Pentru o declarație EUDR în cazul cacaului, aveți de obicei nevoie de cinci tipuri de documente: documente comerciale care stabilesc produsul și cantitatea, date despre furnizorul dumneavoastră, date de geolocalizare ale parcelelor unde a fost cultivat cacaul, dovezi că producția respectă legislația țării de origine, și — dacă nu sunteți primul actor din lanț — numerele de referință ale declarațiilor anterioare deja depuse în lanț.
În cazul cacaului, o componentă este aproape întotdeauna cea mai dificilă: datele de geolocalizare. Cacaul provine adesea din multe parcele mici care sunt agregate printr-o cooperativă sau un cumpărător local înainte de a ajunge la dumneavoastră. Aceasta înseamnă că nu trebuie să urmăriți o singură parcelă, ci posibil zeci sau sute, dispersate între diferiți cultivatori. Acest detaliu determină în practică cât timp și consultări necesită un dosar de cacao, mai mult decât în cazul materiilor prime cu o deținere funciară mai puțin fragmentată.
Documentele de bază care aparțin aproape fiecărui flux de cacao
Esența fiecărui dosar constă din documente comerciale obișnuite: facturi, contracte de cumpărare, note de expediere și codul mărfii sub care se importă lotul. Pe lângă acestea, notați cine este furnizorul, cu nume, adresă și eventual un număr de înregistrare. Aceasta seamănă cu ceea ce se aplică pentru fiecare materie primă, și este corect — este fundația pe care se sprijină restul dosarului. Fără o administrație închisă a cine ce a furnizat, restul dosarului nu poate fi justificat.
De ce acest lucru necesită o atenție puțin mai mare în cazul cacaului
Relațiile cu furnizorii în cazul cacaului se desfășoară adesea prin mai multe niveluri: cultivator, cooperativă, exportator local, și abia apoi partenerul dumneavoastră comercial direct. Fiecare nivel adaugă o legătură pe care trebuie să o faceți transparentă. Nu este o problemă de tip de document, ci de numărul de legături — și acest număr este de obicei mai mare în cazul cacaului decât în cazul, de exemplu, lemnului sau animalelor.
Datele de geolocalizare: documentul care ridică cele mai multe întrebări
Datele de geolocalizare reprezintă componenta pe care importatorii de cacao se lovesc cel mai des. Pentru fiecare parcelă din care provine cacaul, este necesară o locație, iar în cazul parcelelor mai mari este necesar un contur complet în loc de o singură coordonată. Problema nu este regula în sine, ci practica: o cooperativă lucrează adesea cu sute de cultivatori afiliați, iar aceste date trebuie înregistrate undeva la nivel central și consistent înainte de a ajunge la dumneavoastră.
Din acest motiv, este prudent să discutați devreme cu furnizorul dumneavoastră sau cooperativa cum sunt înregistrate acele parcele și dacă această prezentare generală există deja, sau trebuie construită. Cine caută mai mult context pe această temă, găsește în baza de cunoștințe unde geolocalizarea este explicată pentru fiecare situație o detaliere a ceea ce trebuie să conțină exact un dat de geolocalizare.
Dovada legalității în țara de origine
Pe lângă originea în sine, dosarul trebuie să includă și justificări că producția respectă legislația țării din care provine cacaul. Gândiți-vă la drepturi de folosință a terenurilor, permise pentru pământuri agricole, și unde este cazul, documente de export. Documentele exact relevante variază în funcție de țară: unele țări au un sistem de licențiere mai cuprinzător decât altele, iar clasificarea riscului țării de origine joacă un rol în acest context. Nu este un șablon fix pe care îl puteți prelua pur și simplu — necesită examinarea per țară de origine a ceea ce este obișnuit și solicitat.
Agregare prin cooperative: punctul în care se pierde cel mai des timp
Deoarece cacao trece atât de des prin cooperative, este obișnuit ca parcelele mai multor cultivatori să fie combinate într-o singură expediere. Aceasta nu invalideaza dosarul, dar necesită atenție: numărări duble ale aceleiași parcele pe mai multe expediții, sau parcele care lipsesc din greșeală, sunt erorile cele mai frecvente. Un punct de plecare bun este să întrebați dacă cooperativa menține deja o evidență centrală a cultivatorilor și parcelelor afiliate, în loc să trebuiască să reconstruiți acestea singuri pentru fiecare expediere.
Păstrarea și depunerea dosarului
Documentele colectate trebuie nu numai să fie complete, ci și să fie păstrate pentru o perioadă stabilită și într-un mod pe care îl puteți regăsi mai târziu. Modul în care structurați acele date și de unde provin, veți citi în modul în care prelucrăm datele furnizate într-un dosar. Datele despre furnizori și cultivatori sunt, de asemenea, informații sensibile, și este bine să știți în avans modul în care se gestionează acele date înainte de a le partaja.
Documentele exacte care se aplică situației dvs. depind de rolul dvs. în lanț și de țara de origine. Doriți mai întâi să știți unde vă aflați înainte de a construi un dosar complet? Efectuați verificarea gratuită a rolurilor și aflați în câteva întrebări care rol și obligație se potrivesc cu situația dvs., sau răsfoiți baza de cunoștințe pentru mai multe subiecte legate de cacao și alte materii prime.