Dla deklaracji zgodności z EUDR w przypadku kakao zwykle potrzebne są pięć rodzajów dokumentów: dokumenty handlowe określające produkt i ilość, informacje o dostawcy, dane geolocacyjne działek, na których uprawiano kakao, dowód zgodności produkcji z przepisami kraju pochodzenia, oraz — jeśli nie jesteście pierwszym ogniwem w łańcuchu — numery referencyjne wcześniejszych deklaracji już złożonych w łańcuchu dostaw.
W przypadku kakao prawie zawsze najtrudniejszym elementem są dane geolocacyjne. Kakao pochodzi często z wielu małych działek, które są łączą za pośrednictwem spółdzielni lub lokalnego skupu zanim trafią do was. Oznacza to, że nie musicie identyfikować jednej działki, ale potencjalnie dziesiątki lub setki, rozproszone między różnych producentów. Ten szczegół determinuje w praktyce, ile czasu i konsultacji wymaga opracowanie dossier kakao, bardziej niż w przypadku surowców o mniej pofragmentowanym użytkowaniu gruntów.
Dokumenty podstawowe stanowiące część praktycznie każdego przepływu kakao
Jądro każdego dossier składa się ze standardowych dokumentów handlowych: faktur, umów zakupu, list przewozowych i kodu towarowego, pod którym partia jest importowana. Ponadto rejestrujecie dostawcę z jego nazwą, adresem i ewentualnie numerem identyfikacyjnym przedsiębiorstwa. To podobne do tego, co dotyczy każdego surowca, i słusznie — stanowi fundament, na którym opiera się reszta dossier. Bez ścisłej dokumentacji tego, kto co dostarczył, nie można uzasadnić reszty dossier.
Dlaczego w przypadku kakao wymaga to nieco więcej uwagi
W przypadku kakao relacje z dostawcami często przebiegają przez wiele warstw: producent, spółdzielnia, lokalny eksporter i dopiero wtedy wasz bezpośredni partner handlowy. Każda warstwa dodaje ogniwo, które musicie uczynić przejrzystym. To nie problem dotyczący rodzaju dokumentu, ale liczby ogniw — a ta liczba w przypadku kakao jest zwykle wyższa niż na przykład w przypadku drewna lub wołowiny.
Dane geolocacyjne: dokument, który najczęściej rodzi pytania
Dane geolocacyjne stanowią element, na którym importerzy kakao najczęściej natrafiają na trudności. Dla każdej działki, z której pochodzi kakao, wymagana jest lokalizacja, a w przypadku większych działek chodzi o pełny kontur zamiast jednej współrzędnej. Problem nie leży w samej zasadzie, lecz w praktyce: spółdzielnia pracuje często z setkami członkowskich producentów, a te dane muszą być gdzieś scentralizowane i konsekwentnie zarejestrowane zanim do was trafią.
Dlatego wskazane jest wcześnie poruszyć z dostawcą lub spółdzielnią kwestię, jak rejestrowane są te działki i czy ten przegląd już istnieje, czy musi być jeszcze opracowany. Kto szuka tu więcej kontekstu, znajdzie w bazie wiedzy gdzie geolocacja jest wyjaśniana dla każdej sytuacji szczegółowe wyjaśnienie tego, co dokładnie powinno zawierać dane geolocacyjne.
Dowód legalności w kraju pochodzenia
Oprócz samego pochodzenia dossier powinno zawierać dowód zgodności produkcji z przepisami kraju, z którego pochodzi kakao. Chodzi tu o prawa do użytkowania gruntów, pozwolenia na użytkowanie gruntów rolnych i tam gdzie dotyczy, dokumentację eksportową. Które dokumenty są dokładnie istotne, różni się w zależności od kraju: niektóre kraje posiadają bardziej rozbudowany system pozwoleń niż inne, a klasyfikacja ryzyka kraju pochodzenia odgrywa tutaj rolę. To nie gotowy szablon, który możecie po prostu przejąć — wymaga to zbadania dla każdego kraju pochodzenia, co jest powszechne i wymagane.
Agregacja za pośrednictwem spółdzielni: punkt, w którym najczęściej traci się czas
Ponieważ kakao często przechodzi przez spółdzielnie, zwykle podłoża wielu producentów łączy się w jedną partię dostaw. To nie unieważnia dossier, ale wymaga staranności: podwójne liczenia tego samego podłoża w różnych dostawach lub podłoża, które przypadkowo brakuje, to najczęstsze błędy. Dobrym punktem wyjścia jest zapytanie spółdzielni, czy już prowadzi centralny przegląd członków i ich podłoży, zamiast aby to pan sam musiał rekonstruować przy każnej wysyłce.
Przechowywanie i złożenie dossier
Zebrane dokumenty muszą być nie tylko kompletne, ale również przechowywane przez ustaloną okres i w sposób, aby można je było później odzyskać. Jak te dane strukturyzuje pan i skąd się biorą, przeczyta pan w jak przetwarzamy dostarczone dane w dossier. Dane dostawców i producentów to ponadto informacje wrażliwe, i warto wiedzieć z góry jak postępować z tymi danymi zanim je pan udostępni.
Które dokumenty dokładnie należą do pana sytuacji, zależy od pana roli w łańcuchu i kraju pochodzenia. Chce pan najpierw wiedzieć, gdzie pan stoi, zanim zacznie pan budować pełne dossier? Wykonaj bezpłatną kontrolę ról i dowiedz się w kilku pytaniach, jaka rola i zobowiązanie do pana pasują, lub przejrzyj bazę wiedzy, aby znaleźć więcej zagadnień dotyczących kakao i innych surowców.