Sin precio fijo, pero con factores de coste claros
La Reglamentación sobre productos sin deforestación no menciona ningún importe para la conservación de documentos. Lo que la Reglamentación sí prescribe es que conserve la documentación que sustenta su declaración de diligencia debida durante cinco años y la ponga a disposición de la autoridad competente cuando se lo solicite. Los costes asociados no surgen de la ley, sino de la forma en que usted lo organiza: cuántos documentos son, cómo los almacena y con qué rapidez puede recuperarlos.
Para un distribuidor con una única cadena de suministro y una lista de proveedores clara, es diferente que para un importador que obtiene cacao, café y madera de varios países. El número de cadenas de suministro, el número de proveedores por cadena y el grado en que los datos de ubicación geográfica y los documentos ya llegan en formato digital determinan conjuntamente cuánto tiempo y qué sistema necesita.
Qué debe conservarse exactamente
El volumen del expediente varía según la materia prima y la cadena. En el caso de la madera, suele tratarse de permisos de tala y documentos de transporte; en el caso del cacao, de datos de cooperativas y parcelas; en el caso de productos de rumiantes, de datos sobre animales e información de mataderos. Quien no sepa exactamente qué documentos son relevantes para su propia cadena de suministro corre el riesgo de elaborar expedientes incompletos o duplicados, lo que aumenta aún más los costes. en función de cada materia prima, se ha determinado qué documentos son necesarios ofrece un punto de referencia, aunque la elección final de qué documentos incluir sigue siendo suya y, si es necesario, la de su asesor jurídico.
Almacenamiento interno frente a un sistema que lo estructura por usted
Parte de los costes reside en la infraestructura: un archivo que dure cinco años, que sea consultable y que vincule documentos a las parcelas y proveedores correctos. Las empresas que lo construyen internamente dedican tiempo a configurar y mantener un sistema de este tipo, así como a vincular manualmente documentos a la cadena de suministro correcta. Una plataforma que estructura expedientes por cadena de suministro y conserva centralmente los documentos asociados traslada ese esfuerzo de su propio equipo a un coste fijo y predecible. Lo que eso implica en la práctica y qué incluye se encuentra en el resumen de suscripciones y su contenido.
La accesibilidad como factor de coste oculto
El almacenamiento por sí solo no es suficiente: la documentación también debe poder presentarse rápidamente y de forma trazable cuando lo solicite una autoridad supervisora. Los documentos dispersos en buzones de correo, unidades compartidas y carpetas sueltas en poder de distintos colegas requieren mucho más tiempo en el momento en que importa que los documentos almacenados de forma estructurada desde el principio. Ese tiempo de búsqueda es un coste real, aunque no aparezca como tal en una factura.
Además, la obligación no comienza en el mismo momento para todas las empresas. Qué documentos debe conservar y a partir de cuándo depende de su función en la cadena y del producto que comercializa. Si aún no tiene esto claro, identificar su posición en cinco preguntas puede hacerlo verificar, de modo que la planificación del expediente se ajuste a la fecha que le corresponde.
Lo que mantiene limitados los costes en la práctica
Tres decisiones tienen el mayor efecto en lo que le costará finalmente conservar la documentación. Primero: en qué momento comienza a estructurar, en lugar de construir un archivo a posteriori cuando los documentos ya se han dispersado. Segundo: si los documentos y los datos de ubicación geográfica se vinculan a un expediente fijo por cadena de suministro, o si permanecen separados. Tercero: si el sistema que utiliza realiza un seguimiento automático de qué documentos corresponden a qué declaración, o si debe hacerse manualmente en cada comprobación.
Quien desee ver cómo se elabora un expediente estructurado de este tipo y de dónde procede la información subyacente, lo encontrará en ver de dónde procede la información. La evaluación final del riesgo legal y la decisión sobre qué documentos proporcionan una justificación suficiente siguen siendo responsabilidad del participante del mercado; un sistema puede estructurar y conservar, pero no asumir esa evaluación.
¿Desea saber primero qué obligación se aplica a su función y producto antes de estimar los costes de conservación? La verificación gratuita de funciones le ofrece en unas pocas preguntas una orientación inicial, sin que necesite crear una cuenta inmediatamente.