Ingen fast pris, men klare omkostningsfaktorer
EU-forordningen om afskovelingsfrie produkter nævner ikke noget beløb for opbevaring af dokumenter. Hvad forordningen faktisk foreskriver, er at du gemmer den dokumentation der ligger til grund for din due diligence-erklæring i fem år og stiller den til rådighed for den kompetente myndighed efter anmodning. De omkostninger der er forbundet hermed, stammer ikke fra loven selv, men fra den måde du organiserer det på: hvor mange dokumenter det er, hvordan du opbevarer dem og hvor hurtigt du kan finde dem igen.
For en handler med én produktstrøm og en overskuelig liste over leverandører er det en anden situation end for en importør som henter kakao, kaffe og tømmer fra flere lande. Antallet af produktstrømme, antallet af leverandører pr. strøm og det omfang hvori geodata og dokumenter allerede kommer ind digitalt, bestemmer tilsammen hvor meget tid og hvilket system du har brug for.
Hvad der skal gemmes præcist
Omfanget af sagen varierer alt efter råvare og efter forsyningskæde. For tømmer handler det ofte om kaphugstligende og transportdokumenter, for kakao om kooperativ- og jordlotsdata, for husdyr-produkter om dyredata og slagtehusinformation. Den som ikke præcist ved hvilke dokumenter der er relevante for sin egen produktstrøm, løber risikoen for at opbygge sager ufuldstændigt eller dobbelt op, hvilket driver udgifterne op yderligere. gennemgået pr. råvare hvilke dokumenter der er nødvendige giver der et udgangspunkt for, selvom det endelige valg om hvilke stykker du medtager stadig er op til dig og eventuelt til din juridiske rådgiver.
Intern opbevaring mod et system som strukturerer det for dig
En del af udgifterne ligger i infrastrukturen: et arkiv som holder i fem år, som kan søges igennem og som knytter dokumenter til de rigtige jordlotter og leverandører. Virksomheder som opbygger dette internt, bruger tid på at etablere og vedligeholde et sådan system og på manuelt at knytte dokumenter til den rigtige produktstrøm. En platform som strukturerer sager pr. produktstrøm og centralt opbevarer de tilhørende dokumenter, flytter denne indsats fra dit eget hold til en fast, forudsigelig omkostningspost. Hvad det konkret betyder og hvad det indeholder, fremgår af oversigten over abonnementer og hvad de omfatter.
Tilgængelighed som en skjult omkostningsfaktor
Opbevaring alene er ikke nok: dokumentationen skal også på anmodning fra en tilsynsmyndighed hurtigt og med sporbarhed kunne leveres. Dokumenter som ligger spredt på tværs af mailbokse, delte drev og løse mapper hos forskellige kolleger, koster meget mere tid på det tidspunkt hvor det betyder noget end dokumenter som fra starten er opbevaret struktureret. Denne søgetid er en reel omkostningspost, selv om den ikke som sådan figurerer på en faktura.
Hertil kommer at pligten ikke begynder på samme tidspunkt for hver virksomhed. Hvilke dokumenter du skal gemme fra hvornår afhænger af din rolle i forsyningskæden og af det produkt du handler med. Den som endnu ikke har det klart for sig, kan få det se på fem spørgsmål, hvor I står præciseret, således at planlægningen af sagen stemmer overens med datoen der gælder for dig.
Hvad der i praksis holder udgifterne nede
Tre valg har mest effekt på hvad det at gemme dokumentation i sidste ende koster dig. For det første: hvor tidligt du begynder med at strukturere i stedet for bagefter at opbygge et arkiv når dokumenterne allerede er blevet spredt. For det andet: om dokumenter og geodata bliver knyttet til en fast sag pr. produktstrøm eller bliver ved med at stå løs fra hinanden. For det tredje: om det system du bruger automatisk fører journal over hvilke dokumenter der hører til hvilken erklæring, eller om dette skal ske manuelt ved hver kontrol.
Den som gerne vil se hvordan en sådan struktureret sag kommer til veje og hvor den underliggende information kommer fra, finder det på se hvor informationen kommer fra. Den endelige lovmæssige risicovurdering og valget af, hvilke dokumenter der giver tilstrækkelig dokumentation, forbliver hos markedsdeltager selv; et system kan strukturere og bevare, men kan ikke overtage denne vurdering.
Vil De først vide, hvilken forpligtelse der gælder for Deres rolle og produkt, før De går i gang med at estimere omkostninger til opbevaring? Det gratis rolletjek giver svar på dette spørgsmål på få spørgsmål og uden at De skal have en konto med det samme.