Pour une déclaration EUDR pour le cacao, vous avez généralement besoin de cinq types de pièces : des documents commerciaux qui précisent le produit et la quantité, des données sur votre fournisseur, des données de géolocalisation des parcelles où le cacao a été cultivé, une preuve que la production respecte la législation du pays d'origine, et — si vous n'êtes pas le premier maillon de la chaîne — les numéros de référence des déclarations antérieures déjà soumises dans la chaîne.
Pour le cacao, une partie est presque toujours la plus difficile : les données de géolocalisation. Le cacao provient souvent de nombreuses petites parcelles qui sont regroupées via une coopérative ou un acheteur local avant d'arriver chez vous. Cela signifie que vous ne devez pas retrouver une seule parcelle, mais potentiellement des dizaines ou des centaines, dispersées entre différents producteurs. Ce détail détermine dans la pratique le temps et les consultations qu'un dossier de cacao exige, plus encore que pour les matières premières présentant un fractionnement des terres moins important.
Les documents de base appartenant à pratiquement chaque flux de cacao
Le cœur de chaque dossier se compose des papiers commerciaux habituels : factures, contrats d'achat, bons de livraison et le code marchandise sous lequel l'envoi est importé. En outre, vous notez qui est le fournisseur, son nom, son adresse et éventuellement un numéro d'identification. Cela ressemble à ce qui s'applique à toute matière première, et c'est correct — c'est le fondement sur lequel repose le reste du dossier. Sans une documentation complète de qui a livré quoi, le reste du dossier ne peut pas être justifié.
Pourquoi cela nécessite un peu plus d'attention pour le cacao
Pour le cacao, les relations avec les fournisseurs passent souvent par plusieurs niveaux : producteur, coopérative, exportateur local, puis seulement votre partenaire commercial direct. Chaque niveau ajoute un maillon que vous devez rendre transparent. Ce n'est pas un problème de type de document, mais de nombre de maillons — et ce nombre est généralement plus élevé pour le cacao que pour, par exemple, le bois ou le bétail.
Données de géolocalisation : le document qui suscite le plus de questions
Les données de géolocalisation constituent la partie où les importateurs de cacao rencontrent le plus souvent des difficultés. Pour chaque parcelle d'où provient le cacao, une localisation est nécessaire, et pour les parcelles plus grandes, il s'agit d'un contour complet plutôt qu'une seule coordonnée. Le problème n'est pas la règle elle-même, mais la pratique : une coopérative travaille souvent avec des centaines de producteurs affiliés, et ces données doivent être enregistrées quelque part de façon centrale et cohérente avant d'arriver chez vous.
Il est donc judicieux de discuter tôt avec votre fournisseur ou coopérative de la manière dont ces parcelles sont enregistrées et si cet aperçu existe déjà, ou s'il doit encore être constitué. Ceux qui cherchent des informations plus détaillées à ce sujet la trouveront dans la base de connaissances où la géolocalisation est expliquée selon la situation une explication de ce que doit précisément contenir une donnée de géolocalisation.
Preuve de la légalité dans le pays d'origine
Outre l'origine elle-même, le dossier doit également contenir une justification que la production respecte la législation du pays d'où provient le cacao. Pensez aux droits d'usage des terres, aux autorisations pour les terres agricoles et, le cas échéant, à la documentation d'exportation. Les pièces exactes pertinentes varient selon les pays : certains pays disposent d'un système de permis plus complet que d'autres, et la classification du risque du pays d'origine joue un rôle à cet égard. Ce n'est pas un modèle fixe que vous pouvez simplement reprendre — cela demande d'examiner par pays d'origine ce qui est courant et exigé.
Agrégation via les coopératives : le point où le temps est le plus souvent perdu
Parce que le cacao transite souvent par des coopératives, il est courant que les parcelles de plusieurs producteurs soient regroupées en un seul lot de livraison. Cela ne rend pas le dossier invalide, mais cela exige de la prudence : les doubles comptages d'une même parcelle sur plusieurs livraisons, ou les parcelles qui manquent par erreur, sont les erreurs les plus fréquentes. Un bon point de départ est de demander si la coopérative tient déjà un registre central des producteurs et des parcelles adhérents, au lieu que vous deviez le reconstituer vous-même à chaque envoi.
Conservation et dépôt du dossier
Les documents rassemblés doivent non seulement être complets, mais aussi être conservés pendant une période déterminée et d'une manière que vous puissiez consulter ultérieurement. La façon dont vous structurez ces données et leur provenance, vous la lirez dans comment nous traitons les données fournies pour en faire un dossier. Les données des fournisseurs et des producteurs sont en outre des informations sensibles, et il est bon de savoir à l'avance comment ces données sont traitées avant de les partager.
Les documents qui correspondent précisément à votre situation dépendent de votre rôle dans la chaîne et du pays d'origine. Voulez-vous d'abord savoir où vous en êtes avant de constituer un dossier complet ? Faites la vérification gratuite des rôles et découvrez en quelques questions quel rôle et quelle obligation vous correspondent, ou parcourez la base de connaissances pour plus de sujets concernant le cacao et les autres matières premières.