Für eine EUDR-Erklärung bei Kakao benötigen Sie in der Regel fünf Arten von Unterlagen: Handelsdokumente, die Produkt und Menge festhalten, Informationen über Ihren Lieferanten, Standortdaten der Parzellen, auf denen der Kakao angebaut wurde, Nachweise dafür, dass die Produktion den Gesetzen des Herkunftslandes entspricht, und – falls Sie nicht das erste Glied in der Kette sind – die Referenznummern früherer Erklärungen, die bereits in der Kette eingereicht wurden.
Bei Kakao ist ein Aspekt fast immer der schwierigste: die Standortdaten. Kakao stammt häufig von vielen kleinen Parzellen, die über eine Genossenschaft oder einen lokalen Aufkäufer zusammengefasst werden, bevor sie bei Ihnen eintreffen. Das bedeutet, dass Sie nicht eine Parzelle zurückverfolgen müssen, sondern möglicherweise Dutzende oder Hunderte, verteilt auf verschiedene Erzeuger. Dieses Detail bestimmt in der Praxis, wie viel Zeit und Absprache eine Kakaodatei erfordert, mehr noch als bei Rohstoffen mit weniger zersplittertem Landbesitz.
Die Basisdokumente, die bei praktisch jedem Kakaostrom gehören
Der Kern jeder Datei besteht aus den üblichen Handelspapieren: Rechnungen, Kaufverträge, Lieferscheine und der Warennummer, unter der die Partie eingeführt wird. Darüber hinaus notieren Sie, wer der Lieferant ist, mit Name, Adresse und gegebenenfalls einer Registrierungsnummer. Dies ist das, was für jeden Rohstoff gilt, und das stimmt auch – es ist die Grundlage, auf der der Rest der Datei ruht. Ohne eine lückenlose Verwaltung darüber, wer was geliefert hat, kann der Rest der Datei nicht gestützt werden.
Warum dies bei Kakao etwas mehr Aufmerksamkeit erfordert
Bei Kakao verlaufen Lieferantenbeziehungen häufig über mehrere Ebenen: Erzeuger, Genossenschaft, lokaler Exporteur, und erst dann Ihr direkter Handelspartner. Jede Ebene fügt ein Glied hinzu, das Sie transparent machen müssen. Das ist kein Problem der Dokumentart, sondern der Anzahl der Glieder – und diese Anzahl ist bei Kakao in der Regel höher als beispielsweise bei Holz oder Rind.
Standortdaten: das Dokument, das die meisten Fragen aufwirft
Die Standortdaten sind der Teil, bei dem Kakao-Importeure am häufigsten Schwierigkeiten haben. Für jede Parzelle, von der der Kakao stammt, ist ein Standort erforderlich, und bei größeren Parzellen geht es um eine vollständige Kontur statt um eine einzelne Koordinate. Das Problem ist nicht die Regel selbst, sondern die Praxis: eine Genossenschaft arbeitet häufig mit Hunderten von angeschlossenen Erzeugern, und diese Daten müssen zentral und konsistent festgehalten werden, bevor sie bei Ihnen ankommen.
Es ist daher ratsam, frühzeitig mit Ihrem Lieferanten oder der Genossenschaft zu besprechen, wie diese Parzellen registriert werden und ob dieser Überblick bereits vorhanden ist oder noch aufgebaut werden muss. Wer hier mehr Hintergrund sucht, findet unter der Wissensdatenbank, in der der Standort je nach Situation erläutert wird eine Erläuterung dessen, was eine Standortangabe genau enthalten muss.
Nachweis der Legalität im Herkunftsland
Neben der Herkunft selbst gehört zur Datei auch die Begründung, dass die Produktion den Gesetzen des Landes, aus dem der Kakao stammt, entspricht. Denken Sie an Landnutzungsrechte, Genehmigungen für Ackerland und gegebenenfalls Ausfuhrdokumentation. Welche Unterlagen genau relevant sind, unterscheidet sich je nach Land: Einige Länder verfügen über ein umfassenderes Genehmigungssystem als andere, und die Risikoeinstufung des Herkunftslandes spielt hierbei eine Rolle. Dies ist keine feste Vorlage, die Sie einfach übernehmen können – es erfordert, für jedes Herkunftsland zu prüfen, was üblich und erforderlich ist.
Aggregation über Genossenschaften: der Punkt, an dem die meiste Zeit verloren geht
Da Kakao häufig über Genossenschaften läuft, ist es üblich, dass Parzellen mehrerer Erzeuger zu einer Lieferpartie zusammengefasst werden. Das macht das Dossier nicht ungültig, aber es erfordert Sorgfalt: Doppelzählungen derselben Parzelle über verschiedene Lieferungen oder Parzellen, die versehentlich fehlen, sind die häufigsten Fehler. Ein guter Ausgangspunkt ist, die Genossenschaft zu fragen, ob sie bereits einen zentralen Überblick über angeschlossene Erzeuger und Parzellen führt, anstatt dass Sie dies selbst pro Sendung rekonstruieren müssen.
Speicherung und Einreichung des Dossiers
Die gesammelten Dokumente müssen nicht nur vollständig sein, sondern auch für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden und auf eine Weise, die Sie später wiederfinden können. Wie Sie diese Daten strukturieren und woher sie stammen, erfahren Sie unter wie wir bereitgestellte Daten in ein Dossier verarbeiten. Darüber hinaus sind Daten von Lieferanten und Erzeugern vertrauliche Informationen, und es ist sinnvoll, im Voraus zu wissen, wie diese Daten behandelt werden, bevor Sie sie teilen.
Welche Dokumente genau in Ihrer Situation erforderlich sind, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und vom Herkunftsland ab. Möchten Sie zunächst wissen, wo Sie stehen, bevor Sie ein vollständiges Dossier aufbauen? Machen Sie die kostenlose Rollenprüfung und finden Sie in wenigen Fragen heraus, welche Rolle und Verpflichtung auf Sie zutreffen,oder blättern Sie in der Wissensdatenbank für weitere Themen rund um Kakao und die anderen Rohstoffe.