För en EUDR-förklaring för kakao behöver du vanligtvis fem typer av handlingar: handelsdokument som fastställer produkt och mängd, uppgifter om din leverantör, geolokaliseringsdata från de parceller där kakao odlades, bevis på att produktionen uppfyller lagstiftningen i ursprungslandet, och — om du inte är den första aktören i kedjan — referensnumren för tidigare förklaringar som redan lämnats in i kedjan.
För kakao är en del nästan alltid den svåraste: geolokaliseringsdata. Kakao kommer ofta från många små parceller som samlas via ett kooperativ eller lokal uppköpare innan de kommer till dig. Det betyder att du inte behöver spåra en enda parcell, utan möjligen tiotals eller hundratals, spridda över olika odlare. Den detaljen avgör i praktiken hur mycket tid och samråd en kakaoredovisning kräver, mer än för råvaror med mindre fragmenterad jordägodom.
Basdokumenten som hör till nästan varje kakaoproduktflöde
Kärnan i varje redovisning består av de vanliga handelspappren: fakturor, inköpskontrakt, följesedlar och varukoden under vilken partiet importeras. Du noterar också vem leverantören är, med namn, adress och eventuellt ett organisationsnummer. Det liknar vad som gäller för nästan varje råvara, och det är korrekt — det är grunden som resten av redovisningen vilar på. Utan en sammanhängande administration av vem som levererat vad kan resten av redovisningen inte understödjas.
Varför detta kräver lite extra uppmärksamhet för kakao
För kakao löper leverantörsrelationer ofta genom flera lager: odlare, kooperativ, lokal exportör och först då din direkta handelspartner. Varje lager lägger till en länk som du måste göra transparent. Det är inte ett problem med dokumenttyp, utan med antal länkar — och det antalet är vanligtvis högre för kakao än för till exempel trä eller nötkött.
Geolokaliseringsdata: dokumentet som väcker flest frågor
Geolokaliseringsdata utgör den del där kakao-importörer oftast fastnar. För varje parcell där kakao kommer från behövs en plats, och för större parceller handlar det om en fullständig avgränsning i stället för en enda koordinat. Problemet är inte själva regeln, utan praktiken: ett kooperativ arbetar ofta med hundratals anslutna odlare, och dessa uppgifter måste registreras någonstans centralt och konsekvent innan de når dig.
Det är därför klokt att tidigt diskutera med din leverantör eller ditt kooperativ hur dessa parceller registreras och om den överblicken redan finns, eller fortfarande måste byggas upp. Den som söker mer bakgrund här hittar i kunskapsbanken där geolokalisering förklaras för varje situation en genomgång av vad en geolokaliseringsuppgift exakt måste innehålla.
Bevis på laglighet i ursprungslandet
Vid sidan av själva ursprunget hör det till redovisningen också underbyggnad för att produktionen uppfyller lagstiftningen i det land där kakao kommer från. Tänk på markanvändningsrättigheter, tillstånd för jordbruksmark och där det är tillämpligt exportdokumentation. Vilka handlingar som exakt är relevanta varierar från land till land: vissa länder har ett mer omfattande tillståndsystem än andra, och ursprungslandets riskklassificering spelar en roll här. Det är inte en fast mall som du enkelt kan ta över — det kräver att du undersöker för varje ursprungsland vad som är vanligt och vad som efterfrågas.
Aggregering via kooperativ: den punkt där tid oftast går förlorad
Eftersom kakao så ofta går genom kooperativ är det vanligt att jordar från flera odlare kombineras till en leveransparti. Det gör inte dossén ogiltig, men det kräver noggrannhet: dubbelräkningar av samma jord över olika leveranser, eller jordar som av misstag saknas, är de vanligaste felen. En bra utgångspunkt är att fråga kooperativet om det redan för ett centralt register över anslutna odlare och jordar, i stället för att du själv måste rekonstruera detta per försändelse.
Lagring och inlämning av dossén
De insamlade dokumenten ska inte bara vara fullständiga, de måste också bevaras under en fastställd period och på ett sätt som du senare kan lokalisera. Hur du strukturerar dessa uppgifter och var de kommer från kan du läsa i hur vi bearbetar inlämnade uppgifter till ett dossé. Uppgifter om leverantörer och odlare är dessutom känslig information, och det är bra att veta i förväg hur dessa uppgifter hanteras innan du delar dem.
Vilka dokument som exakt tillhör din situation beror på din roll i kedjan och på ursprungslandet. Vill du först veta var du står innan du bygger ett fullständigt dossé? Gör den kostnadsfria rollkontrollen och ta reda på i några frågor vilken roll och skyldighet som passar dig, eller bläddra igenom kunskapsbasen för fler ämnen kring kakao och övriga råvaror.