része az infrastruktúrában rejlik: egy archívum, amely öt évig működik, kereshető, és a dokumentumokat a megfelelő parcellákon és szállítókon keresztül összekapcsolja. Azok a vállalkozások, amelyek ezt belsőleg építik fel, időt fordítanak egy ilyen rendszer beállítására és fenntartására, valamint a dokumentumok manuális összekapcsolására a megfelelő termékkörnyezet alapján. A platformok, amely termékenként strukturálja a dossziékat és a hozzájuk tartozó dokumentumokat központilag tárolja, ezt a munkát a saját csapatáról egy rögzített, előrelátható költségposztra helyezi át. Ennek konkrét tartalmát és összetételét a az előfizetési lehetőségek és azok tartalma.
Az akadálymentesítés mint rejtett költségtényező
A tárolás önmagában nem elég: a dokumentációt felügyeleti szerv kérésére gyorsan és nyomon követhetően is meg kell tudni szolgáltatni. Az olyan dokumentumok, amelyek szétszóródnak postafiókokat, megosztott meghajtókat és laza mappákat különböző kollégáknál, sokkal több időt vesznek igénybe abban a pillanatban, amikor számít, mint azok a dokumentumok, amelyeket az elejétől kezdve strukturáltan tárolnak. Ez a keresési idő valódi költségpozíció, még akkor sem, ha nem jelenik meg így egy számlán.
Hozzájárul az is, hogy a kötelezettség nem minden vállalkozásnál ugyanabban az időpontban kezdődik. Az, hogy mely dokumentumokat és mikor kell megőriznöm, függ az ellátási láncban betöltött szerepétől és az általunk forgalmazott termékről. Az, aki még nem tisztázta ezt öt kérdésben megtalálja az első jelzést, hogy hol áll lekérdezni, így a dosszie megtervezése az Ön számára érvényes dátummal esik egybe.
Mit tartja a gyakorlatban korlátban a költségeket
A dokumentáció megőrzésének végül is mit kell fizetnie, három választás van a legnagyobb hatással. Először is: milyen korán kezdi el a strukturálást, ahelyett, hogy később archívumot építene fel, amikor a dokumentumok már szétszóródtak. Másodszor: hogy a dokumentumok és a geodata egy rögzített termékkörnyezeti dosszié alapján kapcsolódnak-e egymáshoz, vagy egymástól elkülönülten maradnak. Harmadszor: hogy a használt rendszer automatikusan nyomon követi-e, mely dokumentumok mely nyilatkozathoz tartoznak, vagy ezt manuálisan kell-e elvégezni minden ellenőrzéskor.
Aki látni szeretné, hogyan jön létre egy ilyen strukturált dosszie, és honnan származik az alapul szolgáló információ, azt a megismerni, honnan származnak az információk. Az utolsó jogi kockázatértékelés és annak eldöntése, hogy mely dokumentumok nyújtanak megfelelő alátámasztást, a piaci szereplőnél marad; a rendszer strukturálhat és tárolhat, de ezt az értékelést nem veheti át.
Szeretné-e először megtudni, hogy milyen kötelezettség vonatkozik az Ön szerepére és termékeire, mielőtt becsülni kezdené a dokumentumtárolás költségeit? Az ingyenes szerepkör-ellenőrzés néhány kérdéssel első iránymutatást ad, anélkül, hogy azonnal fiókot kellene létrehoznia.