Para una declaración EUDR en cacao, generalmente necesita cinco tipos de documentos: documentos comerciales que registren el producto y la cantidad, información sobre su proveedor, datos de geolocalización de las parcelas donde se cultivó el cacao, prueba de que la producción cumple con la legislación del país de origen, y —si usted no es el primer eslabón de la cadena— los números de referencia de declaraciones anteriores ya presentadas en la cadena.
En cacao, casi siempre hay un aspecto particularmente difícil: los datos de geolocalización. El cacao suele provenir de muchas parcelas pequeñas que se consolidan a través de una cooperativa u otro comprador local antes de llegar a usted. Esto significa que no necesita rastrear una sola parcela, sino potencialmente decenas o cientos, dispersas entre diferentes productores. Este detalle determina en la práctica cuánto tiempo y coordinación requiere un expediente de cacao, más aún que en materias primas con una propiedad de tierras menos fragmentada.
Los documentos básicos que corresponden a casi cualquier cadena de suministro de cacao
El núcleo de cualquier expediente consta de los documentos comerciales habituales: facturas, contratos de compra, albaranes y el código de producto con el que se importa el lote. Además, registra quién es el proveedor, con nombre, domicilio y, si procede, un número de identificación empresarial. Esto se asemeja a lo que se aplica a cualquier materia prima, y es correcto — es el fundamento sobre el que descansa el resto del expediente. Sin una documentación concluyente de quién ha suministrado qué, el resto del expediente no puede sustentarse.
Por qué esto requiere un poco más de atención en cacao
Las relaciones con proveedores en cacao a menudo funcionan a través de múltiples niveles: productor, cooperativa, exportador local, y solo después su socio comercial directo. Cada nivel añade un eslabón que debe hacerse visible. Esto no es un problema del tipo de documento, sino del número de eslabones — y ese número es generalmente mayor en cacao que en, por ejemplo, madera o ganado.
Datos de geolocalización: el documento que más preguntas plantea
Los datos de geolocalización constituyen el aspecto en el que los importadores de cacao más frecuentemente se quedan atascados. Para cada parcela de la que procede el cacao, se necesita una ubicación, y en parcelas más grandes se trata de un contorno completo en lugar de una única coordenada. El problema no es la regla en sí, sino la práctica: una cooperativa suele trabajar con cientos de productores afiliados, y esos datos deben registrarse de manera centralizada y coherente antes de llegarle a usted.
Por ello es aconsejable hablar temprano con su proveedor o cooperativa sobre cómo se registran esas parcelas y si ese resumen ya existe, o aún debe construirse. Quienquiera que busque más antecedentes al respecto, encontrará en la base de conocimientos donde se explica la geolocalización en cada situación una explicación detallada de lo que debe contener exactamente un dato de geolocalización.
Prueba de legalidad en el país de origen
Junto con el origen en sí, el expediente también debe incluir documentación de que la producción cumple con la legislación del país de donde procede el cacao. Piense en derechos de uso de tierras, permisos para tierras de cultivo, y donde corresponda, documentación de exportación. Los documentos exactos que son relevantes varían según el país: algunos países tienen un régimen de permisos más extenso que otros, y la clasificación de riesgo del país de origen juega un papel aquí. No es una plantilla fija que simplemente pueda adoptar — requiere examinar por país de origen qué es habitual y qué se solicita.
Agregación a través de cooperativas: el punto donde más frecuentemente se pierde tiempo
Debido a que el cacao frecuentemente se canaliza a través de cooperativas, es común que parcelas de múltiples productores se agrupen en un solo lote de suministro. Esto no invalida el expediente, pero requiere cuidado: los recuentos duplicados de la misma parcela en diferentes entregas, o parcelas que faltan por error, son los errores más frecuentes. Un buen punto de partida es preguntar si la cooperativa ya mantiene un registro central de productores y parcelas asociados, en lugar de que usted tenga que reconstruir esto por cada envío.
Conservación y presentación del expediente
Los documentos recopilados no solo deben estar completos, sino que también deben conservarse durante un período establecido y de forma que pueda recuperarlos posteriormente. Cómo estructura esos datos y de dónde proceden, puede leerlo en cómo procesamos los datos suministrados en un expediente. Además, los datos de proveedores y productores son información sensible, y es conveniente saber de antemano cómo se tratan esos datos antes de compartirlos.
Los documentos específicos que corresponden a su situación dependen de su función en la cadena y del país de origen. ¿Desea saber primero dónde se encuentra antes de construir un expediente completo? Realice la comprobación de funciones gratuita y averigüe en unas pocas preguntas qué función y obligación se aplican a usted, o consulte la base de conocimientos para más temas sobre cacao y otras materias primas.