Ja, du kan bygge et EUDR-dossier selv. Intet i forordningen forpligter dig til at få tredjeparter til at gøre det for dig. Det spørgsmål, som virkelig betyder noget, er ikke, om det kan lade sig gøre, men hvor meget tid det tager, hvor fejlgørligt det er, når du har flere produktstrømme og leverandører, og om du til enhver tid kan dokumentere resultatet over for en tilsynsmyndighed.
Et dossier pr. produktstrom består af en række faste elementer: hvem dine leverandører er, hvilke lande de leverer fra, og hvilken risikovurdering det medfører, på hvilke landsdele råvaren er produceret med tilhørende geodata, og de dokumenter, der understøtter dette. Du kan anmode om alle disse elementer, udfylde dem og bevare dem uden specialiseret software. Hvad der bliver vanskeligere, er sammenhængen: landsdele, der ikke stemmer overens med den angivne leverandør, geodata, der ikke er leveret i det rigtige format, eller dokumenter, der vel kommer ind, men ikke opfylder bevaringskravet, fordi ingen har strukturelt lagret dem.
Hvad du med rimelighed kan klare selv
Det at anmode leverandørerne om oplysninger er arbejde, som du bedst kan gøre selv, simpelthen fordi du har forholdet til dem. En struktureret spørgeskema, et fast mødetidspunkt pr. levering og en klar aftale om, hvilket format du forventer, sparer dig meget efterfølgende rettelsesarbejde. Det at holde styr på et overblik pr. produktstrom — hvilken råvare, hvilken oprindelse, hvilken leverandør — kan også gøres med et velstruktureret regneark, så længe antallet af strømme forbliver begrænset.
Problemet opstår normalt ved større omfang. Når du arbejder med flere leverandører, lande og årstider, bliver det vanskeligt at holde styr på manuelt, hvilken landsdelparcel der hører til hvilken levering, hvilke dokumenter allerede skal bevares i fem år kontra netop er modtaget, og hvilken risikovurdering, der gjaldt på et givet tidspunkt. Et land, der ændrer klassificering, påvirker nemlig ikke kun nye leveringer, men også spørgsmålet om, hvorvidt dit eksisterende dossier stadig er aktuelt.
Hvor validering og strukturering gør en forskel
Det at validere geolokaliseringsdata er teknisk set en anden type arbejde end det at anmode om dem. Et geodatasæt kan virke fuldstændigt og alligevel ikke stemme overens med den landsdelparcel, der hører til leveringen, eller være leveret i et format, som EU-informatissystemet ikke accepterer. Det at kontrollere det kræver en systematisk tilgang, ikke fordi det er kompliceret at checke én landsdelparcel, men fordi det bliver fejlgørligt, når du gør det for tiere af leveringer samtidig.
Det er her, værktøjer som eudri.com gør en forskel: vi strukturerer de oplysninger, du giver os, validerer dem for konsistens og fuldstændighed, og genererer din aftaleerklæring eller den forenklet erklæring derudfra. Det, vi ikke gør, er at erklære, at et produkt er ontbossingsvrij, eller at du opfylder forordningen — denne vurdering er og forbliver din som markedsaktør, eventuelt med en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed. Den, der gerne vil se, hvordan denne fordeling mellem dit arbejde og vores strukturering fungerer i praksis, læser hvordan oplysningerne kører gennem systemet.
Selv gøre det, udlicitere det, eller noget mellem det
De fleste små og mellemstore virksomheder vælger ikke mellem helt selv at gøre det eller helt at udlicitere det, men beslutter pr. element, hvor deres tid er bedst brugt. Du fører samtalen med leverandøren selv, fordi ingen anden har det forhold. Det at kombinere og kontrollere det, som kommer ud af det, er det element, hvor struktur gør forskel mellem et dossier, som du hurtigt kan finde igen, og et dossier, som du først prøver at rekonstruere under tidspres.
Hvorvidt det er mere fordelagtigt for dig at handle selv eller få support afhænger af din rolle i forsyningskæden og antallet af produktstrømme, du administrerer. Det varierer meget mellem en kaffebrisker med en enkelt fast leverandør og en træhandler med skiftende oprindelseslande. I et par spørgsmål kan du se, hvilken rolle og forpligtelse der gælder for dig, og i vidensbanken pr. emne er der trin for trin beskrevet, hvad der præcist er nødvendigt. Den, der gerne vil vide, hvad vejledning til opbygning og indgivelse af anmeldelse koster, finder det overblik på siden med takster og abonnementer.
Vil du først få klarhed over din situation, før du beslutter, hvad du gør selv, og hvad du outsourcer? Den gratis rolletjek giver dig det udgangspunkt uden forpligtelser.