Žiadna pevná cena, ale jasné nákladové faktory
Samotné nariadenie EUDR neurčuje žiadnu sumu na uchovávanie dokumentov. To, čo nariadenie predpisuje, je, že dokumentáciu, ktorá je podkladom vašej prehlásenia o vykonávaní starostlivosti, musíte uchovávať päť rokov a na požiadavku ju sprístupníte príslušným orgánom. Náklady s tým spojené teda nevznikajú zo zákona, ale z toho, ako si to zorganizujete: koľko dokumentov je potrebných, ako ich uskladníte a ako rýchlo ich budete môcť nájsť.
Pre obchodníka s jedným tokomproduktu a prehľadným zoznamom dodávateľov je to iný prípad ako pre dovozcu, ktorý kakao, kávuadrevo získava z viacerých krajín. Počet tokov produktov, počet dodávateľov na jeden tok a rozsah, v akom sú geodáta a dokumenty už dostupné v digitálnej forme, spoločne určujú, koľko času a akého systému potrebujete.
Čo presne musí byť uchovávané
Rozsah spisu sa líši podľa suroviny a podľa reťazca. V prípade dreva ide často o povolenia na ťažbu a transportné doklady, v prípade kakaa o údaje o družstvách a parcelách, v prípade produktov z hovädzieho dobytka o údaje o zvieratách a informácie z jatiek. Kto presne nepozná, ktoré dokumenty sú relevantné pre vlastný tok produktov, riskuje, že spisy budú nekompletné alebo duplikované, čo ďalej zvyšuje náklady. podľa suroviny zistiť, ktoré dokumenty sú potrebné ponúka východisko, aj keď konečný výber, ktoré doklady zahrnete, zostáva na vás a v prípade potreby na vášho právneho poradcu.
Interné uskladnenie verzus systém, ktorý to za vás štruktúruje
Časť nákladov je viazaná na infraštruktúru: archív, ktorý vydrží päť rokov, je prehľadný a spája dokumenty so správnymi parcelami a dodávateľmi. Spoločnosti, ktoré si toto budujú interne, vynakládam čas na nastavenie a údržbu takéhoto systému a na ručné spájanie dokumentov so správnym tokom produktu. Platforma, ktorá štruktúruje spisy podľa toku produktu a uchovává súvisiace dokumenty centrálne, prenáša toto úsilie z vášho vlastného tímu na pevnú, predvídateľnú nákladovú položku. Čo to konkrétne znamená a čo to obsahuje, nájdete na prehľade predplatných a ich obsahu.
Dostupnosť ako skrytý nákladový faktor
Uchovávanie samotné nestačí: dokumentácia musí byť na požiadavku dozorného orgánu tiež rýchlo a preukázateľne dodané. Dokumenty, ktoré sú roztrúsené v poštových schránkach, zdieľaných jednotkách a voľných zložkách u rôznych kolegov, vyžadujú v okamihu, keď na tom záleží, oveľa viac času ako dokumenty, ktoré boli od začiatku štruktúrovanou uložené. Tento čas na vyhľadávanie je skutočnou nákladovou položkou, aj keď sa neobjavuje ako taká na faktúre.
Navyše povinnosť nezačína v rovnakom čase pre každú spoločnosť. Ktoré dokumenty musíte od kedy uchovávať, závisí od vašej úlohy v reťazci a od produktu, ktorý predávate. Kto to ešte nemá jasne stanovené, môže si to vidieť na piatich otázkach, kde stojíte nechať vyjasniť, aby sa plánovanie spisu zhodovalo s dátumom, ktorý pre vás platí.
Čo drží náklady na uchovávanie dokumentácie v praktickom rámci
Tri rozhodnutia majú najväčší vplyv na to, čo vás nakoniec stojí uchovávanie dokumentácie. Po prvé: ako skoro začnete so štruktúrovaním namiesto neskoršieho vybudovania archívu, keď sú dokumenty už roztrúsené. Po druhé: či sú dokumenty a geodáta prepojené s pevným spisom na tok produktu alebo zostávajú oddelene. Po tretie: či systém, ktorý používate, automaticky sleduje, ktoré dokumenty patria ku ktorému prehláseniu, alebo sa to musí vykonávať ručne pri každej kontrole.
Kto chce vidieť, ako vzniká takýto štruktúrovaný spis a odkiaľ pochádzajú podkladové informácie, nájde to na pozri, odkiaľ pochádzajú informácie. Konečné právne posúdenie rizika a voľba, ktoré dokumenty poskytujú dostatočnú podporu, zostávajú na samotnom účastníkovi trhu; systém môže štruktúrovať a uchovávať, ale nemôže toto posúdenie prevziať.
Chcete si najskôr overiť, aká povinnosť platí pre vašu úlohu a produkt, skôr ako budete odhadovať náklady na uchovávanie? Bezplatná kontrola úloh vám v niekoľkých otázkach poskytne prvú orientáciu bez toho, aby ste potrebovali okamžite účet.