EUDR-deklaratsiooni jaoks kakaos vajate tavaliselt viit tüüpi dokumente: kaubanduslikud dokumendid, mis fikseerivad toote ja koguse, andmed teie tarnija kohta, kruntide geoandmed, kus kakao kasvatati, tõend, et tootmine vastab päritoluriigi õigusele, ja — kui te pole esimene ahela lüli — varasemad deklaratsioonide viitenumbrid, mis on juba ahelas esitatud.
Kakaos on üks osa peaaegu alati kõige keerulisem: geoandmed. Kakao pärineb sageli paljudelt väikestelt kruntidelt, mis kombineeritakse kooperatiivi või kohaliku ostja kaudu enne, kui need teieni jõuavad. See tähendab, et te ei pea jälitama ainult üht krunti, vaid võimalik, et kümneid või sadu, mis on hajutatud eri kasvatajate vahel. See detail määrab praktikas ära, kui palju aega ja konsulteerimist kakaofaili kooostamine võtab, rohkem kui teiste maavarade puhul, kus põllunduslik omandiõigus on vähem killustunud.
Põhidokumendid, mis tavaliselt kakaovooguga kaasnevad
Iga faili tuum koosneb tavapärastest kaubapaperdest: arvete, ostulepingute, saatelehtede ja kauba koodist, mille all partii imporditakse. Samuti dokumenteerite tarnija identiteedi: nimi, aadress ja võimalikult ettevõtte registrinumber. See sarnaneb iga maavara puhul kehtiva nõudega, ja nii ongi — see on aluseks, millel ülejäänud fail tugineb. Ilma vettpidava administratsioonita, kes mida tarnis, ei saa ülejäänud faili põhjendada.
Miks see kakaos veidi enam tähelepanu nõuab
Kakaos kulgevad tarnijasuhted sageli mitme kihi kaudu: kasvataja, kooperatiiv, kohalik eksportija, ja alles siis teie otsene kaubandusmeetodite partner. Iga kiht lisab lüli, mille te peate järele jälgima. See ei ole dokumenditüübi probleem, vaid lülide arvu probleem — ja see arv on kakaos tavaliselt suurem kui näiteks puidu või veiseliha puhul.
Geoandmed: dokument, mis esitab kõige rohkem küsimusi
Geoandmed on punkt, kus kakao-importijad kõige sagedamini raskustega kokku puutuvad. Iga krunti, kust kakao pärineb, on vaja asukohta, ja suurematel kruntidel on vaja täielikku piirijoonist, mitte ainult ühte koordinaati. Probleem ei ole reeglis endas, vaid praktikas: kooperatiiv töötab sageli sadade liituvate kasvatajate kiirus, ja need andmed peavad kuhugi kesksel ja järjepidevalt fikseeritud olema, enne kui need teieni jõuavad.
Seetõttu on mõistlik varakult oma tarnijaga või kooperatiiviga arutada, kuidas need krundid registreeritud on ja kas see ülevaade juba eksisteerib või veel tuleb koostada. Kes otsib siit rohkem tausta, teadmusbaas, kus geoasukoht selgitatakse olukorra kaupa leib täpselt, mida geoandmepunkt sisaldama peab.
Legaliteetne tõend päritoluriigis
Lisaks päritolule kuulub failisse ka tõend, et tootmine vastab riigi õigusele, kust kakao pärineb. Mõelge maakasutusõigusele, põllumajandusmaale antud luvadele ja vajaduse korral ekspordidokumentidele. Milliseid dokumente on täpselt olulised, erineb riigiti: mõni riik tunneb laiemalt levinud loa süsteemi kui teised, ja päritoluriigi riskiklassifikatsioon mängib siin rolli. See ei ole fikseeritud mall, mida saate lihtsalt üle võtta — see nõuab iga päritoluriigi jaoks üle vaadata, mis on tavaline ja vajalik.
Koondamine kooperatiivide kaudu: punkt, kus aega kõige sagedamini raiskuks kulub
Kuna kakao käib sageli kooperatiivide kaudu, on tavapärane, et mitme kasvataja põllud ühendatakse üheks tarneosaks. See ei muuda toimikut kehtetuks, kuid nõuab ettevaatlikkust: sama põllu kahekordsed arvestused eri tarnetega või vestusse jäänud põllud on kõige levinumad vead. Hea lähtepunkt on küsida, kas kooperatiiv juba hoiab liitunud kasvatajate ja nende põllud käsitlevat keskset ülevaadet, selle asemel et te peaksite seda iga saatega ise uuesti koostama.
Toimiku säilitamine ja esitamine
Kogutud dokumentid peavad olema mitte ainult täielikud, vaid neid tuleb säilitada ka ettenähtud aja jooksul ja viisil, mille abil saate neid hiljem üles leida. Seda, kuidas te neid andmeid struktureerite ja kust need pärinevad, leiate kuidas me esitatud andmeid toimikuks töötleme. Tarnija ja kasvataja andmed on lisaks tundlik teave, ja on kasulik teada saada ette kuidas neid andmeid käsitletakse enne nende jagamist.
Milliseid täpselt dokumente teie olukorda kuulub, sõltub teie rollist ahelas ja päritolumaa riigist. Kas soovite enne täielike toimiku koostamist teada saada, kuidas teil lood on? Tehke tasuta rollide kontroll ja küsimuste kaudu uurige välja, milline roll ja kohustus teile sobivadvõi lehitseige teadmistebaasi, et saada lisateavet kakao ja teiste toorainete kohta.