Kein Festpreis, aber klare Kostenfaktoren
Die EUDR-Verordnung selbst nennt keinen Betrag für die Aufbewahrung von Dokumenten. Was die Verordnung jedoch vorschreibt, ist, dass Sie die Dokumentation, auf der Ihre Compliance-Erklärung basiert, fünf Jahre lang aufbewahren und auf Anfrage der zuständigen Behörde zur Verfügung stellen. Die damit verbundenen Kosten entstehen also nicht aus dem Gesetz selbst, sondern aus der Art und Weise, wie Sie dies organisieren: wie viele Dokumente es sind, wie Sie sie speichern und wie schnell Sie sie wiederfinden können.
Für einen Händler mit einer Lieferkette und einer übersichtlichen Lieferantenliste ist das anders als für einen Importeur, der Kakao, Kaffee und Holz aus mehreren Ländern bezieht. Die Anzahl der Lieferketten, die Anzahl der Lieferanten pro Kette und das Ausmaß, in dem Geodaten und Dokumente bereits digital eingehen, bestimmen zusammen, wie viel Zeit und welches System Sie benötigen.
Was genau aufbewahrt werden muss
Der Umfang des Dossiers unterscheidet sich je nach Rohstoff und Lieferkette. Bei Holz geht es oft um Einschlaggenehmigungen und Transportdokumente, bei Kakao um Genossenschafts- und Parzellendaten, bei Rindfleischprodukten um Tierdaten und Schlachthofsinformationen. Wer nicht genau weiß, welche Dokumente für seine eigene Lieferkette relevant sind, läuft Gefahr, Dossiers unvollständig oder mehrfach aufzubauen, was die Kosten weiter in die Höhe treibt. pro Rohstoff ermittelt, welche Dokumente erforderlich sind bietet dafür einen Anhaltspunkt, aber die endgültige Entscheidung, welche Unterlagen Sie aufnehmen, liegt bei Ihnen und gegebenenfalls bei Ihrem Jurist.
Interne Speicherung versus ein System, das dies für Sie strukturiert
Ein Teil der Kosten liegt in der Infrastruktur: ein Archiv, das fünf Jahre Bestand hat, durchsuchbar ist und Dokumente mit den richtigen Parzellen und Lieferanten verknüpft. Unternehmen, die dies intern aufbauen, investieren Zeit in die Einrichtung und Wartung eines solchen Systems sowie in die manuelle Verknüpfung von Dokumenten mit der richtigen Lieferkette. Eine Plattform, die Dossiers pro Lieferkette strukturiert und die zugehörigen Dokumente zentral speichert, verlagert diese Anstrengung von Ihrem eigenen Team zu einem festen, vorhersehbaren Kostenfaktor. Was das konkret bedeutet und was darin enthalten ist, finden Sie unter der Übersicht der Abonnements und was darin enthalten ist.
Zugänglichkeit als verborgener Kostenfaktor
Aufbewahrung allein reicht nicht aus: Die Dokumentation muss auf Anfrage einer Aufsichtsbehörde auch schnell und nachvollziehbar eingereicht werden können. Dokumente, die über E-Mail-Postfächer, gemeinsame Laufwerke und lose Mappen bei verschiedenen Kollegen verteilt sind, kosten im kritischen Moment viel mehr Zeit als Dokumente, die von Anfang an strukturiert gespeichert sind. Diese Suchzeit ist ein echter Kostenfaktor, auch wenn sie nicht als solcher auf einer Rechnung erscheint.
Hinzu kommt, dass die Verpflichtung nicht für jedes Unternehmen zum gleichen Zeitpunkt beginnt. Welche Dokumente Sie ab wann aufbewahren müssen, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und vom Produkt ab, das Sie verhandeln. Wer das noch nicht genau hat, kann das in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen klären lassen, damit die Planung des Dossiers mit dem Datum übereinstimmt, das für Sie gilt.
Was die Kosten in der Praxis begrenzt
Drei Entscheidungen haben den größten Einfluss darauf, was die Aufbewahrung von Dokumenten letztendlich kostet. Erstens: wie früh Sie mit der Strukturierung beginnen, anstatt nachträglich ein Archiv aufzubauen, wenn die Dokumente bereits verstreut sind. Zweitens: ob Dokumente und Geodaten mit einem festen Dossier pro Lieferkette verknüpft werden oder getrennt voneinander bleiben. Drittens: ob das System, das Sie verwenden, automatisch nachverfolgt, welche Dokumente zu welcher Erklärung gehören, oder ob dies bei jeder Kontrolle manuell geschehen muss.
Wer sehen möchte, wie ein strukturiertes Dossier entsteht und woher die zugrunde liegenden Informationen stammen, findet das unter sehen, woher die Informationen stammen. Die letztendliche rechtliche Risikobewertung und die Wahl, welche Dokumente eine ausreichende Grundlage bieten, bleiben bei dem Marktakteur selbst; ein System kann strukturieren und speichern, aber diese Bewertung nicht übernehmen.
Möchten Sie zunächst wissen, welche Verpflichtung für Ihre Rolle und Ihr Produkt gilt, bevor Sie Kosten für die Speicherung einkalkulieren? Der kostenlose Rollencheck gibt Ihnen darauf in wenigen Fragen eine erste Orientierung, ohne dass Sie dafür sofort ein Konto benötigen.