Til en EUDR-erklæring for kakao har du typisk brug for fem typer dokumenter: handelsdokumenter, der fastsætter produkt og mængde, oplysninger om din leverandør, geolokaliseringsdata for de parceller, hvor kakao er dyrket, bevis for, at produktionen overholder lovgivningen i oprindelseslandet, og — hvis du ikke er det første led — referencenumre for tidligere erklæringer, der allerede er indsendt i kæden.
Ved kakao er én del næsten altid den vanskeligste: geolokaliseringsdata. Kakao kommer ofte fra mange små parceller, der bliver samlet via et kooperativ eller en lokal opkøber, før de ankommer til dig. Det betyder, at du ikke skal spore ét parcelnummer, men muligvis mange eller hundredvis, spredt blandt forskellige dyrkere. Denne detalje bestemmer i praksis, hvor meget tid og koordinering et kakao-dossier kræver, mere end ved råvarer med mindre fragmenteret jordbesiddelse.
De basisdokumenter, der hører til næsten hver kakaostrom
Kernen i hvert dossier består af de sædvanlige handelspapirer: fakturaer, indkøbskontrakter, følgesedler og varekoden, hvorunder partiet importeres. Derudover noterer du, hvem leverandøren er, med navn, adresse og eventuelt et virksomhedsnummer. Dette svarer til, hvad der gælder for hver råvare, og det er rigtigt — det er fundamentet, som resten af dossieret hviler på. Uden en sammenhængende administration af, hvem der har leveret hvad, kan resten af dossieret ikke understøttes.
Hvorfor dette kræver lidt mere opmærksomhed ved kakao
Ved kakao forløber leverandørforhold ofte gennem flere lag: dyrker, kooperativ, lokal eksportør, og først derefter din direkte handelspart. Hvert lag tilføjer et led, som du skal gøre transparent. Dette er ikke et problem med dokumenttypen, men med antallet af led — og det antal er typisk højere ved kakao end f.eks. ved træ eller kvæg.
Geolokaliseringsdata: det dokument, der rejser flest spørgsmål
Geolokaliseringsdata udgør den del, hvor kakao-importører oftest løber ind i problemer. For hver parcelle, som kakao stammer fra, er der behov for en lokation, og for større parceller drejer det sig om en fuldstændig afgrænsning snarere end én koordinat. Problemet er ikke selve reglen, men praksis: et kooperativ arbejder ofte med hundredvis af tilknyttede dyrkere, og disse oplysninger skal registreres centralt og konsistent, før de når til dig.
Det er derfor klogt at tale tidligt med din leverandør eller dit kooperativ om, hvordan disse parceller registreres, og om denne oversigt allerede eksisterer, eller skal bygges op. Den, der søger mere baggrundsviden herom, finder i knowledge bank, hvor geolokalisering forklares ud fra situationen en forklaring af, hvad geolokaliseringsdata nøjagtigt skal indeholde.
Bevis for lovlighed i oprindelseslandet
Foruden oprindelsen selv hører der til dossieret også dokumentation for, at produktionen overholder lovgivningen i det land, hvor kakao stammer fra. Tænk på jordnyttelsesrettigheder, tilladelser til landbrugsjord og, hvor relevant, eksportdokumentation. Hvilke dokumenter der er præcis relevante, varierer fra land til land: nogle lande har et mere omfattende tilladelsessystem end andre, og risikokategoriseringen af oprindelseslandet spiller en rolle her. Dette er ikke en fast skabelon, som du blot kan overtage — det kræver, at du tjekker pr. oprindelsesland, hvad der er normalt og ønsket.
Aggregering via kooperativer: det punkt, hvor der oftest går tid tabt
Fordi kakao så ofte løber gennem kooperativer, er det almindeligt, at marker fra flere dyrkere bliver samlet til én leveringsparti. Det gør dossieret ikke ugyldigt, men det kræver omhu: dobbelt tælling af det samme marker over forskellige leveringer, eller marker der ved en fejl mangler, er de mest almindelige fejl. Et godt udgangspunkt er at spørge, om kooperativet allerede fører et centralt oversigt over tilknyttede dyrkere og marker, i stedet for at du selv skal rekonstruere det for hver sending.
Opbevaring og indgivelse af dossieret
De indsamlede dokumenter skal ikke blot være komplette, de skal også opbevares i en fastsat periode og på en måde, så du senere kan finde dem igen. Hvordan du strukturerer disse data, og hvor de kommer fra, kan du læse i hvordan vi behandler leverede data til et dossier. Data fra leverandører og dyrkere er desuden følsomme oplysninger, og det er godt at vide på forhånd hvordan der håndteres med disse data før du deler dem.
Hvilke dokumenter, der præcist hører til din situation, afhænger af din rolle i kæden og af oprindelseslandet. Vil du først vide, hvor du står, før du opbygger et komplet dossier? Foretag den gratis rollekontrol og gå gennem nogle få spørgsmål for at fastslå, hvilken rolle og forpligtelse der passer til dig, eller gennemse videnbanken for flere emner omkring kakao og de andre råvarer.