Fikseeritud hinda pole, kuid selged kuluositused on olemas
Ontbossingsvarustusreeglid ise ei nimetavad dokumentide säilitamisele summat. Mida reeglid aga ette näevad, on see, et te säilitate dokumentatsiooni, mis on teie kohustuslikkuse kontrollverklause alusel, viis aastat ja seadsite selle nõudmisel pädevate asutuste käsutusse. Sellega kaasnevad kulud ei tulene seadusest, vaid sellest, kuidas te seda korraldavad: kui palju dokumente, kuidas te neid ladustamisalal hoiate ja kui kiiresti saate need tagasi leida.
Käitlejale, kellel on üks tootevoog ja selge tarnijate nimekirja, on see teistsugune lugu kui importijale, kes võtab kakao, kohvi ja puitu mitmetest riikidest. Tootevoogude arv, tarnijate arv voolu kohta ja see, mil määral on geoandmed ja dokumendid juba digitaalselt saabunud, määravad koos ära, kui palju aega ja millist süsteemi teil on vaja.
Mida täpselt tuleb säilitada
Dossiee ulatus erineb olenevalt toorainest ja ketist. Puidu puhul on tegemist sageli raiepentslitega ja transpordidokumentidega, kakao puhul kooperatiivi- ja maatükkide andmetega, veisetoodetest veiseandmete ja tapamaja teabega. Kes ei tea täpselt, millised dokumendid tema enda tootevoolule on asjakohased, jookseb riski, et dossieed on mittetäieliku või kahekordset ehitust, mis kulusid veelgi suurendab. tooraineti leitud, millised dokumendid on vajalikud annab selle jaoks alguspunkti, kuigi lõplik valik, millised dokumendid te kaasate, jääb teie ja vajadusel teie juriidi kätte.
Sisemine säilitamine versus süsteem, mis struktureerib seda teie heaks
Osa kuludest on seotud infrastruktuuriga: arhiiv, mis kestab viis aastat, on otsitav ja seob dokumendid õigete maatükkide ja tarnijatega. Ettevõtted, kes seda sisemiselt üles ehitavad, kulutavad aega sellise süsteemi seadistamise ja hooldamise peale ning dokumentide käsitsi õigete tooteoogivoogudega sidumisele. Platvorm, mis struktureerib dossieid tooteoogivoo kaupa ja hoiab nendega seotud dokumente keskses kohas, nihutab selle pingutuse teie enda meeskonnast fikseeritud, ennustatavaks kulupostituseks. Mida see konkreetselt tähendab ja mida see sisaldab, on tellimuste ülevaate ja mida see sisaldab.
Ligipääsetavus kui peidetud kuluosas
Pelgast säilitamisest ei piisa: dokumentatsiooni tuleb nõudmisel järelevalvepidajalt ka kiirelt ja jäljendatavalt edastada. Dokumendid, mis on jaotatud postkastide, jagatud kettade ja eraldi kaustade vahel erinevate kolleegide juures, nõuavad hetkel, mis loeb, palju rohkem aega kui dokumendid, mis on algselt struktureeritult salvestatud. See otsimisaeg on reaalne kulupost, kuigi ta ei kuva arvel sellisena.
Lisaks sellele, et kohustus ei alga kõigis ettevõtetes samal ajal. Milliseid dokumente peate alates millal säilitama, sõltub teie rollist ketis ja tootest, mida te käitate. Kes seda veel teravalt ei näe, saab selle viies küsimuses näha, kus te olete selgeks teha, nii et dossiee planeerimine käib kokku kuupäevaga, mis teile kehtib.
Mida kulude praktikas piiritleb
Kolmel valikul on suurim mõju sellele, palju teile dokumentatsiooni säilitamine lõpuks maksab. Esiteks: kui vara te hakkate struktureerima, selle asemel et arhiivi hiljem üles ehitada, kui dokumendid on juba hajutunud. Teiseks: kas dokumendid ja geoandmed on seotud kindla dossiega tooteoogivoo kohta, või jäävad nad üksteisest eraldi seisma. Kolmandaks: kas teie kasutatav süsteem jälgib automaatselt, millised dokumendid millisele avaldusele kuuluvad, või tuleb seda iga kontrolli ajal käsitsi teha.
Kes tahab näha, kuidas selline struktureeritud dossiee tekib ja kust pärinevad alustarafod, leiab selle aadressil näed kust teave pärineb. Õiguslik riskianalüüs on viimases järjekorras operaatori enda kohustus, samuti valida dokumente piisava tõendamiseks; süsteem võib andmeid struktureerida ja säilitada, kuid ei saa seda analüüsi enda peale võtta.
Kas soovite enne kulude hindamist teada, milline kohustus kehtib teie rollile ja tootele? Tasuta rollide kontroll annab paar küsimusega esimese suuna, ilma et teil oleks vaja kohe kontot avada.