Az EUDR-nyilatkozathoz kakaó esetén általában ötféle dokumentumra van szükség: a terméket és mennyiséget rögzítő kereskedelmi dokumentumok, az ellátólánc-partnerére vonatkozó adatok, azoknak a parcelláiknak a geolokalización adatai, ahol a kakaó termesztésre kerül, az igazolás, hogy a termelés megfelel az eredet országának jogszabályainak, és — ha nem az első láncszemé — a már az ellátási lánc során benyújtott korábbi nyilatkozatok hivatkozási számai.
Kakaó esetén szinte mindig egy elemmel szembesülnek a legnehezebben: a geolokalización adatokkal. A kakaó gyakran számos kicsi parcelláról származik, amelyeket egy szövetkezet vagy helyi felvásárló vonja össze, mielőtt Önhöz érkeznének. Ez azt jelenti, hogy nem egy parcelláig kell visszavezetni, hanem potenciálisan több tízből vagy százból álló, különböző termelők között szétszórt parcellákat kell rögzíteni. Ez a részlet a gyakorlatban nagyobb mértékben határozza meg, hogy egy kakaódossziéhez mennyi idő és konzultáció szükséges, még jobban, mint az olyan nyersanyagok esetében, amelyek birtokszerkezete kevésbé szétaprózott.
Az alapvető dokumentumok, amelyek szinte minden kakaóáramlásnál előfordulnak
Minden dossziének az alapja a szokásos kereskedelmi papírok: számláik, beszerzési szerződések, szállítóleveleik és az árucikk, amelynek alatt az tétel bevezetésre kerül. Ezen felül feljegyzi az ellátólánc-partnert, annak nevét, címét és szükség esetén gazdasági szervezet számát. Ez hasonlít arra, amit minden nyersanyag esetén figyelembe kell venni, és valóban így van — ez az alap, amelyre a dossziét építi. Egy szoros adminisztráció nélkül arról, hogy ki mit szállított, a dossziét nem lehet alátámasztani.
Miért igényel ez kakaó esetén kicsit több figyelmet
A kakaó ellátólánc-viszonyai gyakran több szinten keresztül vezetnek: termelő, szövetkezet, helyi exportőr, és csak ezt követően az Ön közvetlen kereskedelmi partnere. Minden szint egy további láncszemet ad, amely számára átláthatóvá kell válnia. Ez nem a dokumentumtípus kérdése, hanem a láncszemek száma — és ez a szám kakaó esetén általában magasabb, mint például fa vagy szarvasmarha esetén.
Geolokalización adatok: az a dokumentum, amely a legtöbb kérdést veti fel
A geolokalización adatok azok az elem, ahol a kakaó-importőrök leggyakrabban megakadnak. Minden parcella, ahonnan a kakaó származik, egy helyre van szükség, és nagyobb parcellák esetén egy teljes körvonalról van szó, nem egyetlen koordinátáról. A probléma nem maga a szabály, hanem a gyakorlat: egy szövetkezet gyakran több száz taggal dolgozik, és ezeket az adatokat központilag és konzisztensen kell rögzíteni, mielőtt Önhöz érkeznek.
Ezért tanácsos korán megbeszélni az ellátólánc-partnerével vagy a szövetkezettel, hogyan kerülnek nyilvántartásba azok a parcellák, és hogy ez az áttekintés már létezik-e, vagy még ki kell építeni. Aki ebben mélyebb hátteret keres, az itt találhatja meg a tudásbázisban, ahol a geolokalización helyzettől függően van felsorolva a geolokalización adat pontos tartalmi követelményeinek kifejtéseit.
Legalitás igazolása az eredet országában
A herkomstnak a dosszié mellett egy másik kiegészítése is van: annak az alátámasztása, hogy a termelés megfelel annak az országnak a jogszabályainak, ahonnan a kakaó származik. Gondoljon a föld használati jogaira, a mezőgazdasági földre vonatkozó engedélyekre és ahol alkalmazható, az exportdokumentációra. Az, hogy mely dokumentumok relevánsak, országonként eltérő: egyes országok szélesebb körű engedélyezési rendszerrel rendelkeznek, mint mások, és az eredet országának kockázat szerinti besorolása ebben szerepet játszik. Ez nem egy rögzített sablon, amelyet közvetlenül át lehet venni — meg kell vizsgálni az eredet országonként, hogy mi a szokásos és mit kérnek.
Aggregáció szövetkezeteken keresztül: az a pont, ahol a leggyakrabban megy el az idő
Mivel a kakaó gyakran szövetkezetek közvetítésével kerül forgalomba, szokásos, hogy több termelő parcellái egyetlen szállítási tételbe kerülnek összevonásra. Ez nem teszi érvénytelenné az összeállított dokumentációt, de gondosságot igényel: ugyanaz parcella többszöri felsorolása különböző szállítmányok során, vagy véletlenül hiányzó parcellák jelentik a legelőfordulóbb hibákat. Jó kiindulópont annak megkérdezése, hogy a szövetkezet már vezet-e központi nyilvántartást a tagtermesztőkről és azok parcelláiról, ahelyett hogy Önnek ezt minden szállítmánynál újra kellene rekonstruálnia.
Az összeállított dokumentáció megőrzése és benyújtása
Az összegyűjtött dokumentumoknak nemcsak teljeseknek kell lenniük, hanem egy meghatározott ideig megőrzendőek, és olyan módon kell tárolni őket, hogy később fel tudja találni azokat. Az adatok strukturálásáról és azok forrásáról azt olvashatja vissza, hogyan dolgozzuk fel az átadott adatokat dokumentációvá. A szállítók és termelők adatai továbbá érzékeny információk, és jó, ha előre tudja, hogyan kezelik ezeket az adatokat mielőtt megosztaná őket.
Az Ön helyzetéhez pontosan mely dokumentumok szükségesek, attól függ, milyen szerepe van Önnek az értékláncban és mely országból származnak a termékek. Szeretné-e először megtudni, hol áll a helyén, mielőtt teljes dokumentációt építene fel? Végezze el az ingyenes szerepellenőrzésünket és néhány kérdésből megtudhatja, melyik szerepkör és kötelezettség illik Önre, vagy böngéssze végig ismeretbázisunkat a kakaó és más alapanyagok körüli további témákért.