Per una dichiarazione EUDR per il cacao sono generalmente necessari cinque tipi di documenti: documenti commerciali che registrino il prodotto e la quantità, informazioni sul vostro fornitore, dati di geolocazione degli appezzamenti dove è stato coltivato il cacao, prova che la produzione rispetti la normativa del paese di origine, e — se non siete il primo anello della catena — i numeri di riferimento delle dichiarazioni precedenti già presentate nella catena.
Nel cacao un elemento è quasi sempre il più difficile: i dati di geolocazione. Il cacao spesso proviene da molti piccoli appezzamenti che vengono aggregati tramite una cooperativa o un commerciante locale prima di arrivare a voi. Ciò significa che non dovete ricondurre un solo appezzamento, ma possibilmente decine o centinaia, dispersi tra diversi coltivatori. Questo dettaglio determina in pratica quanto tempo e coordinamento richiede un fascicolo di cacao, più ancora che per materie prime con una proprietà agricola meno frammentata.
I documenti di base che appartengono a praticamente ogni flusso di cacao
Il nucleo di ogni fascicolo consiste nella consueta documentazione commerciale: fatture, contratti di acquisto, documenti di trasporto e il codice della merce secondo cui il lotto viene importato. Inoltre registrate chi è il fornitore, con nome, indirizzo e eventualmente un numero d'impresa. Questo è simile a quanto vale per ogni materia prima, ed è così — è il fondamento su cui poggia il resto del fascicolo. Senza un'amministrazione coerente di chi ha fornito cosa, il resto del fascicolo non può essere sostanziato.
Perché questo richiede un po' più di attenzione nel cacao
Nelle relazioni con i fornitori di cacao spesso intervengono più livelli: coltivatore, cooperativa, esportatore locale, e solo dopo il vostro partner commerciale diretto. Ogni livello aggiunge un anello che dovete rendere trasparente. Non è un problema di tipo di documento, ma di numero di anelli — e quel numero è nel cacao solitamente più alto che ad esempio nel legno o nel bestiame.
Dati di geolocazione: il documento che suscita più domande
I dati di geolocazione rappresentano l'elemento su cui gli importatori di cacao più spesso si bloccano. Per ogni appezzamento da cui proviene il cacao è necessaria una localizzazione, e per appezzamenti più grandi si tratta di un contorno completo anziché di una singola coordinata. Il problema non è la regola in sé, ma la pratica: una cooperativa spesso lavora con centinaia di coltivatori affiliati, e questi dati devono essere registrati da qualche parte a livello centrale e coerente prima di arrivare a voi.
È quindi consigliabile discutere tempestivamente con il vostro fornitore o cooperativa su come sono registrati gli appezzamenti e se tale panoramica esiste già, o deve ancora essere costituita. Chi cerca qui più background, trova in la banca di conoscenze dove la geolocazione è spiegata per ogni situazione una spiegazione di cosa deve contenere esattamente un dato di geolocazione.
Prova di legalità nel paese di origine
Oltre all'origine stessa, il fascicolo deve includere anche la documentazione che la produzione rispetti la normativa del paese da cui proviene il cacao. Pensate ai diritti di uso del suolo, alle autorizzazioni per terreni agricoli, e dove applicabile alla documentazione di esportazione. I documenti esattamente rilevanti variano per paese: alcuni paesi hanno un sistema di autorizzazioni più ampio di altri, e la classificazione del rischio del paese di origine gioca un ruolo in proposito. Non è un modello fisso che potete semplicemente adottare — richiede di verificare per ogni paese di origine cosa è usuale e cosa è richiesto.
Aggregazione tramite cooperative: il punto dove il tempo si perde più spesso
Poiché il cacao viene spesso gestito attraverso cooperative, è comune che i lotti di più produttori vengano raggruppati in un'unica partita di fornitura. Questo non invalida il fascicolo, ma richiede comunque attenzione: le conteggi duplicati dello stesso lotto su diverse forniture o i lotti che per errore mancano sono gli errori più comuni. Un buon punto di partenza è chiedere se la cooperativa mantiene già un registro centrale dei produttori e dei lotti associati, invece di doverlo ricostruire da sé per ogni spedizione.
Conservazione e presentazione del fascicolo
I documenti raccolti non solo devono essere completi, ma devono anche essere conservati per un periodo stabilito e in modo da poterli rintracciare in seguito. Come strutturate questi dati e da dove provengono, lo troverete spiegato in come elaboriamo i dati forniti in un fascicolo. I dati dei fornitori e dei produttori sono inoltre informazioni sensibili, ed è opportuno sapere in anticipo come vengono gestiti questi dati prima di condividerli.
Quali documenti specifici appartengono alla vostra situazione dipende dal vostro ruolo nella catena e dal paese di origine. Volete prima sapere dove state prima di costruire un fascicolo completo? Fate il controllo dei ruoli gratuito e verificate in poche domande quale ruolo e quale obbligo si applicano a voi, oppure sfogliate la knowledge base per altri argomenti relativi al cacao e alle altre materie prime.