Pro prohlášení EUDR u kakaa obvykle potřebujete pět druhů dokumentů: obchodní dokumenty, které zaznamenávají produkt a množství, údaje o vašem dodavateli, geolocační údaje pozemků, kde bylo kakao pěstováno, důkaz, že výroba splňuje právní předpisy země původu, a — pokud nejste první článkem v řetězci — referenční čísla dřívějších prohlášení, která už byla v řetězci podána.
U kakaa je téměř vždy nejnáročnější jedna část: geolocační údaje. Kakao často pochází z mnoha malých pozemků, které jsou agregovány prostřednictvím družstva nebo místního nákupčího, než se dostanou k vám. To znamená, že nemusíte dohledat jeden pozemek, ale případně desítky nebo stovky rozptýlené mezi různými pěstiteli. Tento detail určuje v praxi, kolik času a jednání si kakaoový spis vyžádá, více než u surovin s méně roztříštěným zemědělským vlastnictvím.
Základní dokumenty, které patří k téměř každému toku kakaa
Jádro každého spisu tvoří obvyklé obchodní papíry: faktury, nákupní smlouvy, dodací listy a celní kód, pod kterým je partida dovážena. Kromě toho si poznamenáte, kdo je dodavatel, s uvedením jména, adresy a případně identifikačního čísla podniku. To vypadá na to, co platí pro každou surovinu, a je to správně — je to základ, na kterém spočívá zbytek spisu. Bez vyřešené administrativy o tom, kdo co dodal, nelze zbytek spisu podpořit.
Proč si to u kakaa vyžádá o něco více pozornosti
U kakaa probíhají vztahy s dodavateli často přes více vrstev: pěstitel, družstvo, místní vývozce, a teprve pak váš přímý obchodní partner. Každá vrstva přidá článek, který musíte osvětlit. Nejde o problém typu dokumentu, ale o počet článků — a ten je u kakaa obvykle vyšší než například u dřeva nebo skotu.
Geolocační údaje: dokument, který vyvolává nejčastěji otázky
Geolocační údaje jsou částí, na které se cacao-importéři nejčastěji zasekávají. Pro každý pozemek, odkud pochází kakao, je třeba poloha, a u větších pozemků jde o úplný obrys místo jedné souřadnice. Problém není v samotném pravidle, ale v praxi: družstvo často pracuje se stovkami připojených pěstitelů a tyto údaje se musí někde centrálně a konzistentně zaznamenat, než se dostanou k vám.
Proto je rozumné brzy se se svým dodavatelem nebo družstvem promluvit o tom, jak jsou tyto pozemky registrovány a zda tento přehled již existuje, či je třeba jej vytvořit. Kdo zde hledá více pozadí, najde v znalostní bázi, kde je geolocace vysvětlena podle situace vysvětlení toho, co musí obsahovat geolocační údaj.
Důkaz legality v zemi původu
Vedle samotného původu také patří do spisu podpora skutečnosti, že výroba splňuje právní předpisy země, odkud pochází kakao. Mysleme na práva na zemědělství, povolení na zemědělské půdě a kde je to relevantní na vývozní dokumentaci. Které dokumenty jsou přesně relevantní, se liší podle země: některé země mají rozsáhlejší systém povolování než jiné, a klasifikace rizika země původu zde hraje roli. Nejde o fixní šablonu, kterou si jednoduše můžete vzít — vyžaduje si, aby se za každou zemi původu prošetřilo, co je běžné a co se žádá.
Agregace prostřednictvím družstev: bod, kde se čas nejčastěji ztrácí
Protože kakao často prochází kooperativami, je běžné, že pozemky od více pěstitelů se sloučí do jedné dodávky. To dossier neruší, ale vyžaduje pozornost: dvojitý počet stejného pozemku přes různé dodávky nebo pozemky, které chybějí omylem, jsou nejčastějšími chybami. Dobrým výchozím bodem je zeptat se, zda kooperativa již vede centrální přehled připojených pěstitelů a pozemků, místo abyste jej museli sami rekonstruovat pro každou zásilku.
Uchování a podání dossiere
Shromážděné dokumenty musí být nejen úplné, ale musí také zůstat uchovány po stanovenou dobu a způsobem, který si později můžete vybavit. Jak strukturujete tato data a odkud pocházejí, se dozvíte v jak zpracováváme poskytnutá data do dossiere. Data od dodavatelů a pěstitelů jsou navíc citlivé informace a je dobré vědět předem jak jsou tato data zpracovávána předtím, než je sdílíte.
Které dokumenty přesně k vaší situaci patří, závisí na vaší roli v řetězci a na zemi původu. Chcete nejdříve vědět, kde stojíte, než si vytvoříte kompletní dossier? Proveďte bezplatnou kontrolu rolí a zjistěte si v v několika otázkách, která role a povinnost vám vyhovují, nebo procházejte znalostní bázi pro více témat týkajících se kakaa a dalších surovin.