Para uma declaração de conformidade com a EUDR em cacau, você geralmente precisa de cinco tipos de documentos: documentos comerciais que registrem o produto e a quantidade, dados sobre seu fornecedor, dados de geolocalização dos lotes onde o cacau foi cultivado, prova de que a produção está em conformidade com a legislação do país de origem e — se você não for o primeiro elo da cadeia — os números de referência de declarações anteriores já apresentadas na cadeia.
Em cacau, um elemento é quase sempre o mais difícil: os dados de geolocalização. O cacau frequentemente vem de muitos pequenos lotes que são agregados por meio de uma cooperativa ou intermediário local antes de chegar até você. Isso significa que você não precisa rastrear um único lote, mas possivelmente dezenas ou centenas, dispersos entre diferentes produtores. Esse detalhe determina na prática quanto tempo e coordenação um dossiê de cacau exige, ainda mais do que com matérias-primas com estrutura fundiária menos fragmentada.
Os documentos básicos que normalmente acompanham qualquer fluxo de cacau
O núcleo de cada dossiê consiste na documentação comercial usual: faturas, contratos de compra, guias de remessa e o código de mercadoria sob o qual a partida é importada. Além disso, você registra quem é o fornecedor, com nome, endereço e, se aplicável, um número de inscrição na empresa. Isso é semelhante ao que se aplica a qualquer matéria-prima, e está correto — é a base sobre a qual todo o resto do dossiê repousa. Sem uma documentação fechada sobre quem forneceu o quê, o resto do dossiê não pode ser fundamentado.
Por que isso exige um pouco mais de atenção em cacau
Em cacau, as relações com fornecedores frequentemente ocorrem por meio de múltiplas camadas: produtor, cooperativa, exportador local e apenas então seu parceiro comercial direto. Cada camada adiciona um elo que você deve tornar transparente. Isso não é uma questão de tipo de documento, mas de número de elos — e esse número é geralmente maior em cacau do que em, por exemplo, madeira ou gado.
Dados de geolocalização: o documento que levanta mais questões
Os dados de geolocalização são o elemento em que os importadores de cacau mais frequentemente encontram dificuldades. Para cada lote do qual o cacau vem, é necessária uma localização e, no caso de lotes maiores, trata-se de um contorno completo em vez de uma única coordenada. O problema não é a regra em si, mas a prática: uma cooperativa frequentemente trabalha com centenas de produtores afiliados, e esses dados devem ser registrados em algum lugar de forma centralizada e consistente antes de chegar até você.
Por isso, é aconselhável discutir cedo com seu fornecedor ou cooperativa como esses lotes são registrados e se esse registro já existe ou ainda precisa ser desenvolvido. Quem procura mais contexto sobre isso encontra no banco de conhecimento onde a geolocalização é explicada por situação um detalhamento do que exatamente um dado de geolocalização deve conter.
Prova de legalidade no país de origem
Além da própria origem, o dossiê também deve incluir documentação de que a produção está em conformidade com a legislação do país de onde vem o cacau. Pense em direitos de uso da terra, licenças para terras agrícolas e, quando aplicável, documentação de exportação. Os documentos exatamente relevantes variam por país: alguns países têm um sistema de licenciamento mais abrangente do que outros, e a classificação de risco do país de origem desempenha um papel aqui. Isso não é um modelo padrão que você simplesmente pode adotar — requer verificação por país de origem para ver o que é comum e esperado.
Agregação por cooperativas: o ponto onde o tempo é mais frequentemente perdido
Como o cacau frequentemente passa por cooperativas, é comum que parcelas de vários produtores sejam consolidadas em um único lote de fornecimento. Isso não invalida o dossier, mas exige cuidado: contagens duplas da mesma parcela em diferentes remessas, ou parcelas que faltam por engano, são os erros mais comuns. Um bom ponto de partida é perguntar se a cooperativa já mantém um registro central dos produtores e parcelas associados, em vez de você precisar reconstruir isso a cada remessa.
Retenção e apresentação do dossier
Os documentos coligidos não apenas devem estar completos, como também precisam ser retidos por um período estabelecido e de forma que você possa localizá-los posteriormente. Como você estrutura esses dados e de onde vêm, você encontra em como processamos dados fornecidos em um dossier. Os dados de fornecedores e produtores são, além disso, informações sensíveis, e é bom saber antecipadamente como esses dados são tratados antes de compartilhá-los.
Quais documentos exatamente se aplicam à sua situação depende de seu papel na cadeia e do país de origem. Quer primeiro saber onde você está antes de construir um dossier completo? Faça a verificação de função gratuita e descubra em algumas perguntas qual função e obrigação se aplicam a você, ou navegue pela base de conhecimento para mais tópicos sobre cacau e outras matérias-primas.