Għal dikjarazzjoni EUDR fil-kakaaw, inti normalment għandek bżonn ħamsa tipi ta' istampi: dokumenti kummerċjali li jistabbilixxu l-prodott u l-kwantità, informazzjoni dwar is-supplier tiegħek, data tal-ġeolokalizzazzjoni tal-liċenzji fejn ġie kkultivar il-kakaaw, prova li l-produzzjoni tikkonforma mar-rilegislazzjoni tal-pajjiż tal-oriġini, u — jekk ma tintix l-ewwel link — in-numri ta' referenza ta' dikjarazzjonijiet preċedenti li diġà ġew sottomessi fil-katina.
Fil-kakaaw, komponent wieħed huwwa kważi dejjem l-aktar diffiċli: id-data tal-ġeolokalizzazzjoni. Il-kakaaw ħaftu ħafna drabi minn ħafna liċenzji żgħar li huma kkombinati minn ko-operattiva jew akkumulator lokali qabel ma daħlu għandek. Dan ifisser li ma għandek bżonn tirraċċa liċenza wieħda, iżda possibbilment għexieren jew mijiet, sparuti fuq diverse koltivatur. Dil-detall tiddetermina fil-prattika kemm ħin u diskussjoni talbot jitlob dossier tal-kakaaw, aktar anke minn materjali grezzo b'possedanza tal-art li inqas ikkompattata.
Id-dokumenti bażiċi li jaqgħu mat-tulta mat-tutt il-flussi tal-kakaaw
Il-qalba ta' kull dossier tikkonsisti mill-karta kummerċjali tas-soltu: il-fatturi, l-kuntratti ta' akkwist, in-noti ta' tħarriġ u l-kodiċi tal-merkanzija li taħtik il-partita hija importata. Barra minn hekk, tinnota min hu s-supplier, b'isem, indirizz u eventwalament numru ta' negozju. Dan jixbah kif għall-kull materjal grezzo, u dan huwa korrett — huwa l-fundament li fuqu jirqad il-bqija tal-dossier. Mingħajr amministrazzjoni sigura ta' min għawwa liema ħaġa, il-bqija tal-dossier ma tistax titbaħħar.
Għaliex dan fil-kakaaw biss ftit attenzjoni aktar
Fil-kakaaw, ir-relazzjonijiet mas-supplier ħaftu ħaftu jimxu permezz ta' numru ta' saffi: koltivatur, ko-operattiva, esportatur lokali, u biss imbagħad il-partner kummerċjali dirett tiegħek. Kull saff iżid link li għandek tagħmel ċar. Dan mhuwiex problema ta' tip ta' dokument, iżda ta' numru ta' links — u dan in-numru fil-kakaaw normalment huwa aktar għoli minn, per eżempju, il-ħadd jew l-ħadd.
Data tal-ġeolokalizzazzjoni: id-dokument li jipprovoka l-aktar mistoqsija
Id-data tal-ġeolokalizzazzjoni huwa l-komponent fejn l-importaturi tal-kakaaw aktar drabi ma jistgħux jimxu. Għal kull liċenza fejn ġej il-kakaaw, lokazzjoni hija meħtieġa, u fil-liċenzji akbar huwa kwistjoni ta' kontorn sħiħ minflok koordnat wieħed. Il-problema mhix ir-regola nnifisha, iżda l-prattika: ko-operattiva xi ħin taħdem b'miet koltivatur affiljati, u din l-informazzjoni trid tiġi rreġistrata ċentrali u b'mod konsistenti qabel ma tasal għandek.
Għalhekk huwa sensibbli li mall-kmieni tiddiskuti mas-supplier tiegħek jew il-ko-operattiva kif dawn il-liċenzji jiġu rreġistrati u jekk dan il-ħarsa tond jeżistix diġà, jew għad tahħtieġ tiġi mibnija. Min ifittex aktar sfond dwar dan, isib fi il-bank tal-għarfien fejn il-ġeolokalizzazzjoni hija spjegata għal kull sitwazzjoni dettalji ta' liema għandu jkun eżatt datum tal-ġeolokalizzazzjoni.
Prova tal-leġittimità fil-pajjiż ta' oriġini
Minbarra l-oriġini nnifisha, dossier irid ikollu s-sostenn li l-produzzjoni tikkonforma mar-rilegislazzjoni tal-pajjiż fejn ġej il-kakaaw. Ħseb għal drittijiet ta' użu tal-art, permessi għall-art agrikola, u fejn applikabbli dokumentazzjoni ta' esportazzjoni. Liema istampi eżattament ir-relevanzi huma, jvarjaw skond il-pajjiż: xi pajjiżi għandhom sistema ta' permessi aktar estesa minn oħrajn, u l-klassifikazzjoni tar-riskju tal-pajjiż ta' oriġini għandha rwol hawn. Dan mhuwiex mudell stabbli li tista' sempliċement takkwista — jitlob li għal kull pajjiż ta' oriġini tħares liema stampi huma normali u mitluba.
Aggregazzjoni permezz ta' ko-operattivi: il-punt fejn l-aktar drabi ħin titnaqqas
Minħabba li l-kakaw ħafna drabi jgħaddi permezz ta' kooperattivi, huwa komuni li l-parcelli ta' diversi koltivatur jingħaqdu fi grupp ta' fornituri wieħed. Dan ma jagħmel il-dossier invalidu, iżda jeħtieġ attenzjoni: l-għadd doppju tal-istess parcel fuq forniture differenti, jew parcelli li mhumiex preżenti b'ħabta, huma l-aktar żbalji komuni. Punt tajjeb biex tibda hija li titlob mill-kooperattiva jekk diġà żżomm lista ċentrali ta' koltivatur u parcelli affiljati, minflok li għandek tirrikostrwixxi dan inti nnifiska għal kull spedizzjoni.
Ħfid u ppreżenta tad-dossier
Id-dokumenti miġbura m'għandhomx biss ikunu kompleti, iżda għandu jkunu ppreservati wkoll għal perjodu stabbilit u b'mod li tista' aktar tard tirreġa' issib. Kif tistruttura dawn id-dejta u minn fejn joħorġu, taqraħa ħarġa f' kif nipprocessa d-dejta fornuta fi dossier. Id-dejta tal-fornituri u l-koltivatur hija wkoll informazzjoni sensitiva, u huwa tajjeb li taf minn qabel kif titħaddal din id-dejta qabel ma taqsomha.
Liema dokumenti eżatti jagħtu l-ħolma fuq is-sitwazzjoni tiegħek jiddipendi mir-rwol tiegħek fil-katina u l-pajjiż ta' oriġini. Trid taf l-ewwel fejn wieqaf qabel ma tibni dossier sħiħ? Agħmel il-kontroll tar-rwol bejnegħix u skopri f'xi mistoqsijat liema rwol u obbligu jagħtu l-ħolma, jew sfoglja l-bank ta' għarfien għal aktar suġġetti dwar il-kakaw u l-materjali oħra.